Consejos de gestión de presupuesto para nuevos gerentes

Cuando un empleado es promovido a su primer papel de gestión, es probable que esta sea la primera vez que administra un presupuesto del departamento.

La mayoría de los nuevos gerentes reciben poca o ninguna capacitación formal sobre cómo desarrollar un pronóstico presupuestario, rastrear sus gastos o cómo hacer ajustes de mitad de año. A menudo se les entrega una hoja de cálculo o un informe de su gerente, o del departamento de finanzas, y se esperan saber cómo hacerlo, o aprender por prueba y error.

Si bien "prueba y error" puede ser una forma efectiva de aprender una nueva habilidad, sería mejor si un nuevo gerente no tuviera que cometer demasiados errores dolorosos. Aquí hay algunos consejos si acaba de ser promovido como gerente con una responsabilidad presupuestaria.

Invierta el tiempo para aprender desde el principio

No hay mejor momento para hacer preguntas "estúpidas" que cuando eres nuevo en algo y nunca lo has hecho. Mejor preguntar y pasar el tiempo por adelantado en el aprendizaje, que esperar hasta que alguien tenga que señalar sus errores. El tiempo de solicitud de su gerente (o predecesor si puede) para revisar la filosofía subyacente, los objetivos generales, el formato y cada línea de línea. Si su organización tiene una persona financiera, pídale a esa persona que pase tiempo con usted también. La mayoría se sentará y estará dispuesta a compartir su experiencia. Después de todo, si pueden entrenarlo cómo hacer las cosas de acuerdo con sus especificaciones por adelantado, será menos dolor de cabeza para ellos más adelante.

Tome un curso de "Finanzas y presupuestos para los gerentes no financieros"

Consulte con sus escuelas de negocios universitarias locales, bajo "Educación ejecutiva."La mayoría de las escuelas de negocios ofrecen cursos de uno a tres días sin crédito. Durante o después del curso, tómese el tiempo para revisar el informe anual de su empresa y comprender las diversas relaciones e informes financieros.

Administre el presupuesto de su departamento como si fuera su propio negocio

Cuando trabajamos para organizaciones grandes, tendemos a tratar el dinero "de la empresa" como si creciera en los árboles. No es así, y ahora es su trabajo como gerente tomar la propiedad personal de los recursos de su departamento.

Ser un jugador de equipo

Si es posible, revise el presupuesto de su gerente. Si bien es importante tomar posesión de su presupuesto, su unidad es parte de una entidad más grande. Pídale a su gerente que le muestre dónde encaja su presupuesto y admite el panorama general, así como las interdependencias con sus compañeros. Puede haber momentos en que otro departamento necesita dinero para objetivos que sean una prioridad más alta que la suya. No espere para que le pidan o que lo tomen proactivo y ofrezca ayudar a su gerente de pares. Serás visto como estratégico y colaborativo.

No juegues juegos estúpidos

El hecho de que "todo el mundo lo haga" no significa que no sea estúpido y malo para la empresa. Un ejemplo de un juego de presupuesto estúpido típico que juegan los gerentes es "usarlo o perder el gasto."Es cuando se acerca al final del año, y su presupuesto se está ejecutando bajo su pronóstico. En años anteriores, cuando subrayó, el presupuesto del próximo año se estableció en base a la realización real de ese año. Por lo tanto, para no tener su presupuesto nuevamente, usted va a compras compra de cosas que no necesita o se almacenan en caso de que lo necesite.

Realice sus gastos mensualmente y realice correcciones proactivas

No asuma que "alguien" le dirá cuándo está por encima del presupuesto. De hecho, es posible que incluso tenga que solicitar informes mensuales o realizar un seguimiento usted mismo. No espere hasta fin de año, cuando sea una sorpresa para usted y su jefe. Para entonces, es demasiado tarde para investigar y hacer correcciones. Ser responsable, medirse e informar de manera proactiva a su gerente.

Ser transparente e involucrar a su equipo

Comparta su presupuesto con su equipo, tal vez incluso involucrarlos en la configuración del pronóstico. Involucrar a su equipo y ayudarlos a comprender el proceso de presupuesto crea una sensación de propiedad compartida y alienta a sus empleados a encontrar formas creativas de administrar los gastos.

Ser estratégico

No solo tome los reales del año pasado y agregue un 10 por ciento al pronóstico del próximo año. Comience con el desarrollo de una estrategia y objetivos, luego determine los recursos necesarios para lograr esos objetivos. Si necesita más que el año pasado, prepare un caso de negocios para justificar su solicitud de financiación adicional.

No te excedas

Si bien administrar el presupuesto es un papel importante para un gerente, nunca pierda de vista los activos más importantes: su gente! Asegúrese de pasar al menos cinco veces la cantidad de tiempo desarrollando su equipo que los números de crujido.