Cómo crear un manual voluntario para su organización sin fines de lucro

Cuando su organización sin fines de lucro comienza a atraer voluntarios, puede ser un momento emocionante de crecimiento y comunidad para todos los involucrados. Sin embargo, cuando los voluntarios comienzan a entrar, puede ser abrumador a bordo, entrenar e incluso manejarlos a todos. Es un problema importante tener, pero su organización puede crear sistemas y estándares para apoyar a sus voluntarios.

Ahí es donde un manual voluntario es esencial. Al igual que los manuales de los empleados y los materiales de capacitación en las empresas, un manual voluntario sirve para informar, educar y apoyar a los voluntarios.

¿Qué es un manual voluntario??

En esencia, un manual voluntario es un recurso (impreso o digital) que define claramente lo que hace su organización sin fines de lucro y cómo los voluntarios ayudan a la organización. Puede explicar las reglas de voluntariado, así como establecer tareas o expectativas.

Se debe usar un manual para reclutar, a bordo y capacitar a los voluntarios para que todos comiencen con el mismo conocimiento.

También es un recurso "heredado" que todos pueden usar a medida que crecen con su organización.

¿Por qué crear uno??

Las organizaciones sin fines de lucro, en muchos casos, tienen recursos limitados y personal. Pasar tiempo para reclutar, entrenar y supervisar a los voluntarios puede sumar rápidamente, especialmente si tiene muchas personas interesadas.

Afortunadamente, los manuales voluntarios pueden ayudar a reducir el tiempo y el dinero involucrados en el reclutamiento de voluntarios y la incorporación. Además, los manuales voluntarios no tienen que ser caros o elaborados. Un PDF en línea simple puede estandarizar la experiencia de voluntariado y no requiere mucho tiempo, dinero o materiales impresos.

Lo mejor de todo es que un manual voluntario proporciona un recurso consistente que el personal, los voluntarios e incluso los donantes pueden hacer referencia a. Hacerlo les da a todos una imagen clara de lo que hace su organización y cómo ayudan los voluntarios. En lugar de preocuparse por experiencias de capacitación inconsistentes o instrucciones de "boca a boca", los voluntarios y el personal tienen un manual que les ayuda a tener éxito.

Cuando incluye métodos de comunicación y información de contacto, también disminuye la cantidad de "paseos de bastón" que puede tomar responder a la pregunta de un voluntario u organizar horarios. Un manual voluntario permite a las personas hacer su mejor trabajo a través del acceso directo a las personas con las que trabajan.

Al escribir un manual, será esencial considerar a su audiencia. Es posible que tenga voluntarios jóvenes, voluntarios familiares y voluntarios mayores. Con este último, es especialmente importante hablar con ellos respetuosamente sin usar clichés o estereotipos.

Lo que entra en un manual voluntario?

Dependiendo del tamaño y el sector de su organización sin fines de lucro, su manual variará en tamaño y amplitud. Cada organización sin fines de lucro es diferente y tiene su propia estructura, por lo que no hay ninguna tabla de contenido para su manual voluntario.

Sin embargo, muchas organizaciones sin fines de lucro, tanto pequeñas como grandes, usan manuales que incluyen artículos como:

• Carta de bienvenida. Esto podría consistir en un agradecimiento o una cálida bienvenida para aumentar el interés en el programa de voluntariado. También establece el tono para la relación de personal/voluntariado de su organización. Incluso puede resaltar cómo el voluntariado beneficia a los voluntarios para que las personas sean aún más interesadas en unirse a su programa.
• Misión de la organización. La misión explica la quién, qué y por qué de su organización.
• Lista de personal y junta directiva.
• Programas y campañas. Enumere todos los programas que ofrece sus sin fines de lucro, así como cualquier divulgación comunitaria. Incluir servicios ofrecidos, programas financiados y ubicaciones abiertas.
• Roles y responsabilidades de voluntarios. Esta sección puede incluir posiciones y tareas para llenar. También puede resaltar el impacto que tienen los voluntarios y la información sobre la diversidad y la representación.
• Políticas voluntarias. Esquema de calificaciones para puestos voluntarios. Por ejemplo, si necesitan una verificación de antecedentes, pruebas o certificaciones. Incluir formularios de solicitud. Explicar las políticas de ausencia y terminación
• Conducta y comportamiento. Explique el código de vestimenta, las expectativas de comportamiento profesional y dónde los voluntarios pueden informar inquietudes. Algunas organizaciones pueden incluir su código de ética, especialmente si el trabajo de un voluntario es sensible, como el cuidado de los niños, los discapacitados o los ancianos.
• Operaciones y contornos de trabajo. Las organizaciones sin fines de lucro pueden hacer que esta sección sea específica para diferentes roles de voluntariado, o proporcionar una plantilla genérica sobre dónde informar o qué usar. También incluya pautas de seguridad, proceso de trabajo e información sobre turnos y horarios.
• Directorio. Incluir miembros del personal o líderes voluntarios que estén a cargo. Enumere números de teléfono esenciales, herramientas grupales y sitios web que ayudarán a los voluntarios a realizar un seguimiento de sus tareas o horarios.

