Antes de comprar una copiadora para su pequeña o oficina en el hogar

Si bien la noción de una oficina sin papel suena muy bien en principio, la realidad es que muchas empresas pequeñas o en el hogar (SOHO) todavía tienen la necesidad de copiar documentos impresos con suficiente frecuencia para considerar tener una copiadora interna.

Las máquinas de copia de oficina independientes de estilo antiguo casi han desaparecido en la era digital, reemplazadas por impresoras multifunción que combinan las funciones de impresión, copia, escaneo y fax opcionalmente en un solo dispositivo. Técnicamente, una "copiadora" en los términos de hoy es normalmente una impresora que tiene escaneo incorporado para que la impresora pueda escanear y reproducir un documento para ser copiado y reproducido.

Al igual que con la mayoría de los dispositivos electrónicos, los dispositivos de copiadores/impresoras continúan disminuyendo en el precio, pero vienen con más características que nunca, y no se puede superar la conveniencia de copiar internamente en lugar de conducir a una tienda de impresión/copia.

Estos son los factores de compra clave para ayudarlo a elegir una impresora/copiadora para su SOHO.

Inyección de tinta versus láser/LED

Para la copia de alta velocidad de documentos de texto, las impresoras láser/LED son generalmente la mejor opción. Los inyecciones de tinta son capaces de imprimir a resoluciones mucho más altas, lo que los hace más adecuados para gráficos, especialmente fotografías.

Costo

Si bien los costos de la impresora y la tinta/tóner se pueden deducir de sus impuestos, aún tiene que pagar la factura inicialmente, y puede sumar. Al considerar el costo de una impresora/copiadora, tenga en cuenta el gasto de la tinta o el tóner, especialmente si está imprimiendo/copiando regularmente. Los fabricantes de impresoras venden los dispositivos al costo o inferior y, en su lugar, obtienen sus ganancias para vender tinta y tóner. Para asegurarse de que obtengan el valor de su dinero, muchas compañías equipan sus unidades con cartuchos de tinta/tóner que tienen microchips incrustados que evitan que los cartuchos "no oficiales" se usen o tengan cartuchos de tóner de "inicio" que tienen la mitad de la capacidad normal de capacidad normal. Es posible que el inyección de tinta o el láser de negociación no sean tan grandes como pensó cuando llega el momento de reemplazar el caro tinta o los cartuchos de tóner.

La impresora/copiadores de color es particularmente costosa de ejecutar, ya que requieren 4 cartuchos (blanco y negro, cian, magenta y amarillo). Es típico del costo de reemplazo de los cartuchos de inyección de tinta/tóner para exceder el precio de compra de una unidad completa. 

Con WiFi y conexión a Internet, muchas compañías de impresoras ahora pueden monitorear y enviarle automáticamente tinta/tóner cuando detecte que se está recuperando. Esto requiere un servicio de suscripción, cuyo costo se basa en la cantidad de páginas que imprime por mes. Si bien un servicio de suscripción puede ahorrarle tiempo sobre el pedido o conducir a una tienda, desea tener en cuenta el costo mensual en comparación con su salida de impresión.

Afortunadamente, la mayoría de los cartuchos de tóner láser y algunos cartuchos de tóner láser se pueden rellenar a un costo mucho más bajo. Empresas como Costco ofrecen recargas de inyección de tinta de una hora. Los kits de recarga también están disponibles para los tipos de bricolaje, pero la recarga de tinta o los cartuchos de tóner es desordenado y no para los con problemas mecánicos. También puede reducir la cantidad de tinta que usa mediante el uso de fuentes más pequeñas, previsualizando y comprobando su documento antes de imprimir, y utilizando "borrador" o "Imprimir en escala de grises". Además, tenga en cuenta que todavía tiene más tinta en sus cartuchos incluso cuando obtiene la advertencia de "tinta baja".

Para tener una idea de cuánto costará la impresora en curso, verifique el costo publicado del fabricante por página.

Volumen

La mayoría de las impresoras/copiadoras orientadas a las pequeñas empresas no están diseñadas para un volumen pesado, así que verifique el uso recomendado de la unidad (páginas por mes ciclo de trabajo). El número de páginas que se pueden imprimir con un cartucho en particular, denominado rendimiento ISO, le dará una idea aproximada de la frecuencia con la que los cartuchos necesitarán reemplazo.

Tenga en cuenta que incluso si tiene una impresora/copiadora interna, aún puede tener sentido usar servicios de copia/impresión locales o en línea para trabajos de impresión/copia más grandes o impresiones especializadas, como folletos. Con el precio de la tinta y el tóner, simplemente no es rentable hacer una impresión/copia de gran volumen en impresoras/copiadoras menos costosas, particularmente con documentos de color o fotografías. Comprar una impresora/copiadora de menor costo para las necesidades básicas y la subcontratación de trabajos de impresión/copia más grandes es un compromiso ideal para la mayoría de las pequeñas empresas.

Dúplex

Duplexing es la capacidad de imprimir/copiar en ambos lados de la página. Si bien es posible que no sea necesario para sus necesidades, hay ventajas para la impresión de dos lados, como guardar papel. Junto con el ahorro de los costos de papel y el entorno, la impresión de doble cara puede facilitar los paquetes de papel de papel.

Conectividad

Para que una impresora funcione, necesita una forma de que le digan qué hacer. Cuando se trata de copiar, simplemente colocar el papel en el vaso de copia y el botón de copia escaneará e imprimirá la página.

Para usar como impresora, debe tener los dispositivos, como su computadora, conectados para dar el comando de impresión. Además de la conectividad USB directa a una PC, la mayoría de las impresoras/copiadoras vienen con conectividad de red, cableado, Wi-Fi o ambos. La ventaja de esto son los cables reducidos, así como la capacidad de imprimir desde una variedad de dispositivos, como su tableta o teléfono.

Blanco y negro o color?

La copia del color es más lenta y costosa, pero puede ser una característica que desea que tenga su impresora/copiadora si tiene la intención de producir materiales promocionales para su pequeña empresa, como folletos o copiar fotos en color. Tenga en cuenta que si necesita impresión en color de alta calidad, querrá asegurarse de usar papel de alta calidad, que a menudo es más caro que el papel de la impresora normal.

Versatilidad de los medios 

Elija una copiadora que pueda manejar una variedad de tamaños de papel y pesas y otros medios, como transparencias y tarjetas de índice. Busque copiadores que ofrezcan copia de la cama plana si le preocupa copiar de libros. Muchos tienen alimentadores de hojas que son útiles si tiene que copiar varios documentos a la vez.

Manejo de papel

Como persona de pequeñas empresas, tiene mejores cosas que hacer que rellenar bandejas de papel o alimentar hojas individuales a través de una impresora/copiadora. Si imprime/copia regularmente un modelo con una capacidad de papel de al menos 250 hojas o más. Definitivamente también querrás un alimentador automático de documentos que contenga al menos 30 hojas. 

Tiempo de respuesta

Impresora/copiadores que no tienen tiempo de calentamiento son ideales para oficinas pequeñas y caseras, donde la máquina puede estar inactiva durante horas o días. Las altas velocidades de impresión/copia son excelentes, pero no le ahorrará en ningún momento si tiene que esperar minutos para que la unidad se caliente cada vez que sale del modo de suspensión. Algunas impresoras/copiadoras ahora ofrecen una primera hora de copia de menos de 10 segundos.