Cómo crear un plan de recuperación de desastres para su negocio

Un plan de recuperación de desastres es un documento que detalla cómo su negocio se recuperará de un evento catastrófico.

Cuando esté seguro de que todos sus empleados son sanos y sanos después de que ocurra un desastre, la implementación de su plan de recuperación de desastres debe ser su primer pedido de negocios. Una recuperación oportuna y bien planificada puede marcar la diferencia entre la bancarrota y la supervivencia de su negocio.

Hay muchos tipos diferentes de eventos catastróficos. Los siguientes pasos se centran en crear un plan de recuperación de desastres que puede usar si pierde su oficina pero no las capacidades de producción de su negocio. Por ejemplo, un enfoque similar al siguiente sería apropiado si un incendio u otro evento destruyera las oficinas comerciales para un negocio de fabricación, pero no para la fábrica.

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Hacer una lista de trabajos críticos

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El primer paso para crear un plan de recuperación ante desastres es hacer una lista de todos los trabajos de oficina que tendrían que ser reubicados en una ubicación alternativa para que el negocio pueda continuar funcionando.

Luego, marque con una estrella o asterisco esos trabajos que consideraría críticos para seguir funcionando si estuviera en una situación de recuperación ante desastres.

Por ejemplo, los representantes de servicio al cliente y el personal de contabilidad deben marcarse como críticos, mientras que las personas de telemarketing que realizan llamadas de ventas salientes pueden ser secundarias.

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Inventario Equipo de oficina necesario

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Para cada empleado, enumere solo los equipos y muebles de oficina esenciales que necesitan para realizar sus trabajos. Recuerde, en caso de desastre, el espacio, el dinero y el tiempo serán con una prima.

Concéntrese en los elementos verdaderamente necesarios y no en todos los elementos que usan actualmente. La lista de recuperación de desastres podría incluir lo siguiente:

• Escritorio y silla
• Computadora
• Software de ordenador 
• Teléfono
• Sistema de punto de venta

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Equipo de soporte de inventario

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A continuación, eche un vistazo al equipo de oficina esencial que se usa detrás de escena. Los teléfonos en los escritorios de los representantes de servicio deben conectarse a la red del teléfono.

Las computadoras en la oficina deben conectarse a algún tipo de servidor o aplicación que permita que se realicen pedidos, se envíen materiales, se realizarán los servicios, las facturas que se enviarán por correo o la nómina.

Camine por su oficina y verá las cosas que unen su negocio.

Su lista de recuperación de desastres puede incluir los siguientes elementos:

• Servidores de respaldo
• Copias de software importante
• Copias de seguridad de datos
• Sistema telefónico comercial
• Oficina segura
• Dinero diario de start-up cajón de efectivo

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Planifique el espacio de oficinas alternativo

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Ahora que tiene una lista de personas, muebles y equipos, necesitará un lugar físico para ponerlos.

Esto no significa que tenga que alquilar espacio de oficina y dejar que se sienta vacío. Lo que significa es que ya debería haber investigado varios lugares alternativos para reubicar su oficina en caso de un desastre.

Las alternativas pueden incluir cualquiera o la siguiente:

• Agente inmobiliario local con una lista de espacios de oficina vacantes disponibles
• Un acuerdo con un negocio vecino para compartir espacio de oficina si un desastre ataca
• Una opción de reubicación dentro de su empresa (por ejemplo, reubicación a una parte vacía del almacén)
• Un plan que permite a los empleados trabajar de forma remota desde casa o desde un espacio local alquilado hasta que se restaura la oficina
• Una lista de espacios de coworking en el área

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Seguro y presupuesto

¿Está visualizando sus ideas de ahorro de dinero correctamente??.

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Después de decidir dónde poner a las personas, deberá comenzar a comprarles lo que necesitan hacer sus trabajos si ha sido destruido.

Estime cuánto costará reemplazar cada pieza de la lista de equipos de oficina necesarios que creó en el paso dos.

El tiempo que pasa ahora en esta tarea se afeitará los días libres del proceso de recuperación más adelante porque podrá proporcionar una lista a su compañía de seguros que detalla exactamente lo que necesita, y es probable que recibirá un cheque de seguro antes.

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Compártalo y guárdelo fuera del sitio

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El mejor plan de recuperación de desastres no le servirá bien si se quema en el fuego o nadie puede encontrarlo.

La mejor estrategia es compartir su plan de recuperación de desastres con al menos otra persona en su negocio y asegurarse de que al menos una copia se almacene digitalmente o fuera del sitio.

Almacene copias de cualquier software crítico, copias de seguridad de datos y archivos o documentos necesarios digitalmente utilizando un servicio basado en la nube, o guárdelos en un disco duro de copia de seguridad que se mantenga en un lugar seguro fuera de la oficina.