Estructura de tarifas del planificador de eventos

Ya sea que esté comenzando un negocio de planificación de eventos para eventos sociales, eventos comerciales o una combinación de ambos, debe saber cómo cobrar por los servicios.

Varios factores se destinan a determinar su tarifa, incluidos los gastos de planificación de eventos y los gastos operativos, los salarios y las ganancias. Las tarifas varían en función de dónde opera su negocio, los tipos de proyectos que realiza y qué está dispuesto a pagar el mercado.

Formas en que los planificadores de eventos estructuran sus tarifas

Si desea comenzar un negocio a tiempo parcial o incluso a tiempo completo, hay aproximadamente cinco formas de estructurar su tarifa de evento y citar sus tarifas a sus clientes:

• Tarifa de proyecto plano
• Porcentaje de gastos
• Tarifa por hora
• Porcentaje de gastos más una tarifa por hora
• Tarifas comisionables

Para las siguientes explicaciones y ejemplos, supongamos que desea ganar un promedio de $ 75 por hora por sus servicios. 

Tarifas basadas en una tasa de proyecto plana

Muchos clientes prefieren saber cuánto costará un proyecto, incluido todas las tarifas.

Las tarifas planas del proyecto generalmente se usan para eventos envasados, como los que se encuentran con programas de marketing deportivo, y pueden calcularse por persona con muchas estipulaciones y advertencias. En este escenario, el cliente puede contratar directamente con el planificador de eventos para coordinar toda la logística, la restauración, el lugar, los gastos de alojamiento, etc.

Por ejemplo, suponga que está siendo contratado para organizar una gira histórica de un día para 15 invitados. Su cliente quiere que cita una tarifa plana por el transporte, una guía privada, almuerzo y cualquiera/todas las tarifas de admisión a los lugares. Sin embargo, también le piden que proporcione un desglose de alto nivel de cada elemento de gasto.

Como planificador de eventos, para ofrecer esto, debe obtener una tarifa fija determinando cuánto costarán todos los aspectos del proyecto. Debe negociar y calcular el costo de todos los servicios, incluido su tiempo, y citar un total combinado para gastos.

Esto pone la responsabilidad de administrar un presupuesto directamente sobre usted y requiere anticipar una variedad de escenarios en los que las circunstancias pueden cambiar. Es su responsabilidad y riesgo identificar los depósitos requeridos, pagar todos los servicios y tener responsabilidad por todos los acuerdos de servicio.

Tarifas basadas en un porcentaje de gastos

En promedio, los planificadores de eventos deben cobrar entre el 15 y el 20% del costo total de un evento como parte de su tarifa. Dependiendo de la complejidad del programa y la cantidad de tiempo que lleva planificar y ejecutar un evento, a veces esto es suficiente para cubrir todo el costo y la fuente de ganancias de un planificador.

Por ejemplo, suponga que está siendo contratado para organizar una cena privada en un restaurante exclusivo para 40 invitados con un promedio de $ 175 por persona. Estimemos que le lleva un total de 15 horas reunirse con su cliente, planificar, asistir y completar todo el seguimiento de este evento. Si cobra una tasa del 18% de los gastos totales, ganará un poco más que su tarifa por hora específica de $ 75/hora:

$ 175 x 40 Invitados = $ 7,000 x 18% = $ 1,260
15 horas x $ 75/hr = $ 1,125

Si el cliente está contratando directamente con usted para todos los servicios, el cargo de gastos de eventos subtotales al cliente sería un total de $ 8,260.

Tarifas basadas en tarifas por hora

Algunos clientes prefieren que el planificador de eventos cita una tarifa por hora para los servicios y estime el número total de horas para administrar y ejecutar un programa de cliente determinado. Puede parecer similar a la tasa de proyecto plana, pero permite una mayor flexibilidad por parte de ambas partes para ajustar a los cambios que pueden ser necesarios en el camino.

Muchos planificadores de eventos comerciales facturarán por hora por servicios. Permite a un cliente saber cuánto costará contratar sus servicios y permitirles calcular un presupuesto razonable. Con frecuencia, la razón de esto es porque el cliente quiere tener un mejor manejo de cualquier gasto inesperado.

Recuerde siempre definir parámetros cuidadosos en torno a las expectativas para que ambas partes estén de acuerdo en cuanto a qué servicios se proporcionarán. Como planificador de eventos, debe incluir una referencia a la facturación de todos los gastos comerciales razonables que se pueden incurrir.

Algunos planificadores de eventos pueden marcar los gastos operativos como envío, alquileres de automóviles y otros artículos de gastos misceláneos hasta un 15-20%. Si lo hace, debe revelar dichos marcados y obtener un acuerdo con su cliente por adelantado.

