¿Cuánto tiempo debe mantener los archivos de los empleados??

Uno de los hechos importantes sobre los recursos humanos es que tienes toneladas de papeleo. Toneladas, toneladas y toneladas. De acuerdo, mucho de esto es electrónico en estos días, pero el principio permanece. RRHH hace mantenimiento de registros. Y necesitas mantener esos registros. Pero la pregunta básica que debe hacer es cuánto tiempo debe mantener los archivos de los empleados?

Estas son las pautas básicas para el mantenimiento de registros de recursos humanos. Sin embargo, recuerde que las leyes estatales pueden variar de estas pautas. Si las leyes estatales y las leyes federales entran en conflicto, siempre mantenga los registros en función de cualquier requisito que sea más largo. Es mejor mantener algo durante demasiado tiempo que no lo suficiente.

Los siguientes estándares de retención de registros se basan en la información de la Sociedad de Gestión de Recursos Humanos (SHRM).

¿Cuánto tiempo debes seguir contratando registros?

Debe guardar todos los currículums, notas de entrevista, solicitudes y publicaciones de trabajo, e incluso un registro de sus búsquedas a través de su sistema de seguimiento de solicitantes durante un año después de la decisión de hacer una oferta de trabajo. Entonces, si entrevista a un solicitante, y todo el proceso se prolonga durante tres meses, no es hasta que se tome la decisión de contratación final de que el reloj comienza a marcar.

¿Por qué tienes que hacer esto?? Si alguien alguna vez cuestiona su decisión de contratación, deberá demostrar que no estaba discriminando ilegalmente de ninguna manera, forma o forma. Leyes como la Ley de Americanos con Discapacidades, Título VII, y muchos otros requieren que demuestre que cumple con. Mantener estos registros te ayuda a hacer esto.

¿Cuánto tiempo debe mantener los registros de la prueba de drogas?

Si necesita pruebas de drogas para el pre-empleo, los resultados de la prueba son parte del registro de contratación, y debe mantener una copia de ellas durante un año. Si realiza pruebas de drogas adicionales, ya sea debido a un incidente que ocurre en el trabajo o como parte de una verificación aleatoria, también debe mantener estos registros durante un año.

Sin embargo, si está sujeto a las regulaciones del Departamento de Transporte, entonces el marco mínimo para mantener registros de pruebas de drogas es de cinco años.

¿Cuánto tiempo debe mantener la nómina/las tarjetas de tiempo, etc.??

La ley requiere que mantenga estos registros durante tres años, pero las demandas recientes significan que sería más inteligente para usted mantenerlos por más tiempo. Desea mantener un registro de cuánto se pagó a cada empleado y cuántas horas trabajaron durante todo su mandato en su empresa. Mantenga sus registros durante al menos cinco años después de que el empleado se vaya, independientemente de la razón.

Para los empleados exentos, por supuesto, no necesita mantener los registros de tiempo, ya que su pago es el mismo independientemente de la cantidad de horas trabajadas.

Sin embargo, si alguna vez clasificó erróneamente a un empleado como exento cuando él o ella no debería haber estado exento, estos registros trabajados de las horas pueden guiarlo para pagar horas extras adeudadas. Asegúrese de incluir cómo la empresa calculó el pago. Por ejemplo, debe rastrear si era salario recto, salario más comisión, tiempo extra, trabajos a pie o pago por hora recta.

Debe hacer esto no solo para las preguntas de pago e impuestos, sino que muchas otras decisiones dependen de la cantidad de horas trabajadas. Por ejemplo, la elegibilidad para FMLA depende de la cantidad de horas trabajadas en un año. Si tiene un empleado exento a tiempo parcial, es posible que desee considerar requerir la grabación de tiempo para determinar la elegibilidad de FMLA. También debe poder demostrar que pagó a sus trabajadores durante todas las horas que trabajaron.

¿Cuánto tiempo debes mantener el Formulario I-9?

Mantenga el formulario I-9 del empleado, almacenado por separado de los registros de su personal, durante tres años después de contratar al empleado y durante un año después de la terminación del empleo, lo que sea más tarde. 

Mantiene estos formularios separados de los archivos de personal, por lo que si el gobierno solicita verificarlos, los trabajadores no tendrán acceso al resto de la información en los registros de personal del empleado.

¿Cuánto tiempo debe mantener la información de los beneficios de salud/pensión?

Debe mantener los registros de sus planes para todos sus beneficios por un mínimo de seis años. Los tribunales han sostenido que si un empleado lo demanda, diciendo que él o ella merece una pensión más alta, por ejemplo, es responsabilidad del empleador demostrar que no debe más, no la responsabilidad del empleado para demostrar que lo hace. Mantenga todas esas descripciones de planes de resumen.

Si tiene ex empleados que son elegibles para Cobra, extendiendo sus beneficios para la salud, también debe mantener esos registros durante seis años solo para estar seguro. La ley no especifica la retención, pero dado que esto podría aplicarse bajo la Ley de Seguridad de Ingresos de Jubilación de Empleados (ERISA), esta ley requiere retención durante seis años. Para estar en el lado seguro, no tire esos récords.

Consulte el Instituto de Información Legal de la Facultad de Derecho de Cornell para la Ley de Seguridad de Ingresos de Jubilación de Empleados (ERISA) para aclarar.

¿Cuánto tiempo debes mantener los registros de FMLA?

Cuando un empleado solicita FMLA, debe mantener ese rastro de papel, incluso si niega la licencia durante tres años. Asegúrese de realizar un seguimiento de la licencia de cada empleado: cuando comenzó y cuánto tiempo se usa. Si el empleado tiene FMLA intermitente, asegúrese de rastrear cada licencia y documentar la cantidad de horas utilizadas. Las fechas y el número de horas deben documentarse. Recuerde, la licencia intermitente se puede usar durante unas horas en un día, o unos días a la semana. Documentarlo todo y mantener esos registros.

Recuerde, esta no es una lista completa y se aplica solo a los estatutos federales. Puede estar sujeto a leyes de retención de registros adicionales si, por ejemplo, es un contratista federal o su estado tiene diferentes estándares. En caso de duda, no lo desanime.

Puede acceder a recursos adicionales sobre el mantenimiento de registros e informes obligatorios en la Sociedad de Gestión de Recursos Humanos (SHRM).

Tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque autorizada, no está garantizada para su precisión y legalidad. El sitio es leído por una audiencia mundial y las leyes y regulaciones de empleo varían de estado a estado y país a país. Busque asistencia legal o asistencia de los recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales, para asegurarse de que su interpretación legal y las decisiones sean correctas para su ubicación. Esta información es para orientación, ideas y asistencia.