Cómo contratar el proveedor privado perfecto para su evento

Si bien muchos lugares de eventos excelentes tienen un chef ejecutivo o un departamento de banquetes en el personal, muchos de los lugares más hermosos y únicos del mundo no ofrecen servicios de catering. Si bien el trabajo adicional de contratar un proveedor privado o una empresa de catering puede ser un elemento disuasorio para algunos, los excelentes planificadores de eventos siempre están listos para reservar el lugar perfecto, incluso si significa llamar a su red profesional para que lo haga. Antes de contratar una empresa de catering o catering para que trabaje el evento, es útil tener algunas ideas iniciales sobre el menú de catering y tener estos consejos en su bolsillo trasero.

Asesoramiento de expertos sobre la planificación del menú de un experto en catering

"Establezca un buen equilibrio con su menú", sugiere Stacy Ziegler, CPCE, CMP, primer vicepresidente de la Asociación Nacional de Ejecutivos de Catering (NACE) y Directora de Ventas en Bold American Events & Catering. Bold American ofrece servicios de catering de servicio completo a lugares de la ciudad de Atlanta, Georgia y organiza más de 500 eventos sociales y sociales cada año.

“Puedes volverse más riesgoso con tus apases pasados, guarniciones y postres, pero para el plato principal, debes recordar que estás alimentando a un grupo diverso de personas. A la mayoría de la gente le gusta reconocer lo que están comiendo. Esto no significa que todos tengan que ser servidos de pollo liso, pero ten cuidado con algo muy exótico."

La temporada del evento también es importante. Y los planificadores de eventos con frecuencia tienen discusiones sobre eventos futuros durante una temporada completamente diferente. “Aunque puede estar discutiendo su menú en pleno invierno, el evento real podría ser en junio. Las costillas y el puré de papas en enero suenan fantásticas, pero cuando llegue su evento de junio, querrás algo mucho más ligero ”, dice Ziegler. En el caso, planificar un menú de eventos es mucho más que las opciones de alimentos en sí mismas. Pero el siguiente paso es contratar al proveedor para ayudarlo a lograrlo.

Asesoramiento experto sobre la contratación de una empresa de catering privado

Quizás ya tenga ideas para el menú de catering, el siguiente paso es contratar una empresa de catering para su evento. "Habla con tu proveedor sobre lo que mejor hacen", aconseja Ziegler. "Tienen mucha experiencia con los favoritos de la multitud y saben lo que pueden ejecutar mejor."

Además de utilizar su proveedor de proveedores como consultor de alimentos y bebidas, así como el proveedor de servicios de catering para su evento, Ziegler también ofrece los siguientes consejos para contratar un proveedor de catering o una empresa de catering para los eventos:

Prueba la comida del proveedor

Al probar la comida del proveedor, le dará la oportunidad de probar el catering y también experimentar cómo se presentará. Este también es un buen momento para reunirse con el chef y determinar cuán flexible es. Todos los artículos se pueden ajustar a sus propios gustos, así que asegúrese de que sus comentarios se tomen en serio. Pregunte cómo se prepara la comida.

Consejo profesional de catering: Pregunte si el catering está terminado en el sitio o se cocina con anticipación y se deja en una caja caliente para mantenerse caliente. Estas diferentes prácticas tendrán un gran impacto en la calidad de los alimentos cuando se les sirva a sus invitados.

Verifique las referencias

Aunque lo más probable es que se le dé una lista de clientes muy felices, todavía hay buenas pepitas de información que puede aprender si realmente se toma el tiempo para consultar las referencias de un proveedor. Es una excelente manera de obtener ideas sobre lo que mejor hace el proveedor. Las buenas preguntas para las referencias incluyen: cuántas veces han usado el proveedor? ¿Qué te gusta más de sus servicios de catering para eventos?? ¿Qué es lo que cambiarías para su próximo evento??

Solicitar fotos de eventos pasados

Las imágenes de catering te darán un buen sentido de la estética del proveedor. Las fotos de eventos pasados ​​pueden darle una idea de cómo se configuran sus eventos generalmente. Hágase las siguientes preguntas: ¿Le gusta su vajilla de servicio, uso del espacio y toques de acabado?? ¿Es el estilo que te gustaría para tu evento?? Por último, ver fotos del trabajo pasado de un proveedor de catering también es una excelente manera de explicarle al proveedor de lo que le gusta con las referencias. ¿Qué te gustaría ver repetido en tu evento??

