Construya una mejor agenda de reuniones con sesiones de ruptura

Una sesión de ruptura, también conocida como una reunión o sesión de taller, es generalmente un taller, discusión o presentación sobre un tema específico que sirve como una parte de la agenda de un programa, seminario, conferencia o convención más grande.

Todos los programas bien planificados tienen un tema general al que todos los elementos de la agenda de las conversaciones, actividades o tal vez un discurso de apertura están orientados a discutir o elaborar. Las sesiones de ruptura ofrecen a los asistentes al programa otra oportunidad para discutir, reflexionar o actuar sobre esos temas en un entorno más íntimo o especializado.

Cómo funcionan las sesiones de ruptura

Las sesiones de ruptura vienen en muchas formas y formas, pero su única característica unificadora es que son sesiones relativamente cortas (en comparación con la mayor agenda) en las que pequeños grupos de asistentes a la conferencia o convención se reúnen para discutir o aprender sobre temas relevantes relacionados con los mayores. tema del programa más grande o principal. En general, múltiples sesiones de ruptura ocurren simultáneamente, con todos los asistentes que participan en un grupo pequeño durante un período de tiempo designado antes de regresar para reunirse con el grupo mayor. Como tal, las sesiones de ruptura requieren algún método para dividir a los asistentes al grupo más grande en grupos más pequeños y un objetivo de la finalización de una actividad, una oportunidad para discutir un tema o la llamada a la lluvia de ideas.

Beneficios de las sesiones de ruptura

En un programa más grande quizás con una gran audiencia, el principal beneficio de las sesiones de la ruptura es que sirven como una oportunidad para que todos los asistentes al programa participen más activamente. Las agendas de muchos programas están dominadas por una serie de presentaciones durante las cuales los asistentes son simplemente miembros de la audiencia pasiva. Si bien este puede ser un gran formato para compartir información y información, se ha demostrado que cuando las personas han tenido la oportunidad de participar activamente, su compromiso con el material puede conducir a una mejor retención e implementación en el futuro.

Fomenta el compromiso

Las sesiones de ruptura también son una excelente manera de alentar el compromiso incluso con esos asistentes más tranquilos. Muchas personas se sienten mucho más cómodas compartiendo sus ideas con grupos más pequeños en lugar de toda la audiencia. Una sesión de ruptura podría ser una oportunidad perfecta para que los asistentes compartan ideas u observaciones o incluso planteen preguntas que de otro modo no podrían compartir con el grupo. Cuando vuelven las sesiones de ruptura, esas ideas y preguntas se pueden compartir con todos los asistentes.

Abordar temas o intereses específicos

Las sesiones de ruptura también pueden ofrecer a los coordinadores de la conferencia la capacidad de satisfacer mejor las necesidades de sus asistentes. Se pueden ofrecer sesiones de ruptura para hablar con áreas específicas de interés o profundizar en un determinado tema que se relaciona con el tema del programa. Las sesiones de ruptura también se pueden organizar por nivel de habilidad (como principiantes y avanzados) o por rol o posición (como niveles de nivel de entrada y gerencial) para hablar mejor con el grupo.

Permitir el tiempo de inactividad de los asistentes

Las sesiones de ruptura también ofrecen una forma para que los presentadores y los coordinadores de reuniones "rompan" la agenda de manera productiva y dan vida al programa. Si bien las comidas y los descansos programados cortos son generalmente imprescindibles para programas que abarcan más de unas pocas horas, las sesiones de ruptura pueden ofrecer a los asistentes un descanso activo y productivo de la escucha y el aprendizaje pasivo, lo que puede ayudar a prolongar su capacidad de atención.

Error de la sesión de ruptura más común

Si bien las sesiones de ruptura bien planificadas pueden beneficiar enormemente a un programa más grande, la mayoría de las veces, las sesiones de ruptura sufren el error más común: un objetivo poco claro. Con demasiada frecuencia, una sesión de ruptura está programada para romper la monotonía de un programa sin dar una instrucción clara sobre cuál es el objetivo de la ruptura. Sin un objetivo claro, puede contar con las discusiones sin rumbo entre los asistentes y una pérdida general de tiempo precioso.