Una guía del propietario de negocios para los sistemas de seguimiento de los solicitantes (ATS)

Los empleadores a menudo reciben un número abrumador de solicitudes para aberturas de trabajo, que pueden inundar fácilmente los departamentos de recursos humanos. Los sistemas de seguimiento de los solicitantes (ATS) son un tipo de software diseñado para ayudar a organizar y optimizar el proceso de contratación. 

El uso de un ATS es cada vez más común, el Jobscan informa que casi el 99% de las compañías de Fortune 500 usan una.

Mientras tanto, una encuesta de reclutamiento digital realizada por Kellyocg y Human Capital Media encontró que el 66% de las organizaciones de reclutamiento usaban algún tipo de AT para la gestión y/o cumplimiento de reclutamiento. 

Si está considerando un ATS para el proceso de contratación de su negocio, esto es lo que necesita saber sobre la tecnología antes de comenzar.

¿Cuáles son los sistemas de seguimiento de los solicitantes??

Los sistemas de seguimiento de los solicitantes son software utilizado por los departamentos de recursos humanos y los dueños de negocios para ayudar a administrar el proceso de empleo. Las tiendas de bases de datos, archivos y clasificaciones a través de aplicaciones de empleo. 

Con docenas de diferentes opciones de ATS disponibles, puede ser desalentador elegir la plataforma adecuada para su negocio. Dependiendo del software, ATS se puede utilizar para completar tareas como las aberturas posteriores a las juntas de trabajo, los cursos de análisis, identificar a los principales candidatos, programar entrevistas y predecir el análisis de rendimiento, entre otras funciones.

¿Por qué los empleadores usan un ATS?? 

Muchos sitios de trabajo cuentan con procesos de solicitud fáciles y les dan a los solicitantes de empleo la opción de cargar un currículum y solicitar puestos con solo un clic. Como resultado, los empleadores a menudo se inundan con solicitudes, muchas de las cuales provienen de candidatos no calificados. 

Un ATS ayuda a contratar gerentes a organizar las respuestas. Mediante el uso de palabras clave u otra información de destino, el sistema puede marcar los candidatos y ignorar a los solicitantes no calificados de los gerentes de contratación de ahorro la tarea de clasificar a través de cada aplicación. 

Muchos AT también pueden programar entrevistas con candidatos potenciales, evitando todos los correos electrónicos de ida y vuelta. Además de las consideraciones de ahorro de tiempo, un beneficio principal de ATS es que acelera el tiempo de ala de ala automatizando tareas que tomarían un empleado de recursos humanos considerablemente más tiempo.  

Un estudio realizado por Capterra encontró que el 94% de los reclutadores y gerentes de talento que utilizaron alguna forma de software de reclutamiento o seguimiento de solicitantes dijeron que mejoró su proceso de contratación. Solo el 5% informó que tenía un efecto negativo.

¿Cómo funcionan los sistemas de seguimiento de los solicitantes??

Un ATS se ajusta al sitio de empleo actual de una empresa y automatiza muchas tareas del proceso de contratación. Compila, almacena y clasifica aplicaciones, y puede priorizar a los principales candidatos, al tiempo que ignora a los solicitantes no calificados. Estas son algunas características comunes que un ATS ofrece herramientas varía según el costo, el tamaño y las diferencias del sistema:

• Publicar aberturas de trabajo en múltiples tableros de trabajo
• Buscando perfiles de redes sociales para palabras clave para encontrar candidatos potenciales
• Organizar aplicaciones y regular su estado
• Análisis de análisis y calificación
• Buscando currículums de palabras clave o filtros predeterminados como historial de trabajo, educación o experiencia
• Enviar solicitudes de entrevistas y tiempos de coordinación
• Entrevistas de video
• Verificaciones de antecedentes 
• Enviar automáticamente correos electrónicos personalizados 
• Respuestas de seguimiento
• Almacenamiento de reanudación

¿Cuánto cuesta un ATS??

Puede esperar pagar entre $ 5,000 y $ 50,000 anuales, dependiendo del tamaño de su negocio, y el tipo de sistema y características que está buscando en un ATS. Algunos proveedores ofrecen servicios gratuitos para personas que procesan menos de 20 empleos al año. La mayoría de las plataformas caen en el rango de $ 10,000 al año.

Para encontrar el ATS que mejor se ajusta a sus necesidades y presupuesto, la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM) ofrece una tabla de comparación útil que enumera las plataformas de clientes de muestras, costos y características del sistema.

