Cómo desarrollar una agenda de reunión efectiva

Una agenda de reuniones es una lista de elementos que los participantes esperan lograr en una reunión. La agenda debe distribuirse antes de una reunión, con menos 24 horas de anticipación para que los participantes tengan la oportunidad de prepararse para la reunión. Preferiblemente, si es posible, la agenda debe estar disponible varios días antes de la reunión. Cuanto más tiempo tengan sus colegas disponibles para prepararse para una reunión, más probabilidades tendrá de asistir a participar de manera efectiva.

Desarrollar una agenda de reuniones

El primer paso para desarrollar una agenda es identificar si se necesitan otros empleados para ayudarlo a planificar la reunión. Luego, decida lo que espera lograr celebrando la reunión y establecer objetivos factibles para su reunión. Los objetivos que establece establecerán el marco para un plan de reunión efectivo. Asegúrese de que no haya planeado más de lo que se puede lograr razonablemente dentro del plazo de su reunión.

Como dijo Stephen Covey en "Los 7 hábitos de personas altamente efectivas", comience con el fin en mente."El propósito de su reunión determinará el enfoque de la reunión, la agenda de la reunión y los participantes de la reunión.

Luego, considere cuánto tiempo espera necesitar para cada artículo de agenda. Si la reunión va a durar una hora y tiene cinco artículos de la agenda, eso le da una idea general del plazo con el que está trabajando. No significa que cada elemento de la agenda debe ser precisamente 12 minutos, pero los cinco combinados obviamente no pueden promediar más tiempo que eso.

Decisiones para tomar

Después de determinar su objetivo general, usted o su equipo deben tomar ciertas decisiones. Además del propósito u objetivo de la reunión, también incluya con su agenda:

• Una fecha, hora y ubicación para la reunión
• Los participantes necesarios en la reunión
• Artículos para la discusión
• La cantidad de tiempo que anticipa que el grupo deberá discutir cada elemento
• Pre-trabajo para la reunión. Esto incluirá cualquier lectura, documentación, datos, actas de reuniones de una reunión previa o cualquier otra preparación que haga que su reunión real sea exitosa. Se deben adjuntar documentos relevantes al aviso y la agenda de la reunión cuando los distribuya a los participantes invitados.

Identificación de participantes

Una vez que haya decidido que una reunión sea necesaria para lograr su objetivo, debe desarrollar una lista de participantes. No todos los empleados pueden o deben participar en cada reunión, pero invitar a los participantes adecuados mejorará su probabilidad de éxito. Determine a sus participantes haciéndose algunas preguntas:

• Quién debe ser dueño de la solución que desarrolla el grupo?
• Quién posee el proceso que el grupo está discutiendo?
• ¿Quién necesita conocer la información que está distribuyendo??
• ¿Quién puede proporcionar datos y datos para guiar la toma de decisiones??
• Quién tiene experiencia o experiencia para compartir con el grupo?
• Quién debe apoyar la implementación de cualquier solución o tarea?
• Quién debe proporcionar permiso o recursos para lograr el resultado de la reunión?
• Quién podría oponerse a la implementación de cualquier solución o dirección?

Agendas para reuniones programadas regularmente

No todas las reuniones necesitan una agenda desarrollada personalizada. La mayoría de los empleados tienen reuniones programadas regularmente para sus departamentos o grupos de trabajo. También tiene equipos y proyectos en los que participa.

Un proyecto en curso puede no requerir una agenda recientemente desarrollada para cada reunión, pero su equipo estará bien servido adoptando un enfoque estándar para su reunión. La reunión de empleados programada regularmente se divide en tres segmentos para los cuales cada uno tiene elementos de agenda estándar:

Artículos informativos

Escriba cualquier artículo de la agenda que sea informativo para cada reunión. Por ejemplo, el gerente actualiza al grupo sobre los resultados de la reunión de alta gerencia.

Elementos de acción

Colocar en la agenda cualquier elemento que espere que el grupo quiera revisar en cada reunión programada regularmente. Por ejemplo, rendimiento al presupuesto para el período de tiempo y la identificación de ahorros de costos y mejoras continuas que el grupo planea lograr.

Planificación anticipada

Colocar en la agenda cualquier elemento que el grupo quiera planificar o prepararse por adelantado. Por ejemplo, los objetivos a corto plazo para el próximo mes o la necesidad de asistencia para compañeros de trabajo en las próximas tareas.

Si sigue estas pautas cuando desarrolla su agenda de reuniones, mejora la probabilidad de que su reunión sea más productiva.

Qué incluir en la agenda de su reunión

Una agenda para una reunión programada regularmente puede ayudar a producir los resultados que busca al incluir algunos elementos básicos:

• Calentamiento y saludos. Considere un breve interruptor de hielo dependiendo de la frecuencia con la que el grupo se reúna. Incluso en una reunión en línea, los participantes pueden ser bien atendidos por un rompehielos.
• Revise el propósito, la agenda y los resultados esperados de la reunión y el producto.
• Revisar, corregir (si es necesario) y aprobar las actas de la reunión anterior.
• Proporcione información adecuada de departamental y de la empresa que el equipo necesita.
• Revise el progreso en elementos de acción, planes de acción y compromisos. Revisar el progreso del grupo en las metas.
• Discutir y tomar decisiones sobre los elementos de la agenda para esta reunión.
• Identificar los próximos pasos.
• Identificar el propósito, el resultado y la agenda para la próxima reunión.
• Al final de la reunión, el tomador de notas debe revisar los compromisos realizados por las personas durante la reunión.
• Identifique cualquier asistencia necesaria de personas que no están en el grupo y asignen a los participantes para que se pongan en contacto.
• Determine quién fuera de la reunión Los participantes deben saber qué y decidir cómo logrará la comunicación.
• Distribuir actas dentro de las 24 horas posteriores a la reunión o inmediatamente si el tomador de notas los tomó electrónicamente.

La línea de fondo

Puede hacer que sus reuniones en línea o en persona sean más efectivas y más propensas a producir los resultados que busca cuando realiza una agenda detallada. La agenda es el resultado de su pensamiento disciplinado sobre los resultados que desea lograr. La agenda de la reunión es la manifestación externa de su plan y objetivos.