Aprovechar el poder de un programa de sugerencia de empleados

Un programa de sugerencia de empleados bien construido lanzado con compromiso organizacional, claridad y comunicación en curso puede tener un impacto positivo en el resultado final de una empresa e infundir a sus empleados con motivación y entusiasmo.

Un programa de sugerencia de empleados indefinido y mal concebido, lanzado apresurado, puede desactivar a las personas y generar malas voluntad, cinismo y malentendido. Este es el destino de muchos programas de sugerencia de empleados lanzados sin pensar a través de un cuadro de sugerencia de empleados. Así que planifica primero.

¿Su empresa necesita un cuadro de sugerencia??

Antes de lanzar un programa de sugerencia de empleados, considere su cultura corporativa. ¿Recibe ideas frescas y reflexivas??

Si las sugerencias de los empleados ya se filtran en la superficie en las reuniones del personal y en una conversación casual, se requieren métodos más informales para cultivar nuevas ideas para entonces un programa de sugerencia de empleados en toda regla o un cuadro de sugerencia. Por ejemplo:

• Programe sesiones de lluvia de ideas departamentales.
• Genere ideas sobre temas específicos durante su reunión semanal de personal.
• Establezca un almuerzo mensual para que cada empleado envíe al menos una idea.
• Solicite a los gerentes que traigan tres ideas de empleados a la reunión de cada gerente.

Si necesita hacerlo mejor, comience por preguntar qué hay de su cultura es sofocante ideas? Su programa debe eliminar o eludir esos obstáculos antes de comenzar, o cualquier programa de sugerencia de empleados está destinado a fallar.

Cómo configurar un equipo de revisión

Los programas exitosos de sugerencias de empleados requieren gestión. Configure un equipo interfuncional con el poder de implementar las sugerencias que recibe. El equipo debe revisar las sugerencias y reconocer su recibo dentro de las 48 horas. Si este equipo es todos los gerentes o todos los directores, puede percibirse como un cambio fuera de contacto o bloquear. Por lo tanto, las personas deben estar dispuestas a cambiar y estar dispuestas a preguntar "por qué no" en lugar de "por qué"?

Todos los departamentos, especialmente las finanzas, deben estar representados. Si los gerentes o directores revisan sugerencias, realice la revisión parte de una reunión programada regularmente, con sugerencias distribuidas y consideradas de antemano. Si un equipo de empleados interfuncional es su vehículo de revisión de sugerencias seleccionado, la elección de los miembros del equipo para el equipo de revisión de sugerencias debe incluir los puestos que reflejan cómo se realizan generalmente los negocios en su cultura.

Si el equipo se reúne más a menudo de mensualmente, se convierte en más trabajo de lo que las personas generalmente están dispuestas a hacer. Rotar miembros de este equipo 4-6 veces al año, pero no todos los miembros a la vez.

Pasos para el éxito

Establecer áreas para sugerencias: Establezca pautas para temas abiertos a sugerencias, a menos que desee alentar solo cosas como "colocar una máquina de helados en el comedor" o "déjenos ir a casa temprano los viernes."Es probable que estos incluyan ideas que afecten el ahorro de costos, la calidad, la productividad, las mejoras de los procesos, la generación de ingresos y la mejora de la moral.

Comunicar el proceso de envío y revisión: Comparta públicamente todas las pautas y especialmente los objetivos que está tratando de lograr al comenzar un programa de sugerencia de empleados.

Requerir detalles sobre la implementación: Es fácil sacar una idea, por lo que requiere una explicación de la sugestion de cómo creen que debería implementarse. No necesitas un plan de acción completo, pero más de una oración o dos.

Solicitar un impacto potencial: Requiere "por qué" y "cómo" la idea afectará a la empresa, incluido un análisis de ahorro de costos. Pero mantenga el proceso simple. No apague a los empleados del principio con un formulario de tres páginas que parece oneroso.

