Términos contables básicos para dueños de negocios

Gente o no, la contabilidad es una de las tareas con las que todo propietario de negocios tiene que lidiar. Y si tiene la intención de hacer su propia contabilidad o contratar profesionales, deberá familiarizarse con algunos términos contables básicos.

Los dos métodos principales de contabilidad

El devengo:Las empresas públicas y la mayoría de las empresas y profesionales en los Estados Unidos y Canadá están obligados por ley a utilizar la contabilidad de base de acumulación, lo que requiere que los ingresos se registren cuando el cliente se factura y se registra los gastos cuando se les incurra, en lugar de cuando los pagos reales son hechos. La contabilidad de base de acumulación ofrece una imagen más precisa de la salud a largo plazo del negocio.

Contabilidad de base en efectivo:La contabilidad de la base de efectivo es un método simple para realizar un seguimiento de los ingresos y los gastos. Es utilizado con mayor frecuencia por propietarios únicos y pequeñas empresas que no mantienen el inventario. Si el cliente tiene términos de crédito, los ingresos no se registran hasta que se reciba el pago completo, independientemente de la fecha de la factura. Del mismo modo, si la empresa incurre en un gasto a crédito, el gasto no se registra hasta que la factura se paga por completo.

Estados financieros

Hoja de balance:Un balance general es una instantánea del estado financiero de una empresa en un momento particular. Se organiza en dos columnas principales, con activos en una columna y pasivos y capital en el otro. Los dos lados siempre se igualan entre sí (en otras palabras, activos = Equidad menos pasivos).

Estado de flujo de caja:El estado de flujo de efectivo muestra los movimientos de efectivo y equivalentes de efectivo dentro y fuera del negocio. El estado de flujo de efectivo es una herramienta importante para evaluar la salud del negocio, ya que es posible mostrar una ganancia en el estado de resultados al tiempo que agota efectivo del negocio. La mayoría de las empresas que fallan lo hacen debido a problemas crónicos de flujo de efectivo.

Libro mayor:El Libro mayor general es la grabación completa de las transacciones financieras de una empresa durante la vida de la organización, incluidos activos, pasivos, ingresos, gastos y capital.

Estado de resultados:El estado de resultados (también conocido como un estado de ganancias y pérdidas) muestra sus ingresos, gastos y ganancias para un período particular. Es una instantánea de su negocio que muestra si su negocio es rentable o no en ese momento. La ecuación básica del estado de resultados es: ingresos menos los gastos es igual a ganancias o pérdidas.

Términos contables utilizados en los estados financieros

Cuentas por pagar (AP): Las cuentas por pagar son montos adeudados por la empresa a proveedores, proveedores, propietarios y otros proveedores de servicios. Estos se registran como una responsabilidad en el balance general.

Cuentas por cobrar (AR)Las cuentas por cobrar son cantidades de dinero adeudadas para el negocio por clientes o clientes para bienes y servicios prestados. Debido a que los clientes tienen una obligación legal de pagar, los montos se ingresan como un activo en el balance general.

Acumulación:Las acumulaciones son ingresos que se obtienen pero que aún no se ingresan formalmente en los libros (como ventas completadas pero no facturas) o gastos que son entrantes pero no recibidos (como bienes comprados pero aún no facturados).

Activos:Los activos son cualquier cosa de valor monetario propiedad del negocio. Los activos comerciales tangibles típicos incluyen tierras, edificios, equipos, efectivo, vehículos, cuentas por cobrar, etc. Los activos intangibles incluyen listas de clientes, acuerdos de franquicia, contratos de finanzas o arrendamiento favorables, marcas, patentes, derechos de autor, etc. Los activos se expresan en términos de su valor en efectivo en los balances.

Gastos por créditos fallidos:Las deudas incobrables se incurren cuando los clientes no pagan los montos adeudados. Se registran como un gasto en estados financieros.

Capital (también conocido como capital de trabajo)El capital de trabajo es dinero que una empresa tiene disponible para pagar facturas o reinvertir. Es igual al valor de todos los activos actuales menos los pasivos corrientes y se considera una medida clave de la salud de una empresa.

Depreciación:La depreciación se produce a medida que los activos comerciales, como los vehículos y el equipo, disminuyen el valor con el tiempo debido al uso o la obsolescencia. La depreciación es una importante deducción fiscal: un porcentaje del valor original del activo se puede cancelar cada año en función de la tasa de depreciación.

Dividendos:Los dividendos son distribuciones de una parte de las ganancias de la empresa a los propietarios (accionistas) del negocio. Los dividendos se pueden emitir de forma regular o no regular y pueden consistir en efectivo o acciones adicionales en el negocio. Para fines fiscales, el propietario de un negocio puede preferir dividendos al salario. 

Equidad (también conocido como propietario o capital de accionistas):El capital es la cantidad de dinero invertido en la Compañía por los propietarios (accionistas) más cualquier ganancia retenida (no pagada a los propietarios) menos los pasivos o cualquier dinero tomado en forma de sorteos.

Gastos:Los gastos son los costos incurridos por una empresa para generar ingresos. Los gastos se pueden fijar (como alquileres o salarios) o variables, aquellos que fluctúan según las ventas o los ciclos de producción.

Año fiscal:Un año fiscal es el período de 12 meses que constituye el inicio y el final de los registros financieros anuales para un negocio. No se corresponde necesariamente al año calendario. Por ejemplo, las empresas estacionales como la agricultura a menudo usan un año fiscal que termina en el otoño.

Pasivo: Los pasivos son obligaciones financieras adeudadas por la Compañía, incluidos los salarios, los impuestos sobre la renta, los alquileres, los servicios públicos, los pagos de intereses y los montos adeudados a los proveedores. Los pasivos pueden ser a corto o largo plazo y se agrupan en balances en orden de clasificación.

Ganancia:Los ingresos brutos de una empresa es la suma de todos los fondos generados a través de la venta de bienes y servicios, intereses cobrados, regalías, venta de activos, propiedades de alquiler y más, antes de restar gastos.

Contabilidad hecho fácil

Si decide hacer algunas o la totalidad de su propia contabilidad, hay una serie de paquetes de contabilidad basados ​​en la nube, fáciles de aprender y fáciles de aprender, disponibles para pequeñas empresas que pueden ayudarlo a hacer algunos o todos los siguientes:

• Crear facturas
• Gastos de registro
• Ser utilizado como sistemas POS (punto de venta)
• Hacer que sea más fácil calcular, cobrar y realizar un seguimiento de los impuestos
• Generar estados financieros

Sin embargo, el software no sustituye a tener una comprensión sólida de los conceptos básicos de contabilidad. Si no está familiarizado con estos términos, asegúrese de estudiar o consultar con un profesional de contabilidad para asegurarse de que puede evaluar adecuadamente la salud financiera de su negocio.