7 Consejos de administración de correo electrónico para aumentar rápidamente la productividad

Uno de los desafíos más comunes para los propietarios de pequeñas empresas es equilibrar la necesidad de lograr mucho en lo que nunca parece suficiente tiempo. Somos un grupo frecuentemente excesivo, y la mayoría de nosotros podríamos beneficiarnos de un tiempo extra o al menos un uso más productivo del tiempo que tenemos.

Cuando se trata de la gestión del tiempo, descubrir cómo usar el tiempo de manera más productiva es a menudo un desafío. Un buen lugar para comenzar es la administración de correo electrónico; Esta es un área que supera la lista de asesinos de tiempo para muchos propietarios de pequeñas empresas.

Debido a que un correo electrónico es una forma continua de comunicación, y no tenemos un control completo sobre el flujo entrante, necesitamos trabajar para mejorar nuestra productividad en cómo recibimos, organizamos, respondemos e incluso pensamos en el correo electrónico. Los consejos a continuación lo ayudarán a crear un sistema para administrar su correo electrónico de una manera que respalde la productividad en lugar de comerlo.

1. Desactivar las notificaciones de correo electrónico

El correo electrónico tiende a llegar en todo momento del día y la noche, por lo que es vital que controle cómo el flujo de mensajes entrantes encaja en su día. Desactive las nuevas notificaciones de mensajes tanto en su computadora como en teléfono inteligente para evitar distracciones e interrupciones constantes en su horario, y consulte el correo cuando sea conveniente para usted.

2. Decide cómo usar tu bandeja de entrada

Hay muchas filosofías diferentes cuando se trata de administrar su bandeja de entrada de correo electrónico. Puede usar su bandeja de entrada como una captura, limitarla a solo mensajes de alta prioridad o convertirla en una lista de tareas de funcionamiento. La clave es elegir un propósito para su bandeja de entrada y seguir con ella.

3. Crea correo electrónico de correo electrónico y listas negras

La mayoría de los clientes de correo electrónico y los proveedores de correos electrónicos permiten a los usuarios hacer listas de direcciones seguras para garantizar que esos mensajes pasen, mientras se presentan o bloquean los negros, lo que considera direcciones de spam. Tómese el tiempo para actualizar estas listas con frecuencia para mantener limpio su correo electrónico entrante.

4. Establezca un proceso de temporizador y lotes

Algunos propietarios de pequeñas empresas se benefician de tener bolsillos de tiempo en su día solo por correo electrónico. Si esto funciona para usted, deje de lado una cantidad de tiempo específica durante el día para responder a los mensajes, mueva los elementos de acción a su lista de tareas, elimine la basura y obtenga una idea de lo que necesita su atención a continuación.

5. Use reglas para automatizar el proceso

Para optimizar aún más el proceso de gestión del correo electrónico, use reglas en su cliente de correo electrónico que ordene, marcan, mueva y organice sus mensajes. Si bien tomará un tiempo crear reglas que admitan la forma en que usa el correo electrónico, una vez que los cree, puede reducir una parte importante de su tiempo de procesamiento de correo electrónico.

6. Obtenga una ventaja desde su teléfono inteligente

Muchos propietarios de pequeñas empresas tienen teléfonos inteligentes para que puedan mantenerse en contacto y en la cima del trabajo, incluso cuando están fuera de la oficina. Si verifica con frecuencia el correo electrónico en su dispositivo móvil, puede ahorrar una cantidad significativa de tiempo leyendo y comenzando a procesar mensajes mientras es móvil. Incluso si solo tiene un hábito eliminar la basura y los mensajes que no necesita guardar, puede beneficiarse de tener una bandeja de entrada simplificada cuando regrese a la oficina.

7. Si no lo lee, déjate de la suscripción

Los boletines por correo electrónico y otros mensajes de marketing por correo electrónico pueden ser una excelente manera de mantenerse conectados con clientes, colegas, socios y otras empresas que le interesan, pero estos mensajes pueden acumularse rápidamente. Si no ha leído un correo recurrente en particular en varios temas, detenga su suscripción. Limitar boletines por correo electrónico y otros mensajes automatizados a solo aquellos que lee regularmente puede ser una manera fácil de reducir el volumen en su bandeja de entrada.

Una vez que tenga su correo electrónico cuadrado, considere probar herramientas digitales adicionales para ser aún más eficiente.