Crear un guión asistente automatizado profesional

Para las personas que llaman por primera vez, solo tiene una oportunidad de causar una buena primera impresión, y eso será de su saludo asistente automatizado computarizado. Para las personas que llaman a su empresa con frecuencia, querrá que su proceso de asistente automatizado sea lo más eficiente posible para que no pierdan el tiempo escuchando su script de asistente automatizado cada vez que llamen.

La forma más rápida y fácil de programar y registrar la característica asistente automatizada de su sistema telefónico es escribir un script en un programa de procesamiento de textos. Seleccione a una persona para grabar el guión que tiene una voz amigable, alguien que puede hablar sin tartamudear o vacilar y puede pronunciar y anunciar cada palabra y nombre claramente.

Mejores prácticas y cosas automatizadas para evitar

La primera parte del guión será el saludo. Es su oportunidad de presentar su empresa a sus personas que llaman y darles la bienvenida verbalmente a su empresa. Aquí hay algunos consejos sobre cómo grabar un saludo de bienvenida.

Mejores prácticas

• Comience con una apreciación por su llamada o negocio.
• Mantenga el saludo corto para que las personas que regresen no se retrasen cada vez que llaman.
• Use su lema, eslogan de la empresa y nombre del sitio web, o ambos si los tiene.

Cosas que evitar

• No use más de dos o tres oraciones para saludar a sus personas que llaman.
• No promocione su sitio web si no tiene nada de valor que ofrecer a sus clientes.
• No invente un eslogan o un lema solo para llenar el saludo.

Opciones automatizadas Las mejores prácticas y cosas para evitar

La parte más importante del saludo asistente automatizado es presentar las opciones que sus llamadas deben seleccionar para llegar a la persona con la que necesitan hablar. Hay dos tipos de personas que llaman: personas que no están familiarizadas con su empresa y necesitarán orientación, y las personas que llaman exactamente con quién necesitan hablar y conocen su extensión.

Mejores prácticas

• Usar opciones que se aceptan comúnmente. Por ejemplo, "Presione cero para la recepcionista", "presione la tecla libra para volver al menú anterior."
• Dígale a sus personas que llaman lo antes posible cuándo pueden marcar la extensión de su grupo si ya lo saben.
• Informe a sus personas que llaman por adelantado si sus opciones de menú han cambiado recientemente. Elimine este aviso después de tres semanas.
• Pon las opciones llamadas más frecuentemente.
• Dé la descripción de la opción antes de dar el número de opción. Por ejemplo, "Para la atención al cliente, presione '5'."
• Verifique la documentación de su sistema para obtener números de opción de menú reservado. (mi.gramo., Todas las extensiones comienzan con el número "8" y, por lo tanto, "8" no se pueden usar como opción de menú).

Cosas que evitar

• No digas "por favor" antes de presentar todas y cada una de las opciones (e.gramo., "Por favor, presione 1 para ... por favor presione 2 a ... por favor presione 3 a ..." etc.)
• No presente más de seis opciones a la vez. Si tiene más de seis opciones, cree una estructura de menú de varios niveles. Por ejemplo, "Para las opciones de ventas y servicio, presione 5."
• No asuma que todos tienen un teléfono táctil. Si no se selecciona una opción de menú dentro de los tres segundos del final del saludo, conecte la persona que llama a la recepcionista.

