Desafíos y beneficios de la gestión de matriz en el lugar de trabajo

La gestión de matriz se usa comúnmente en organizaciones para compartir empleados y recursos en todas las funciones. En un sistema de gestión de matriz, un individuo tiene un informe principal de jefe mientras trabaja para uno o más gerentes, generalmente en proyectos.

Existen diferentes tipos de estilos de gestión de matriz y diferentes métodos para superar los desafíos que vienen con ellos. Debe saber si es apropiado usar la gestión de matriz y qué estilo debe emplear.

Donde tiene sentido la gestión de matriz

Matrix Management es ideal para compartir talento y habilidades en todos los departamentos. Es un sistema especialmente útil cuando se desarrolla nuevos productos, permite que las personas de diferentes funciones dentro de una organización trabajen bajo un gerente de proyectos para crear algo nuevo y único. Esto le da al equipo la capacidad de recurrir a diversos conjuntos de habilidades de múltiples disciplinas, fortaleciendo el equipo del proyecto. 

Es una excelente manera de reducir los costos, ya que un enfoque de matriz para los proyectos suele ser menos costoso que establecer equipos de proyectos dedicados. La diversidad de los miembros del equipo hace que el equipo sea superior a muchos equipos puramente funcionales. 

Donde la gestión de matriz no es ideal

Si bien hay muchos beneficios potenciales para este estilo flexible de estructura del equipo, hay algunas circunstancias en las que no es ideal. Éstas incluyen:

• Un proyecto previsto que sea a largo plazo. Un equipo dedicado con una tarea permanente puede ser óptimo
• Situaciones en las que las habilidades de un empleado son críticas de misión a una función particular. Compartir este individuo puede reducir la efectividad de esa función

Variedades de estilos de gestión de matriz

Los tipos de estilos de gestión de matriz dependen de la potencia dada al gerente del proyecto que lidera la iniciativa interfuncional. Hay tres tipos de estilos de equipo del proyecto: matriz débil, matriz equilibrada y fuertes equipos de matriz.

El formato de matriz dura es similar a un equipo dedicado, donde los miembros del equipo tienen una línea clara de informes al gerente del proyecto. El gerente del proyecto es el gerente funcional hasta que finalice el proyecto. En general, la función a la que pertenece el miembro del equipo pierde a esa persona durante la duración del proyecto.

En el formulario de matriz equilibrado, los miembros del equipo informan tanto al gerente del proyecto como al gerente funcional. En esta forma, se espera que los miembros trabajen en el proyecto y en su función, manteniendo a ambos gerentes informados.

La forma débil de matriz generalmente significa que el gerente del proyecto debe comunicarse con los gerentes funcionales de cada miembro del equipo respectivo. Cada miembro informa a su gerente funcional para tareas en ambas funciones y al proyecto al que se les asigna.

Desafíos con la gestión de matriz

Si bien hay muchos beneficios de un enfoque de gestión de matriz, también hay desafíos. Varios de estos incluyen: 

• El potencial para que los participantes estén en conflicto entre varios gerentes y prioridades
• Confusión de comunicación entre y entre los proyectos y funciones
• Pérdida de claridad sobre quién es responsable de la evaluación del desempeño
• Sin determinación de responsabilidad del coaching y el desarrollo profesional
• Reducción de la capacidad individual a medida que los participantes se estiran en demasiadas iniciativas
• Una efectividad reducida entre los equipos funcionales que han estado trabajando juntos durante algún tiempo
• Pérdida de aprendizaje organizacional y aprendizaje en equipo porque las personas están involucradas por solo una corta duración

Para reducir la confusión, los conflictos y la pérdida de claridad, las responsabilidades deben definirse en la carta del proyecto o acordadas por los gerentes involucrados.

Los miembros asignados a un proyecto deben ser examinados a fondo para garantizar que sean capaces de manejar el aumento en el volumen de trabajo. Se deben explorar diferentes formas de estilos de matriz para garantizar que la adecuada sea elegida para las capacidades de los miembros del equipo y la empresa.

La documentación debe ser exhaustiva y durante todo el proyecto para proteger las lecciones que se aprenden y proporcionar información de evaluación para los miembros del equipo.

Llaves de empleados para el éxito

Trabajar en un entorno matriz puede ser gratificante y frustrante. Su exposición a diferentes iniciativas y colegas apoyará el desarrollo del aprendizaje y las relaciones. Sin embargo, es importante que un empleado que trabaje en una matriz comprenda el enfoque de su empresa para su evaluación y desarrollo. Algunas acciones que puede tomar como miembro del equipo de Matrix son:

• Resolver la identidad de su gerente de informes primarios
• Aclarar cómo se capturará y reflejará la entrada de sus diversos gerentes de matriz en su evaluación de desempeño 
• Mantenga un diálogo regular con su informe para administrarlos para mantenerlos informados de su progreso y prioridades 
• Identificar prioridades conflictivas y discusiones de corredores entre los diversos gerentes para aclarar cualquier confusión
• Tome la iniciativa de proponer o alentar a su informe a gerente a invertir en su desarrollo profesional a través de la capacitación, la educación y el entrenamiento
• Obtenga el apoyo de sus gerentes de matriz para estos esfuerzos
• Documentar todo. Escriba un memorando para usted todos los días con respecto a las complicaciones y los éxitos. De esta manera, tiene documentación de su desempeño y trabajo a lo largo del proyecto

Hay pros y contras a cada estructura y enfoque de gestión. La gestión de matriz no es ideal en todas las circunstancias, y puede crear estrés para los participantes donde las demandas exceden el tiempo y los recursos disponibles.

Matrix Management puede ofrecer acceso a un conocimiento especializado de manera temporal, mientras que es más rentable que depender de equipos dedicados. Tener éxito con la gestión de la matriz requiere la participación activa y la comunicación de todas las partes.