Tratar de manera diferente cuando es el trabajo del empleado: Los empleados siempre deben estar pensando en formas de mejorar su propio trabajo sin tener que ejecutarlo más allá de un equipo de aprobación. Dé a los gerentes una forma de recompensar a las personas que presentan ideas que deben implementarse de inmediato, pero se ajustan a los objetivos del programa de sugerencias.

Pon a un empleado a cargo: Designe un administrador para el programa de sugerencias de empleados que se asegurará de que el proceso se mueva según lo prometido y no se ve empantanado por un comité de revisión ineficiente que elimina la moral.

Designar un campeón de la alta gerencia: Esto da credibilidad al programa de sugerencia de empleados y hace que los sugerentes se sientan importantes.

Premios y reconocimientos

La recompensa por las sugerencias implementadas debe definirse claramente en la parte delantera. Si la idea del empleado ahorra dinero a la empresa, en muchos programas de sugerencias de empleados el empleado recibe un porcentaje de los ahorros de costos. Este premio puede igualar el 5-20% de los ahorros de costos probados.

Reconocer que los ahorros de costos son difíciles de "probar" si no tiene buenos números que definan el proceso antes de implementar la sugerencia de los empleados. A menudo, el primer paso en una implementación de sugerencias de ahorro de costos es "medir" el proceso para asegurarse de saber cómo está funcionando actualmente.

Otras ideas de proceso menos medibles necesitan una recompensa estándar designada. A menudo, lo más importante para el empleado es el reconocimiento.

Las recompensas pueden incluir mercancías con el logotipo de la compañía, certificados de regalo, almuerzo con un gerente de la elección del empleado, una cena trimestral de premios y apunta a comprar artículos más caros de catálogos.

De hecho, dada la dificultad de medir el resultado de muchas sugerencias de empleados, algunas compañías ofrecen estas recompensas de reconocimiento incluso cuando las ideas agregadas al resultado final sustancialmente. Esto no es tan motivador como el empleado que recibe una parte de los ahorros realizados durante un período de tiempo definido.

Comentarios en su programa de sugerencias de empleados

Hacer los comentarios a las personas con sugerencias privadas, especialmente si la idea es rechazada. De lo contrario, es poco probable que las personas se pegan el cuello ofreciendo sugerencias fuera de lo ordinario que posiblemente son los más fructíferos.

Cuando se implementa la sugerencia de un empleado y resulta en una recompensa, reconoce públicamente la contribución en una reunión del personal, con el permiso del empleado involucrado. Además, puede publicar la sugerencia de los empleados, los nombres de los empleados en el equipo de implementación y la recompensa dada.

En muchas organizaciones, las sugerencias parecen desaparecer en un agujero oscuro del que no pueden surgir durante los meses, un fracaso garantizado para el programa de sugerencias de empleados.

Mantener a los participantes del Programa de sugerencias de empleados al tanto del progreso de sus sugerencias es más importante que proporcionar al Sugester respuestas rápidas. Los empleados solo quieren saber qué está sucediendo con sus ideas.

Un enfoque popular para la implementación de sugerencias es incluir el Suggester en cualquier equipo de implementación. Esto también mantiene las sugerencias entre razonables. Como mínimo, si se acepta una sugerencia, establezca una línea de tiempo de implementación que el Suggester entienda.

Más consejos para un programa de sugerencias exitoso

Los programas de sugerencia de empleados deben enfatizar la calidad sobre la cantidad de sugerencias. Muchos programas fomentan lo contrario, causando desánimo cuando no suministran muchas cosas por el dinero y el tiempo invertido.

No se recomiendan sugerencias anónimas de empleados. La gente debería estar dispuesta a respaldar públicamente sus ideas. Ese es el tipo de cultura de la empresa que necesita para alentar a crear una organización exitosa.

Recompensa no solo a los empleados que presentan ideas ganadoras. Recompensa y reconozca a los gerentes y supervisores que hacen el mejor trabajo al alentar las sugerencias de los empleados y al salir del progreso.

Las ideas que cambian el juego provienen de todas partes. Considere incluir a los clientes y proveedores como sugerentes, especialmente a medida que madura su programa de sugerencia de empleados.