Los pros y los contras de usar un ATS

• Automatizar el proceso para ahorrar tiempo

• Acelera el tiempo de alquiler

• Proporciona una mejor experiencia de candidato

• Hace que sea más fácil rastrear los currículums

• Proporciona un análisis de rendimiento y datos

• El análisis de reanudación deja espacio para problemas técnicos

• Los candidatos pueden pasar a través de grietas

• Se abre la puerta para el "relleno de palabras clave"

• Gran curva de inversión y aprendizaje

Pros de uso de un ATS explicado

• Automatizar el proceso para ahorrar tiempo: Un gran beneficio de usar un ATS es que puede ahorrar mucho trabajo a los equipos de recursos humanos al automatizar partes que requieren mucho tiempo del proceso de contratación.
• Acelera el tiempo de alquiler: Otra ventaja de un ATS es que acelera el tiempo de alquiler, lo que ahorra dinero y ayuda a retener a los principales candidatos. GetApp encontró que el 86% de los usuarios de ATS encuestados informaron un aumento en la velocidad al que contratan candidatos.
• Proporciona una mejor experiencia de candidato: El uso de un ATS a menudo crea una mejor experiencia candidata, involucra a los solicitantes durante todo el proceso y les brinda actualizaciones sobre su progreso. Muchos ofrecen plataformas amigables para dispositivos móviles para una mayor accesibilidad. Algunas plataformas admiten múltiples idiomas y dialectos. 
• Hace que sea más fácil rastrear los currículums: Los currículums se almacenan en una base de datos, por lo que los empleadores pueden contactar a los solicitantes si son adecuados para futuros puestos. 
• Proporciona un análisis de rendimiento y datos: Algunas plataformas ATS ofrecen análisis de rendimiento predictivo. Un ATS proporciona a los equipos de contratación con datos para analizar sus procesos e identificar qué está funcionando y dónde se deben realizar cambios. 

Contras de usar un ATS explicado

• El análisis de reanudación deja espacio para problemas técnicos: Los currículums que están formateados de forma única o usan tablas o columnas, pueden causar errores de análisis en un ATS. Del mismo modo, las fuentes, encabezados y pies de página únicos, o secciones no estándar pueden causar problemas de organización. 
• Los candidatos pueden pasar a través de grietas: Los candidatos calificados pueden pasar por las grietas. Un ATS está diseñado para buscar palabras clave o filtros específicos como experiencia laboral o habilidades. Los principales solicitantes que no cumplan con los criterios exactos se pueden ignorar.
• Se abre la puerta para el "relleno de palabras clave": Los candidatos familiarizados con un ATS pueden aprovechar la plataforma rellenando su aplicación llena de palabras clave para manipular los resultados de búsqueda. En este caso, no necesariamente estás viendo a los solicitantes más calificados, sino a los que saben cómo jugar el sistema.
• Gran curva de inversión y aprendizaje: Configurar un ATS es una inversión, y habrá una curva de aprendizaje para incorporar a todo el equipo y actualizar la tecnología actual de su empresa para que funcione con el software.

Consideraciones Especiales

Es importante que los empleadores presten atención a las consideraciones legales al usar un ATS, y asegurarse de que cumplan con la Comisión de Igualdad de Oportunidades de Empleo (EEOC) y los Regulaciones de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP). Los propietarios de negocios deben asegurarse de que su ATS informe y recopile la información necesaria para mantener el cumplimiento de los requisitos.

El uso de un ATS no significa automáticamente que cumplirá con las regulaciones. Asegúrese de cumplir con todas las leyes de contratación en cada etapa del proceso, y esté familiarizado con cualquier requisito específico que pueda ser aplicable a su industria.  

Aquellos que accedan a un ATS deben estar capacitados para ingresar criterios de manera adecuada y mantener los datos del solicitante seguros. Asegúrese de verificar la seguridad de los datos, así como la frecuencia de la salvaguardia y las actualizaciones estándar con su plataforma ATS.

Control de llave

• Los sistemas de seguimiento de los solicitantes (ATS) son una herramienta popular para ayudar a un gerente de contratación a organizar, rango y almacenar aplicaciones. Pueden ser ahorradores de tiempo efectivos y reducir el tiempo de alquiler de una empresa, lo que ahorra dinero y conserva el mejor talento.
• Si bien un ATS puede proporcionar muchos beneficios, es importante tener en cuenta que no es un reemplazo para el toque humano durante el proceso de contratación. El análisis de cursos automatizados puede generar problemas técnicos, aquellos que no siguen un formato estándar pueden causar errores o no ser de acuerdo. 
• Las aplicaciones que no incluyen las palabras clave o la experiencia laboral correctas también se pueden pasar por alto. Esto puede hacer que los principales solicitantes se deslicen entre las grietas. 
• El uso de un ATS no significa automáticamente que mantendrá el cumplimiento de la regulación. Asegúrese de cumplir con la contratación de leyes en todo momento y está familiarizado con cualquier requisito específico para su industria.