A menudo, los manuales voluntarios incluyen muchos más elementos de los que se enumeran aquí. Por ejemplo, las fundaciones nacionales de vida silvestre incluyen secciones de gestión de registros, código de vestimenta, asistencia y tiempo, se requieren horas mínimas, capacitación, evaluación, reconocimiento, conducta, fumar y drogas, seguridad y responsabilidad, reembolso de gastos, seguridad, acoso sexual y conflictos de intereses. 

Personalización

La lista anterior es solo un punto de partida para su organización sin fines de lucro; De ninguna manera es el único formato que puede elegir. Las organizaciones sin fines de lucro pueden hacer una versión completa del manual, o pueden adoptar un enfoque de "orientación" más voluntario.

Un manual de orientación puede centrarse solo en los roles y tareas que los voluntarios realizarán para su organización. Estas descripciones podrían personalizarse en cada posición o podrían servir como un manual de orientación general que reciben todos los voluntarios. La orientación también puede incluir videos que los voluntarios pueden acceder de forma remota, o una reunión grupal o individual.

Algunas organizaciones sin fines de lucro pueden necesitar incluir secciones adicionales en sus manuales, como pautas de reembolso o procedimientos de evacuación de emergencia. También puede haber algunos renuncias legales o de seguros para incluir, como información de responsabilidad por lesiones e información sobre la "Ley de Buenos Samaritanos de su estado."Tómese un momento para preguntar si hay tareas" inusuales "que le pedirá a sus voluntarios y cree una sección en su manual que los aborde.

Cómo hacer un manual voluntario (rápidamente)

La belleza de un manual voluntario es que no tiene que ser complicado. Puede usar documentos o discusiones de capacitación existentes entre el personal y los voluntarios para decidir qué incluir.

También puede usar otros manuales sin fines de lucro como un esquema (pero no copie!). Además, tenga en cuenta que su manual no tiene que ser perfecto; Está bien comenzar con una primera edición y actualización a medida que se expande.

La clave es solo para comenzar.

Uso de Microsoft Word o Google Docs, uno de sus voluntarios o miembros del personal puede seleccionar plantillas manuales profesionales, plantillas de folletos o simplemente usar un documento básico. Para facilitar la navegación, intente incluir:

• Un título claro con toda la información relevante (nombre, dirección, información de contacto)
• Una tabla de contenido
• Descansos de la página entre secciones
• Contenido simple y fácil de leer
• Fuente y colores fáciles de leer
• Información de contacto del coordinador del programa para la comunicación segura

Puede marcar su manual para que coincida con los colores, las fuentes y el estilo de imagen de su organización. Haga que su manual sea lo más claro, organizado y conciso posible.

Una vez que tenga su primer manual editado y listo para usar, puede imprimirlo o crear un PDF en línea para su sitio web. PDF es la opción más asequible. Con un PDF en línea, puede distribuir el manual por correo electrónico, redes sociales o su sitio web. Tener el manual en forma virtual hace que sea mucho más fácil actualizar con frecuencia también.

Ejemplos

Buscando algo de inspiración? Aquí hay algunos ejemplos de cómo podría verse su manual voluntario:

• Manual de orientación voluntaria del discurso y el centro de sordera de sordera
• Manual voluntario de Charities Catholic of Maine
• Policias y procedimientos. Fundación Nacional de Vida Silvestre
• Manual voluntario de empoderamiento de mujeres
• Encuentra el manual voluntario de Food Bank

Recuerde, no hay un enfoque de "talla única" para crear un manual voluntario. Piense en qué información necesita compartir constantemente con sus voluntarios y qué recursos desea que tengan. Siempre puedes agregar una actualización más tarde

Ahorre tiempo, dinero, energía y estrés dando a su personal y voluntarios un recurso que pueden usar para tener el mayor impacto con la menor cantidad de supervisión.