Requisitos de informes de la ley de atención médica para empleadores

La Ley de Atención Médica de 2009, la Ley de Atención Aseza (ACA), incluye varias disposiciones relacionadas con la presentación de informes de los beneficios de atención médica por parte de los empleadores a los empleados.

Algunos de los requisitos son para todos los empleadores, y algunos requisitos adicionales son para empleadores más grandes. El IRS administra los procesos e informes bajo esta ley.

Requisitos de informes del empleador para beneficios para la salud de los empleados

Todos los empleadores deben informar el costo de los beneficios de salud proporcionados por el empleador a los empleados en el Formulario W-2, y presentar formularios W-2 para todos los empleados con la Administración del Seguro Social.

Además, los grandes empleadores (según lo definido por el IRS) deben otorgar un informe anual a los empleados en el Formulario 1095-C y un archivo que informa con el IRS.

Requisitos de informes para todos los empleadores

El IRS requiere que todos los empleadores denuncien el costo de la cobertura de atención médica a los empleados en el Código DD en el formulario W-2 de los empleados, el informe salarial anual distribuido a los empleados y se presentó a la Administración del Seguro Social cada año.

Ingrese el monto de esta cobertura de atención médica en el formulario W-2 del empleado, específicamente utilizando el código DD, que es el costo de la cobertura de salud patrocinada por el empleador. Informe tanto la parte pagada por su empresa como por el empleado.

Al informar, incluya el valor de cualquier cobertura médica, dental y de visión que pueda pagar. Incluir tanto las porciones del empleador como de los empleados del costo; En otras palabras, el costo total del plan, sin importar quién lo pague.

No tiene que emitir un W-2 si la información de atención médica en el código DD es lo único que está informando, como para un jubilado, por ejemplo.

Si olvidó incluir el costo de los beneficios de atención médica en el empleado W-2S, deberá presentar formularios W-2C para corregir este error.

El IRS tiene una tabla útil que muestra todos los tipos de coberturas de salud que deben incluirse en el total en el formulario W-2.

Impuestos y beneficios de atención médica

Antes de calcular los beneficios de atención médica de los empleados y ingresarlos en el Código DD del Formulario W-2, necesitará saber qué está sujeto a impuestos para los empleados.

Los costos pagados por los empleadores por seguro de salud no están sujetos a impuestos para los empleados, ya sea por impuestos federales sobre la renta o impuestos FICA (Seguridad Social y Medicare). Estos beneficios tampoco se consideran salarios para fines de impuestos de desempleo. (Existen requisitos especiales para los empleados de S Corporation.)

Asegúrese de informar a los empleados que la cantidad en el código DD no afecta sus impuestos. El informe es solo para fines de información, para mostrar a los empleados el valor de sus beneficios de atención médica.

Requisitos de informes para grandes empleadores

¿Qué es un gran empleador??

El IRS llama a los grandes empleadores que aplican a los grandes empleadores (ALE), lo que significa que deben cumplir con los requisitos específicos de informes de ALE para fines de la Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio. Su negocio puede ser una cerveza un año y no el siguiente porque el requisito se determina en cada año calendario, dependiendo del número promedio de empleados para el año anterior.

Si su empresa tiene 50 o más empleados equivalentes a tiempo completo, se le considera un "empleador grande aplicable" (ALE) con el fin de informar y para los efectos de la responsabilidad compartida del empleador.

Los empleados a tiempo completo se consideran aquellos que trabajan, en promedio, al menos 30 horas por semana. Si tiene empleados a tiempo parcial, combina horas de tiempo parcial para obtener lo que se llama un número equivalente a tiempo completo de empleados.

Grandes responsabilidades del empleador bajo ACA

Si su negocio es una cerveza, debe hacer uno de los siguientes.

• Ofrecer cobertura de atención médica "asequible" a los empleados a tiempo completo. Esa cobertura debe proporcionar "valor mínimo."
• Realice el pago de responsabilidad compartida del empleador (ESR) al IRS. Este pago debe realizarse si al menos un empleado a tiempo completo recibe un crédito fiscal superior por comprar cobertura individual en un intercambio de atención médica.

Qué grandes empleadores deben informar a los empleados

Estos son los detalles sobre lo que debe informar a los empleados y cuándo.

1. Una declaración a los empleados sobre la cobertura de seguro de salud ofrecido a los empleados. Esta declaración, en el Formulario 1095-C del IRS, debe ser (a) dada a cada empleado y (b) informado al IRS.
2. Si su empresa autoinsivia su plan de atención médica, debe proporcionar una declaración al IRS sobre esta cobertura. Deberá usar la Sección III del formulario 1095-C para este propósito.

La presentación de 1095-C formulará electrónicamente

Si está presentando menos de 250 de los formularios 1095-C con el IRS, no tiene que presentarlos electrónicamente. Si está presentando más de 250 formularios, debe archivarlos electrónicamente.

El IRS tiene un sistema especial de interfaz de usuario para la información de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio devoluciones que puede usar.

Informes de plazos para 1095-C

Los informes en el Formulario 1095-C se deben para el año calendario anterior. Por ejemplo, el formulario debía presentarse ante el IRS antes del 28 de febrero de 2019 para 2018. Asegúrese de estar utilizando el formulario correcto para el año que está informando, no el año en que está completando el formulario.

Informes a los empleados: Debe dar a cada empleado una copia del Formulario 1095-C para el año calendario anterior antes del 31 de enero.

Informando al IRS: El Formulario 1095-C del IRS debe presentarse ante el IRS antes del 28 de febrero (31 de marzo si se presenta electrónicamente).

Formulario 1095-C Detalles

Formulario 1095-C requiere la siguiente información.

• Nombre del empleado, dirección y número de identificación fiscal
• Dirección del nombre del empleador, información de contacto y EIN
• Ofertas de cobertura de empleados, total año y mes por mes
• Contribución requerida por el empleado, total año y mes por mes
• Para los empleados, identificación y meses de cobertura cubiertos de planes autoasegurados

Las instrucciones para el Formulario 1095-C dan más detalles sobre los requisitos para este formulario.

Ya sea que sea un empleador pequeño o una gran empresa, tómese el tiempo para conocer la Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio y cómo afecta su negocio.

La información sobre los requisitos del empleador de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio es complicada y sigue cambiando, y cada situación comercial es única. Consulte con sus asesores de impuestos, seguros y legales antes de implementar cualquiera de estos requisitos de informes.