Discuta los servicios disponibles

Algunos proveedores son más de servicio completo que otros, con la capacidad de proporcionar ropa de cama, mesas, sillas, florales y Evendécor. Puedes darles una idea de lo que te gusta y ellos pueden reunir todo para ti y organizar a todos los proveedores. Por otro lado, algunos proveedores solo brindan el servicio de alimentos y alimentos para el evento, y usted será responsable de coordinar todos sus otros artículos y proveedores. De cualquier manera está bien, siempre y cuando los servicios de catering coincidan con sus necesidades.

Revisar todo en persona

Las reuniones en persona no solo son una excelente manera de garantizar que no haya falta de comunicación cuando se trata de asuntos importantes como el menú de catering planificado y la propuesta de catering, sino que también son una excelente manera de tener una mejor idea de su proveedor de catering elegido. Por ejemplo, las reuniones en persona pueden darle la oportunidad de ver la operación de catering. ¿Está limpia la oficina?? ¿Estás recibido de manera oportuna?? Si tiene alguna duda durante este proceso, asegúrese de arreglarlo ahora y puede llevar al día del evento.

Asegúrate de que estén organizados

Si su propuesta es oportuna y su gerente de ventas es profesional y flexible, es probable que sea un signo de una buena cultura de la empresa. Esto es particularmente importante ya que esos rasgos probablemente se trasladen al equipo que maneja su evento. Pero tenga cuidado: lo contrario también podría ser cierto. Si se le envía su propuesta después de la fecha prometida o existe un sentido general de desorganización durante el proceso de ventas y planificación, puede ser una señal de que la puntualidad y la organización no son un valor importante para el proveedor.

Lea la letra pequeña

Cuando se trata de registrarse en su propuesta de catering, es importante revisar y comprender cada detalle. ¿Su propuesta incluye todo lo que pidió?? Está incluido el impuesto? ¿El precio variará por persona si su recuento de invitados sube o baja?? ¿Cómo se cobra el servicio por trabajo de trabajo?? ¿Serás responsable de inclinar al personal esa noche?? Cuando compara las propuestas de un proveedor a otro, es importante que esté comparando manzanas con manzanas y comprenda todos sus costos asociados con el evento propuesto.

Consulte con el lugar del evento

Muchos lugares tienen una lista de proveedores preferidos, que probablemente incluirá proveedores para aquellos lugares que no ofrecen servicios de catering. Es posible que deba trabajar con uno de los proveedores de catering enumerados, pero incluso si no lo es, puede ser para su ventaja. Si usa a alguien en esa lista, estarán familiarizados con sus lugares de eventos y todo lo que lo acompaña desde las reglas hasta la configuración de la sala. Es posible que tenga menos percances el día de su evento. Los proveedores preferidos también pueden tener otros privilegios que pueden transmitirle. Los proveedores que no están familiarizados con un lugar pueden ser más baratos a primera vista, pero puede tener cargos posteriores al evento de su lugar porque el proveedor no eliminó la basura según sea necesario o alguna otra penalización por no comprender las políticas del lugar.

Pregunte sobre requisitos especiales

Los buenos proveedores trabajarán con usted en requisitos especiales. Grandes compañeros de catering los anticipan. De cualquier manera, asegúrese de preguntarle a su proveedor cómo manejan requisitos especiales como restricciones dietéticas, cambios en el sitio y adiciones tardías. Incluso los mejores planificadores generalmente se enfrentan con al menos una sorpresa en el sitio. ¿Su proveedor podrá reunir una comida sin gluten?? Si el discurso de bienvenida llega 15 minutos tarde, la cocina podrá rodar con una nueva línea de tiempo? La flexibilidad y una actitud de poder hacer de todos los involucrados en un evento son cruciales.

Saber quién está a cargo

La mayoría de las veces la persona con la que trabaja durante los procesos de ventas y planificación no será su contacto principal el día del evento. Si desea hacer cambios o tener preguntas ese día, es importante conocer su contacto. La profundidad en el equipo le dará cierta garantía de que si una persona falta durante su evento debido a una enfermedad o un conflicto, todavía hay un equipo completo detrás de ellos.