Obtener apoyo de liderazgo ejecutivo en la gestión de proyectos

Los gerentes de proyectos tienen un trabajo difícil. Por la naturaleza de su papel, asumen la responsabilidad de formar un equipo efectivo para perseguir y tener éxito con nuevas iniciativas. Debido a que los proyectos pueden abarcar todo el trabajo realizado en una empresa, cada proyecto es una nueva aventura.

Uno de los factores más importantes que promueven el éxito del proyecto es la presencia de un patrocinador ejecutivo efectivo y comprometido. Si bien los gerentes de proyecto pueden saber que los patrocinadores ejecutivos hacen mucho para ayudar a un proyecto a tener éxito, muchos ejecutivos no entienden cómo pueden ayudar o qué hacer.

Responsabilidades del patrocinador ejecutivo

El patrocinador ejecutivo es esencial para el éxito de un proyecto. Hay muchas razones por las que los proyectos fallan, pero la falta de apoyo en una organización no debería ser una de ellas. Los patrocinadores ejecutivos deben:

• Suponga la responsabilidad a nivel ejecutivo del resultado de un proyecto
• Carta el proyecto y conferir autoridad al gerente del proyecto y los miembros del equipo central
• Apoyar la búsqueda de recursos y visibilidad del equipo del proyecto
• Garantizar la presencia y apoyar los valores efectivos del equipo, incluida la responsabilidad y la transparencia
• Apoyar al equipo ante dificultades extraordinarias
• Defender al equipo del proyecto contra la interferencia organizacional
• Mantente involucrado e interesado
• Ser responsable tan responsable como el gerente del proyecto y los miembros del equipo si la iniciativa es un fracaso

Presencia del patrocinador ejecutivo

En ausencia de un patrocinador ejecutivo de apoyo, todas las responsabilidades anteriores caen en el gerente de proyectos ya sobrecargado, que generalmente carece de la influencia con otros gerentes o ejecutivos que pueden ser resistentes al proyecto.

La falta de un patrocinador efectivo aumenta el riesgo de problemas del proyecto, incluidos, entre otros, el fracaso, el rendimiento subóptimo, el aumento de los costos y los objetivos de calidad, y el posible aumento de la agitación del equipo.

En pocas palabras, la presencia de un patrocinador ejecutivo efectivo es un fabricante de diferencia positiva para el proyecto que han patrocinado. Dada la importancia obvia del papel, podría ser razonable suponer que la mayoría de las organizaciones toman su trabajo con patrocinadores ejecutivos en serio.

Tratamiento organizacional del papel

Si bien sería razonable esperar que la mayoría de las empresas muestren prácticas maduras en torno al papel del patrocinador ejecutivo en una era en la que las prácticas de gestión de proyectos están bien establecidas, la situación es exactamente lo contrario.

• Muchas empresas no tienen prácticas formales en torno al patrocinio ejecutivo
• Pocas empresas tienen cualquier capacitación formal o descripción estandarizada para el papel y las responsabilidades del patrocinador
• Raro es la empresa que brinda capacitación para sus patrocinadores ejecutivos
• Hay poco acuerdo consistente sobre la responsabilidad del patrocinador del éxito del proyecto
• La mayoría de los gerentes de proyecto expresan frustración por la falta de apoyo de sus patrocinadores

Según el Instituto de Gestión de Proyectos en 2018, el 38% de las organizaciones encuestadas no tenían patrocinadores ejecutivos activos para proyectos.

Si bien el estado actual de la práctica del patrocinio ejecutivo puede dejar espacio para mejorar, los gerentes de proyectos no tienen más remedio que seguir adelante con sus iniciativas. Sin embargo, hay algunos pasos que los gerentes de proyecto pueden tomar para reclutar el apoyo ejecutivo muy necesario.

Pasos para obtener apoyo ejecutivo

1. Reclutar a un patrocinador. Si su proyecto tiene implicaciones estratégicas para su empresa, ya sea directamente para los clientes o indirectamente al permitir actividades internas más eficientes y efectivas en apoyo de los clientes, debe reclutar un patrocinador. Trabaje directamente con su informe a gerente o el jefe de su oficina de gestión de proyectos para reforzar la importancia del proyecto y solicitar ayuda. Haga hincapié en el papel y las responsabilidades del patrocinador, y apunta a la investigación de la industria que correlaciona el éxito del proyecto y el patrocinio efectivo.
2. Entrena a tu patrocinador. Enfatizar el papel del patrocinador como estratégico, no táctico o como figura decorativa. La mayoría de los ejecutivos entran en el papel de un patrocinador sin capacitación formal o incluso contexto para sus responsabilidades. Mientras está en el papel algo incómodo de capacitar a un ejecutivo, la mayoría de estas personas apreciarán su contexto y orientación. Los problemas de responsabilidad, el refuerzo de valores y la protección del equipo deben ser su enfoque principal al encabezar su patrocinador ejecutivo.
3. Participar activamente e involucrar a su patrocinador. Las mejores relaciones de gerente de proyectos y patrocinador ejecutivo son altamente interactivos. Es importante que las dos partes establezcan un protocolo de comunicación claro para las actualizaciones sobre las actividades del proyecto, así como la señalización y la respuesta a las emergencias. El gerente del proyecto debe alentar al patrocinador ejecutivo a asistir a las reuniones de estatus o equipo de vez en cuando para mostrar un interés genuino y servir como una animadora activa para la organización para los éxitos del equipo.
4. Solicite el apoyo de coaching de su patrocinador. Siempre es útil tener a alguien con más experiencia de la que observa y ofrece comentarios y entrenamiento constructivos y positivos sobre su desempeño.
5. Aproveche el patrocinador cuidadosamente para los grandes problemas. Tenga cuidado de no recurrir a su patrocinador demasiado para cuestiones tácticas. El mejor uso de su patrocinador es ayudar a asegurar recursos, servir como portavoz del equipo del proyecto para el grupo de gestión más amplio y ayudarlo a reforzar los valores esenciales del equipo.

El campo final

El papel del patrocinador ejecutivo es una de las piezas importantes del rompecabezas para el éxito de las iniciativas del proyecto. Los gerentes de proyecto exitosos comprenden cuán importante es este papel y trabajan para obtener apoyo ejecutivo en el nivel e intensidad correctos.

Si el patrocinador está ausente o vago, tómalo para reclutar y/o capacitar a tus patrocinadores ejecutivos para apoyarte a ti, a tu equipo y a tu empresa para el éxito.