Cuando se trata de tarifas de planificación de eventos por hora, también es importante determinar con qué frecuencia puede facturar su tiempo.

Por ejemplo, supongamos que un cliente lo contratará en octubre para organizar un seminario de un día en marzo. Sus servicios están siendo contratados para obtener y negociar el lugar, los servicios de catering, A/V, y contribuir a la creación de contenido para un número limitado de elementos de comunicación (i.mi., invitaciones, agenda, formularios de evaluación, etc.).

Su cliente también está contratando para proporcionar administración en el sitio. Usted establece un acuerdo por adelantado que facturará por servicios identificados en diferentes momentos, y enviará facturas para todos los servicios realizados hasta la fecha.

Según este Acuerdo, usted y su cliente deben resolver una declaración de trabajo detallada que incluya las responsabilidades esperadas de ambas partes. Luego, puede estimar un presupuesto total de tantas horas más gastos razonables (tenga en cuenta lo que pueden incluir esos detalles).

Tarifas basadas en el porcentaje de gastos más tarifa fija/tarifa por hora

A veces se está contratando para organizar un evento, y por cualquier razón, el cliente prefiere una tasa basada en un porcentaje de gastos. Sin embargo, esto no es suficiente para cubrir el costo de su tiempo y servicios totales. En estas situaciones, es razonable presentar sus tarifas a un costo combinado en dos categorías diferentes.

Por ejemplo, un cliente lo contrata para organizar eventos asociados con una conferencia. Su tarea es organizar dos cenas privadas y una excursión de golf, cada una con 50 invitados. El costo total de estos eventos combinados cuesta aproximadamente $ 20,000, pero requiere aproximadamente 60 horas de su tiempo, y la complejidad de este proyecto puede justificar un margen de beneficio más alto. Teniendo eso en cuenta, puede llegar a su tarifa plana final y tarifa por hora con los siguientes cálculos:

Porcentaje de gastos estimado:
$ 20,000 x 18% = $ 3,600
Estimación de tarifa por hora:
60 horas x $ 75/hr = $ 4,500
Déficit por hora:
$ 3,600- $ 4,500 = -$ 900

Si tiene un déficit, como lo hicimos en el ejemplo anterior, puede optar por citar 15 horas para administrar la logística de múltiples proveedores externos. Su cita puede reflejar lo siguiente:

Gastos de eventos subtotales: $ 23,600
Tarifa fija: $ 1,125 (basado en 15 horas a $ 75/hora)

En este escenario, deberá determinar cuidadosamente que haya estimado sus horas de manera adecuada (una cuenta para cubrir los gastos operativos no estándar como el viaje personal). Como se esperaba, pocos clientes se complacen en ver aumentos en los gastos más adelante a menos que se proporcionen razones justificables.

Tarifas basadas en tarifas comisionables

Otra forma en que los planificadores de eventos pueden cobrar tarifas por servicios es asegurando el espacio de eventos a través de lugares que ofrecen una tarifa comisionable. Estas son tarifas que generalmente se proporcionan a los agentes de viajes para reservar boletos, habitaciones de hotel y otras formas de transporte.

Por ejemplo, muchos hoteles pueden extender una tarifa comisionable hasta hasta un 10% para habitaciones y otros gastos.

Aunque algunos planificadores de eventos adoptarán las tarifas comisionables como fuente de ingresos para ellos mismos, los clientes más salvos pueden cuestionar el sentido de lealtades del planificador de eventos cuando participen tarifas comisionables. Por esa razón, muchos planificadores experimentados limitarán cualquier selección de planificación que incluya una tarifa comisionable o negocie precios no comunicables para sus programas y aprobará esa fuente de ahorros directamente a los resultados de su cliente.

Además, algunos clientes pueden ser conscientes de que existen tarifas comisionables y no esperan que sus consultores externos facture a cualquiera de los otros métodos de facturación identificados que hemos esbozado y aún pagan una tarifa comisionable. En general, muchos planificadores de eventos no se considera una buena forma para "hacer dos veces" su flujo de ingresos de esta manera.

Si acepta las tarifas comisionadas, es mejor no cobrar las tarifas de su cliente por sus servicios utilizando métodos de facturación alternativos.

Hay escenarios en los que las tarifas comisionables tienen más sentido, como una organización o asociación más pequeña que puede estar contratando sus servicios para un evento o reunión de membresía y la mayor parte de las tarifas es pagada directamente por los asistentes en lugar de la organización.

Otro escenario puede ser si su cliente le está comprando regalos del cliente, y también puede ofrecer servicios de distribución de artículos promocionales. En ese caso, simplemente negocie los artículos promocionales y no cobre por sus servicios por hora a menos que su cliente conozca todos los cargos por adelantado.