Pasos sencillos para crear un presupuesto de proyecto

Los gerentes de proyectos experimentados y aquellos que trabajan en grandes empresas tendrán software y contadores para ayudarlos a organizar presupuestos de proyectos. Pero y si no? Si está mirando una hoja de cálculo en blanco o un correo electrónico del patrocinador de su proyecto pidiéndole que prepare las finanzas para el proyecto, entonces este artículo es para usted.

Veremos las cinco cosas que debe hacer para crear un presupuesto básico del proyecto.

Utilice su lista de tareas

Primero, tome su lista de tareas del proyecto. También puede tener una estructura de desglose de trabajo, y si tiene una, es mejor usar eso. Pero una lista de tareas hará siempre que cubra de manera integral todo lo que necesite hacer en el proyecto.

Si no tiene una lista de tareas, es hora de crear una. Escriba todo lo que tenga que hacer y las cosas que tiene que construir, hacer o completar antes de que se pueda completar el proyecto. No tiene que estar en ningún orden en particular, pero necesita incluir todo.

Finalmente, en este paso, ideas de lluvia de ideas con su equipo de proyecto, ya que seguramente habrá algo que ha olvidado. Muchas cabezas son mejores que una!

Estimar cada componente

Ahora revise su lista y calcule el precio de cada artículo. Por ejemplo, una tarea que dice 'establecer reuniones para discutir los requisitos' podría implicar el abastecimiento y la contratación, reservando las salas de reuniones o la compra de recursos que necesita, como un proyector o plumas de la tabla de flip. Hay un costo involucrado con eso, así que obtenga cotizaciones para el alquiler de su habitación y el otro equipo y anote.

Haga esto para todo en la lista de tareas, para que termine con un precio contra cada artículo. Algunas tareas del proyecto pueden no tener un precio adjunto, y eso está bien.

Agregar estimaciones juntas

A continuación, agregue todas sus estimaciones. Es más fácil hacer esto si hace una lista de elementos en una hoja de cálculo, agregue los costos en la siguiente columna y luego totalice la columna en la parte inferior. Deja que la hoja de cálculo te haga matemáticas por! Se convierte en su hoja de cálculo de presupuesto.

Es una buena idea agrupar sus costos en categorías también, por lo que puede ver fácilmente a dónde va la mayor parte del dinero. Use categorías como 'Inicio del proyecto, "Infraestructura' o 'Capacitación': elija agrupaciones que significan algo en el contexto del proyecto.

Agregar contingencia e impuestos

Sería genial si tuvieras una bola de cristal y pudieras predecir estos costos con una precisión del 100%, pero probablemente no te sientas seguro de tu capacidad para hacerlo! Aquí es donde entra la contingencia. Es un fondo de dinero basado en la confianza que siente que tiene las estimaciones correctas. No se relaciona con ninguna tarea en particular. Es un 'bote de emergencia' general en caso de que te equivoces o dejes algo fuera por error.

Si no sabe cuánta contingencia agregar, busque el 10% del total que creó en el paso tres. Es una suposición no científica que usan muchos gerentes de proyecto y le brinda un poco de amortiguación en su presupuesto en caso de que lo necesite.

Agregue una línea en su hoja de cálculo de presupuesto en la parte inferior que diga 'contingencia' y especifica el porcentaje que usó.

No olvide agregar ningún impuesto sobre las ventas u otros impuestos que no estén explícitamente incluidos en las estimaciones de la línea de su línea individual.

Agrégalo todo, y ese es su monto del presupuesto final.

Obtener aprobación

Lo último que debe hacer es lograr que su gerente o patrocinador del proyecto apruebe su presupuesto. Hable con ellos sobre cómo lo reúne y qué elementos constituyen su presupuesto general.

Eso es todo! El presupuesto del proyecto es una habilidad esencial de gestión de proyectos, y esta guía lo hará comenzar a crear un presupuesto de proyecto.