Habilidades laborales importantes para gerentes de oficina

A menudo confundidos con un secretario o asistente administrativo, los gerentes de oficina en muchas empresas operan a un alto nivel con uno de los trabajos más desafiantes de la compañía. Los gerentes de oficina generalmente lideran y trabajan en estrecha colaboración con otros jefes de departamento para construir un ambiente de trabajo saludable.

Aquellos que buscan contratar a un gerente de oficina serán selectivos. Si desea este tipo de trabajo, puede mejorar sus posibilidades de ser contratado sabiendo cuáles de sus habilidades y experiencias destacar durante el proceso de aplicación y entrevista.

¿Qué habilidades necesitas para ser gerente de oficina??

Los gerentes de oficina se hacen responsables de asegurarse de que toda la oficina o complejo de oficinas funcione sin problemas. Esto podría incluir deberes como administrar y supervisar uno o varios asistentes administrativos. 

Los gerentes de oficina generalmente no necesitan educación especializada, pero sí necesitan mucha experiencia relevante y conjuntos de habilidades bien desarrolladas en roles administrativos y de gestión.

No todos los puestos de gerente de oficina requieren exactamente el mismo conjunto de habilidades. Mucho depende de cuántos asistentes de oficina debe supervisar, cuántas personas usan la oficina que administrará y qué tipos de software y otros sistemas utiliza su empleador.

Tipos de habilidades de gerente de oficina

Administrativo

Como gerente de la oficina, será responsable de completar varias tareas administrativas. Estos incluyen contratar y despedir empleados, realizar evaluaciones de desempeño, capacitar a nuevos empleados y supervisar a otros. 

Aprobar las solicitudes formales, realizar operaciones comerciales generales y mantener el papeleo y los registros de personal también pueden caer en su jurisdicción.

• Multitarea
• Gestión de la información
• Procesamiento de correo
• Planificación
• La resolución de conflictos
• Delegación
• Toma de decisiones

Analítico

Parte de su papel será encontrar formas de hacer mejor su trabajo. Si puede identificar las ineficiencias en la forma en que su oficina ejecuta y proporciona soluciones, es posible que pueda ahorrarle mucho dinero a su empleador y ahorrarle a sus colegas mucho agravación.

Un gran gerente de la oficina se preguntará continuamente, con respecto a todos los procesos, prácticas y procedimientos: “¿Esto tiene sentido?? Es esto lo mejor que podemos hacer?"Se recomienda incluir una lista de habilidades analíticas en su currículum.

• Creatividad
• Mejoramiento
• Resolución de problemas
• Pensamiento crítico
• Gestión de proceso
• Razonamiento deductivo
• Razonamiento inductivo

Atención a los detalles 

Como gerente de la oficina, el dinero se detiene con usted. Usted será responsable de ordenar los suministros de oficina correctos de manera oportuna, de mantener los registros con precisión y de manera organizada, y de realizar un seguimiento de las necesidades y problemas de todos los demás en la oficina.

Si hace bien su trabajo, la oficina parecerá ejecutarse a sí misma. Si se equivoca con algunos detalles, otras personas pueden no poder hacer su trabajo completamente.

• Mantenimiento de registros
• Orientado al detalle
• Intuición
• Proactividad
• Exactitud
• Identificación de problemas sistémicos

Comunicación

Al igual que los asistentes de la oficina, a menudo será una de las primeras personas que los visitantes ven, y a veces puede ser el único que ven si uno de los profesionales que trabajan en su oficina está fuera. Debe actuar como un recepcionista efectivo mientras realiza simultáneamente sus otras tareas.

También puede ser el principal punto de contacto entre varias personas que usan la oficina y posiblemente entre su oficina y otras dentro de la misma organización.

Es posible que tenga que practicar la resolución de conflictos y delegar el trabajo. Todo eso se suma a mucha comunicación, tanto escrita como verbal, todo lo cual debe ser preciso, eficiente, amigable y profesional en todo momento.

• Comunicación escrita
• Comunicación oral
• Recepción
• Etiqueta del teléfono
• Accesible
• Escucha activa

Computadora

Es importante que los gerentes de oficina tengan una amplia gama de habilidades informáticas. Los detalles dependerán de su empleador, pero generalmente involucrarán la entrada de datos, hojas de cálculo y tareas de TI generales.

Las oficinas gerentes pueden implicar una gran cantidad de responsabilidad. Los gerentes de oficina generalmente trabajan en la cúspide de una organización, con sus manos en todos los aspectos de la empresa. Si este rol central le atrae, continúe revisando la lista de habilidades para ver si esto podría ser una carrera para usted.

• Microsoft Office Suite
• Sistemas operativos
• Entrada de datos
• Calendarios digitales
• Administración de correo electrónico
• Software KPI
• Solución de problemas de software
• Compartición de archivos

Finanzas

Sus responsabilidades pueden incluir contabilidad, facturación, presupuesto y contabilidad. También es posible que deba manejar las entradas de nómina, efectivo menor y QuickBooks. Los informes trimestrales y semestrales también pueden caer en su gama de deberes. Por lo menos, si su oficina maneja el dinero, será responsable de asegurarse de que se maneje bien.

• Teneduría de libros
• Presupuestación
• Programa de contabilidad
• Estados financieros
• Facturas
• Cumplimiento
• Integridad

Liderazgo

Como supervisor de lo que puede ser un gran grupo de asistentes de oficina, deberá mantener a todos motivados y coordinados. Tendrás que hacer que ocurra el trabajo en equipo.

Su trabajo incluirá establecer un estándar para el trabajo de todos los demás y asegurarse de que se cumplan esos estándares.

Liderar a menudo significa ayudar a otras personas a crecer en sus carreras, y a ayudar a las personas a comenzar y comunicarse bien entre sí.

• Coordinación
• Establecer y administrar expectativas
• Trabajo en equipo
• Colaboración
• Motivación
• Guía
• Gestión
• Habilidades interpersonales

Más habilidades de gerente de oficina

• Revisión de cuentas
• Margen de evaluación
• Integración
• Facturación
• Publicación de escritorio
• Transcripción
• Formalidad
• Cojinete
• Proceso de embalaje y envío de documentos legales
• Tomar nota
• Memoria
• Sensibilidad al problema
• Gestión del tiempo
• Priorización
• Tolerancia al estrés
• Solución de problemas
• Gestión de redes sociales
• Corrección de pruebas
• Revisión
• Redacción
• Uso adecuado de los motores de búsqueda
• Reporte escrito
• Desarrollar y mantener procedimientos operativos estándar (SOP)
• Plazos
• Plurilingüe
• Profesionalismo
• Servicio al Cliente
• Resiliencia

Cómo hacer que tus habilidades se destaquen

Agregue habilidades relevantes a su currículum: Use los nombres de sus habilidades relevantes como palabras clave en su currículum, para que el supervisor de contratación pueda ver claramente que tiene lo que está buscando.

Destacar habilidades en su carta de presentación: Asegúrese de que su carta identifique sus competencias principales utilizando algunas de las habilidades enumeradas anteriormente.

Use palabras de habilidad en su entrevista de trabajo: Cuando se prepare para su entrevista, presente al menos un ejemplo específico de un momento en que utilice sus habilidades más relevantes.