Cómo convertirse en un planificador de eventos

Ser un planificador de eventos no se trata de organizar fiestas; Se trata de crear programas que aborden el propósito, el mensaje o la impresión de que su cliente está tratando de comunicarse.

Los planificadores de eventos trabajan largas horas para organizar y ejecutar los detalles de prácticamente todos los formatos de reuniones, incluidos seminarios privados, conferencias públicas, ferias comerciales de la industria, retiros de empleados y más.

La industria de planificación de eventos

Un estudio de 2018 realizado por el Consejo de la Industria de Eventos informó que los eventos comerciales globales generaron más de $ 1 billón de gastos directos y apoyaron 10.3 millones de empleos a nivel mundial. Estados Unidos lideró el mundo en la producción total de eventos, seguido de China y Alemania.

El u.S. La Oficina de Estadísticas Laborales define tres categorías principales de planificación profesional: para reuniones, convenciones y eventos. En 2018, el pago mediano para cada tipo de planificador fue de $ 49,370 por año.Las tareas específicas requeridas variarán según la industria específica, pero todos los planificadores generalmente serán responsables de las siguientes tareas:

• Reunirse con los clientes para comprender por qué están celebrando una reunión o evento
• Planifique los detalles del evento, incluida su hora, ubicación y costo
• Solicitar ofertas de lugares, proveedores y otros proveedores de servicios
• Visite lugares para garantizar la usabilidad y que cumplan con los requisitos
• Coordinar habitaciones, menú, obsequios de productos, transporte y otros servicios
• Supervisar todas las actividades para garantizar que todos estén satisfechos
• Revisar facturas, facturas y aprobar pagos

"Los planificadores de eventos [específicamente] coordinarán celebraciones como aniversarios, reuniones y otros grandes eventos sociales, así como eventos corporativos, incluidos lanzamientos de productos, galas y ceremonias de premiación.También hay planificadores de eventos sin fines de lucro que planean grandes eventos con el objetivo de recaudar donaciones para una organización de caridad o defensa. Los eventos pueden incluir banquetes, carreras de caridad y unidades de comida."

Habilidades de planificación de eventos

Para tener éxito, los planificadores de eventos deben poseer una variedad de habilidades. Lo más importante, deben sobresalir con comunicaciones verbales y escritas y tener habilidades excepcionales de gestión de la organización y tiempo. También es esencial para ellos tener experiencia en gestión de proyectos y poder realizar múltiples tareas. 

Los autosuficientes que trabajan muy bien con un equipo y pueden permanecer tranquilos y agradables bajo presión también tienden a sobresalir como planificadores de eventos. La negociación, el presupuesto y las habilidades de gestión del personal son necesarias, además de poder interactuar con todos los niveles de gestión. Los planificadores de eventos exitosos han desarrollado sensibilidades cuando se trata de la selección del lugar, la catering, la producción, el entretenimiento, los regalos, el transporte, el alojamiento y los servicios de la conferencia.

Grado requerido

Aquellos que siguen una carrera en la planificación de eventos provienen de una variedad de profesiones y antecedentes académicos. Muchos empleadores prefieren una licenciatura en gestión de hospitalidad, administración de empresas, marketing, relaciones públicas o comunicaciones. Sin embargo, muchos planificadores comienzan en otras profesiones o ingresan a través de roles administrativos que incluyen responsabilidades de planificación de reuniones.

Si desea aumentar sus calificaciones, considere tomar el examen de designación de Profesional de Reuniones Certificadas (CMP) o obtener su designación de Profesional de Reuniones Gubernamentales Certificadas (CGMP). La credencial CMP y CGMP está disponible para planificadores de eventos de convenciones, reuniones y exhibiciones.

Empezando

Planifique su traslado a la planificación del evento de la misma manera que planificaría su próximo evento con una estrategia y documentación detallada. Comience con estos pasos: 

• Para obtener una valiosa experiencia, ofrece voluntario su tiempo con una organización sin fines de lucro u otra empresa como una empresa de catering, florista, diseñador de eventos u otro planificador de eventos.
• Si ya está planeando eventos para otro organizador de eventos, avance hacia asumir más responsabilidad. A menudo es tan simple como pedirle a su gerente más trabajo en el contexto de su próximo evento.
• Únase a asociaciones como Meeting Planners International o la International Live Events Society para establecer contactos. Cuantas más personas conozcas y más relaciones desarrolles en la industria, más fácil será construir tu carrera como planificador de eventos.
• Cree una cartera de eventos para mostrar su experiencia y conocimiento.
• Además de desarrollar relaciones con otros planificadores de eventos, se reduzca con proveedores externos o socios. Los proveedores, músicos o personalidades de los medios pueden aumentar su exposición y círculo de influencia.

La organización y las prácticas de gestión del tiempo de su propia vida son un indicador claro para otros de su habilidad para la planificación de eventos. Ya sea que esté entrevistando para trabajar para otro negocio de planificación o comenzando y cultivando su propio suyo, su objetivo será mantener la calma, la organización y siempre a tiempo.