Gestión de eventos vs. Planificación

La gestión de eventos y la planificación de eventos se lanzan con frecuencia indistintamente a pesar de que son dos cosas muy diferentes. En pocas palabras, planificar y administrar no son los mismos. Mientras que los conjuntos de habilidades de estas dos funciones se superponen, son dos funciones distintas. Crea problemas para aquellos que tratan con clientes que piensan erróneamente que necesitan un gerente de eventos cuando lo que necesitan es un planificador de eventos. Y para aquellos clientes que tienen la impresión de que todos los gerentes de eventos también manejan la planificación de eventos. Así que aclaremos la confusión porque es importante que usted y sus clientes tengan la misma comprensión.

Lo que hay en un nombre?

La industria de planificación de eventos es alberga de numerosos títulos de trabajo y descripciones de trabajo. Planificador de eventos, planificador de reuniones, coordinador de eventos, planificador de convenciones y gerente de eventos, por nombrar solo unos pocos. La lista parece interminable. A medida que la industria crece, también lo hace la lista de funciones de trabajo.

Si bien el crecimiento del empleo siempre es algo bueno, la gama de funciones de trabajo de planificación de eventos y títulos de trabajo de gestión de eventos puede ser confuso para aquellos que comienzan en la industria. Es igualmente frustrante para los profesionales experimentados que se enfrentan a clientes que malinterpretan los servicios ofrecidos.

Evento planeado

Comencemos con la planificación de eventos. La palabra operativa clave aquí es planificación. Todos los eventos, desde duchas nupciales hasta celebraciones de cumpleaños de hitos hasta grandes reuniones corporativas, comienzan con un plan de algún tipo. Las discusiones iniciales con clientes con respecto a las ideas de eventos, temas, fechas deseables y pautas presupuestarias forman parte del proceso de planificación de eventos.

La planificación de eventos comienza al principio, desde las primeras etapas de concepto y continúa hasta el final hasta que se lleva a cabo el evento real. Y, sinceramente, durante unas semanas después del evento, como planificadores de eventos, concluyen los detalles y manejan los elementos de seguimiento. La planificación del evento implica trabajar estrechamente con el cliente para diseñar un evento que refleje la visión del cliente de la reunión y cumpla con el objetivo del evento. Los clientes que contratan a un planificador de eventos contratan a alguien para planificar todos los aspectos del evento, incluidos los detalles relacionados y los elementos de acción, y para ver ese evento hasta su finalización.

Las responsabilidades de planificación de eventos pueden incluir, pero no se limitan a:

• Seleccionar un tema general para el evento
• Desarrollar un presupuesto
• Seleccionando un lugar
• Negociar contratos de hotel
• Contratación de proveedores externos
• Planificación del menú
• Contratación de un proveedor
• Organizar para oradores invitados o entretenimiento
• Transporte de coordinación
• Elegir el esquema de color
• Desarrollo de invitaciones

La planificación de eventos es todo lo que se dedica a organizar un evento. Esta función cae bajo el paraguas más grande de la gestión de eventos.

Gestión de eventos

Cada tipo de evento está compuesto por numerosas piezas que se unen como piezas de un rompecabezas. Todas esas piezas finalmente se unen para crear un evento. Los eventos exitosos tienen todas esas piezas relacionadas que se unen en el momento correcto y en el lugar correcto, sin problemas, de acuerdo con el plan. Este proceso se llama gestión de eventos. Es, en términos simples, la gestión de proyectos del evento en sí.

La gestión de eventos implica crear, coordinar y administrar todos los diferentes componentes de un evento, así como los equipos de personas responsables de cada aspecto. Algunos aspectos de la gestión de eventos pueden incluir, entre otras,:

• Reservar una ubicación para un evento
• Coordinando vendedores externos
• Desarrollar un plan de estacionamiento
• Diseño de planes de contingencia de emergencia
• Garantizar el cumplimiento de los estándares de salud y seguridad
• Gestión del personal responsable de cada función
• Supervisión de la ejecución de un evento
• Monitoreo del evento
• Resolución de situaciones de eventos en el sitio

Los gerentes de eventos y los planificadores de eventos trabajan juntos

Definir estas dos funciones es desafiante porque, no solo están estrechamente relacionadas, las responsabilidades a menudo se superponen. Los planificadores de eventos individuales pueden ofrecer servicios de gestión de eventos, y los gerentes de eventos también pueden ofrecer planificación de eventos. Todo depende del planificador individual o el equipo de gestión de eventos corporativos, el lugar y el evento en sí mismo.

Es importante comprender las diferencias entre los dos y determinar qué servicios proporcionará. Por ejemplo; Si ofrece servicios de planificación de eventos para un evento a gran escala, trabajará con un gerente de eventos que coordinará sus servicios con los del gerente de catering, el equipo audiovisual, etc. Definir su papel y los servicios que proporcionará y comunicarlos claramente a clientes potenciales para evitar cualquier confusión durante el proceso de planificación.