Muestra de scripts asistentes automatizados

• Gracias por llamar a la compañía de tecnología de operaciones, un lugar donde la tecnología y las empresas se unen. Si conoce la extensión de su grupo, puede marcarlo en cualquier momento. De lo contrario, elija una de las siguientes opciones:
  Para el servicio al cliente, presione '1'
• Para soporte técnico, presione '2'
• Para nuestro horario comercial habitual, presione '3'
• Para contabilidad, presione '4'
• Para comprar, presione '5'
• Para encontrar una ubicación cerca de usted, presione '6'
• De lo contrario, presione '0' para la recepcionista, o permanezca en la línea y alguien lo ayudará en breve.
• Bienvenido a la empresa de tecnología de operaciones. Para verificar el estado de su cuenta, visítenos en la web. Si conoce la extensión de la persona, puede marcarla en cualquier momento.
  Para el directorio de la compañía, presione '1'. Si conoce la extensión de la persona, puede marcarla en cualquier momento.
• Para soporte técnico, presione '2'
• Para el servicio al cliente, presione '3'
• Para ventas y marketing, presione '4'
• Si desea hablar con la recepcionista, presione '0' o permanezca en la línea y uno de nuestros amables miembros del personal lo ayudará. Gracias por llamar a la compañía de tecnología de operaciones, donde "la tecnología y los negocios se unen."

Saludos después de horas y fines de semana

Si su negocio se cierra después de un cierto tiempo o los fines de semana, y no hay nadie que responda o ayude a sus personas que llaman, cree un saludo automatizado de asistente fuera de horario. Dígale a sus personas que llaman por adelantado que el negocio está cerrado y pídales que vuelvan a llamar al final. Además, asegúrese de incluir sus horas normales de operación. Aquí hay algunas muestras de asistentes automatizados fuera de horario y guiones de fin de semana:

• Gracias por llamar a la compañía de tecnología de operaciones. Actualmente estamos cerrados. Estamos abiertos de 9 a.m. a 10 p.m. de lunes a viernes, y de 10 a.m. a mediodía el sábado, Central Standard Time. Si conoce la extensión de su grupo, puede marcarlo en cualquier momento. De lo contrario, vuelva a llamar durante nuestro horario comercial normal para que podamos ayudarlo. Gracias por llamar a la compañía de tecnología de operaciones, donde "la tecnología y los negocios se unen." Adiós.
• Gracias por llamar a la compañía de tecnología de operaciones. Actualmente estamos cerrados. Si esta es una situación de emergencia, llame a nuestro servicio de respuesta al 585-555-1234. Si conoce la extensión de su grupo, puede marcarlo en cualquier momento. Si tiene una cuenta con nosotros, puede verificar su estado las 24 horas al día 7 días a la semana en www.OperationStech.acerca de.comunicarse. Nuestras horas normales de negocios son de 9 a.m. a 5 p.m. de lunes a viernes, y de 10 a.m. al mediodía del sábado, hora estándar central. De lo contrario, vuelva a llamar durante nuestro horario comercial normal para que podamos ayudarlo. Gracias por llamar a la compañía de tecnología de operaciones, un lugar donde la tecnología y las empresas se unen. Para repetir este mensaje, presione la tecla Pound. 3 segundos pausa adiós.

Saludos de asistente automatizado de temporada

Para promocionar los especiales estacionales de su empresa o simplemente para extender un saludo de temporada especial a todas sus personas que llaman, es posible que desee prefacionar su saludo automatizado por tiempo limitado. Use esto con moderación y solo si refleja el espíritu de su empresa. Por ejemplo, un saludo festivo estacional que desee que sus llamadas sean de alegría y prosperidad en el Año Nuevo difícilmente serían apropiados para una agencia de cobranza.

• Has llegado a la empresa de tecnología de operaciones. De "nuestra familia" a "su familia", nos gustaría desearle una temporada de vacaciones alegre y un exitoso año nuevo. Si conoce la extensión de su fiesta, puede ..
• Gracias por llamar a la compañía de tecnología de operaciones. Pregunte a su representante de servicio al cliente sobre nuestros descuentos del 4 de julio en todos los servicios de reemplazo. Si conoce la extensión de su fiesta, puede ..

Ensayando y probando su saludo

Antes de grabar su guión asistente automatizado, haga que la persona que seleccionó para leerla ensayo varias veces frente a usted. Use esto para ajustar la pronunciación y la anunciación. Después de grabar el nuevo saludo, llame a su sistema telefónico de inmediato para verificar la grabación de errores y asegúrese de que todas las opciones anuncien funcionen según lo previsto.