Proceso de contratación de empleados en Canadá

¿Está su negocio canadiense listo para hacer sus primeros empleados?? Esta guía explica el proceso de contratación en Canadá, incluido el registro de nómina con la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA), la realización de una oferta de trabajo y la creación de deducciones de los empleados.

Antes de que pueda contratar empleados en Canadá

Como empleador, deberá abrir una cuenta de deducciones de nómina. Para hacer esto, debe tener un número de negocio (BN). Si aún no tiene un número de negocio, deberá obtener uno de la CRA. Puedes hacer esto de una de las tres maneras:

• Regístrese para un BN en línea.
• Complete el formulario RC1, solicite un número de negocio y envíelo por correo o envíelo a su oficina de servicio fiscal más cercano (TSO) o Centro de impuestos (TC).
• Póngase en contacto con la CRA directamente por teléfono al 1-800-959-5525 durante el horario comercial. 

Si se está registrando para un número de negocio, puede solicitar una cuenta del programa de nómina al mismo tiempo. Si ya tiene un número de negocio, solo está agregando una nueva cuenta a sus existentes. (Tenga en cuenta que puede administrar todas sus cuentas comerciales, incluida la nómina, utilizando el portal en línea de la cuenta de mi negocio de CRA.)

Puede agregar una cuenta de nómina utilizando uno de los siguientes métodos:

• Usa tu cuenta de mi negocio.
• Complete el formulario RC1, Parte C y envíelo o envíelo a su TSO o TC más cercano.
• Llame a la CRA al 1-800-959-5525 y solicite una cuenta del programa de nómina.

Tenga en cuenta que una empresa puede tener más de una cuenta del programa de nómina. Si tiene diferentes oficinas en diferentes ciudades, por ejemplo, también puede tener cuentas de nómina separadas para cada oficina.

El proceso de contratación en Canadá

Una vez que se haya registrado para su cuenta de nómina, y haya seguido los pasos de crear o refinar descripciones de trabajo, anunciar los puestos de trabajo y entrevistar a posibles candidatos, está listo para hacer sus empleados. Veamos los pasos que deberá seguir para asegurarse de haber cubierto todas sus bases legales antes de que esas nuevas contrataciones comiencen a trabajar.

Hacer que el empleado acepte y firme la oferta de trabajo

El gobierno no requiere esto, pero es una excelente idea tener los términos de trabajo por escrito. Aclara detalles como las tareas laborales, las horas de trabajo, los beneficios, el salario, el período de prueba (si hay uno) y evita los malentendidos futuros. Por supuesto, al contratar empleados, su oferta de trabajo debe cumplir con los estándares de empleo de su provincia o territorio.

• Estándares laborales federales
• Estándares de empleo de Alberta
• Estándares de empleo de BC
• Estándares de empleo de Manitoba
• Normas de empleo de Ontario
• Normas de empleo de Nueva Escocia
• Normas laboristas de Terranova y Labrador

Examinar el número de seguro social del empleado

El número de seguro social (SIN) se utiliza para administrar los beneficios del gobierno. Como empleador, debe ver la tarjeta de pecado de cada nuevo empleado dentro de los tres días posteriores a la obra de los empleados que comienzan el trabajo y registra el nombre y el pecado del empleado exactamente como aparecen en la tarjeta.

Esté atento a los pecados que comienzan con el número "9."Un pecado que comienza con este número señala a una persona que no es ciudadana canadiense o residente permanente y que está autorizado a trabajar solo para un empleador en particular y un período de tiempo bajo una autorización de empleo válida emitida por inmigración, refugiados y ciudadanía Canadá.

Si un posible nuevo empleado es elegible para trabajar en Canadá y no tiene un pecado, diríjase a solicitar uno en una oficina de Service Canada.

Hacer que el empleado complete los formularios requeridos

Formulario TD1, Retorno de los créditos fiscales personales, determina cuánto impuesto se debe deducir de los ingresos laborales de una persona. Un nuevo empleado tiene que completar el TD1 federal y el TD1 provincial si se reclama más que la cantidad personal básica.

En Quebec, los empleados deben usar el TD1 federal y el formulario provincial TP1015.3-V, devolución de deducciones de origen. Consulte el formulario de presentación TD1 para obtener más detalles sobre quién tiene que completar este formulario y qué formulario pueden o deben usar.

Asegúrese de revisar la información sobre las deducciones de la nómina, incluidos el impuesto sobre la renta, el Plan de Pensiones de Canadá (CPP), el seguro de empleo y los beneficios imponibles.

Comunicar la hora de inicio y la información a su empleado

El día del nuevo empleado comenzará con una reunión con un supervisor o un recorrido por la instalación? ¿Hay algún equipo especial que tengan que traer o un código de vestimenta al que necesiten adherirse?? ¿Hay una nueva sesión de orientación de empleados o tutoría interna?? Llenar al nuevo empleado en cualquier detalle que se vea a su primer día en el trabajo aliviará su ansiedad y les hará un buen comienzo.

Iniciar un archivo para el nuevo empleado

Es una buena idea iniciar un archivo de empleados justo cuando comience su nueva contratación. Como empleador, va a recopilar registros de los empleados, como hojas de tiempo y evaluaciones de desempeño, y administrar formularios relacionados con la ejecución de la nómina, como los deslizamientos T4. Llevar los registros de su empleado a un inicio organizado ahorrará tiempo más tarde.