Cómo aumentar la productividad en el trabajo

Imagine cerrar cada jornada laboral con un suspiro satisfecho, sabiendo que había sido tan productivo que logró todo en su lista. Y también sabiendo que estabas en la cima de tu juego creativo que obtuvieron tus tareas realizadas tanto de manera eficiente como bien. Mira a ti mismo silbando mientras te alejas del trabajo?

Puedes ser la estrella en esta película sobre productividad, en lugar de la versión alternativa donde terminas el día cansado y desplomado detrás de un escritorio repleto de proyectos sin terminar. Si no le gusta la forma en que va su día de trabajo habitual, hay una manera de cambiarlo.

La mayoría de nosotros somos tan productivos como nos gustaría por dos razones: tenemos malos hábitos que interfieren con nuestra productividad en el lugar de trabajo y somos reactivos en lugar de proactivos, apagando incendios en lugar de avanzar hacia nuestras metas.

La solución es simple, aunque no siempre es fácil. Podemos reemplazar nuestros malos hábitos y patrones reactivos con buenos hábitos que nos harán proactivos y hacernos cargo de nuestros propios días de trabajo. Siga estos consejos sobre cómo aumentar la productividad y convertirse en su mejor y más productivo yo en el trabajo.

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Haz tu trabajo pesado cuando estés en tu mejor momento

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Hay un interminable consejo para que las personas no realicen tareas de lodo mental, como responder por correo electrónico o tareas rutinarias por la mañana, sino para comenzar a hacer las tareas más exigentes creativamente, lo que es genial si eres una persona matutina. Si eres más un búho nocturno, como yo, obviamente esto no te va a funcionar bien.

El experto en productividad Tony Wong aconseja: "Usa tu mañana para concentrarte en ti mismo ... comience el día sin ignorar tus correos electrónicos por la mañana y tomando un buen desayuno, leyendo las noticias, meditando o haciendo ejercicio. Esto asegurará que tenga el combustible necesario para un día productivo."El punto es, hacer sus tareas más exigentes en su tiempo personal de productividad personal, siempre que sea.

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Detener la multitarea

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Es un asesino de productividad. La investigación muestra que la productividad puede reducirse hasta en un 40% por los bloques mentales creados cuando las personas cambian de tareas. Aún más sorprendente, en un estudio de la Universidad de Londres, IQ cayó 15 puntos para algunos hombres multitarea.

Necesita más evidencia? Un estudio fuera de la Universidad de Sussex en el Reino Unido indica que la multitarea puede estar dañando físicamente su cerebro. El estudio encontró que los participantes adictos al uso de múltiples dispositivos simultáneamente tenían una densidad más baja de la materia gris en un área cerebral llamada corteza cingulada anterior, que está vinculada al control emocional y la toma de decisiones, la empatía y la respuesta del cerebro a las recompensas.

Así que deja de intentar hacer todo a la vez. En cambio, aumente drásticamente la productividad al prestar toda su atención a una tarea a la vez. Cuando sus ojos y manos comiencen a deriva hacia otra cosa, piense en lo importante que es mantener todas sus pequeñas celdas grises.

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Prepare una lista de tareas cada noche

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Las listas de tareas pendientes son ayudas de productividad invaluables. Te organizan, te brindan enfoque y te recompensan con sentimientos de satisfacción cuando puedes marcar las cosas que has logrado.

Hacer (o actualizar) una lista de tareas pendientes cada noche significa que no perderá el tiempo al comienzo de la jornada laboral buscando su tarea. Incluso podría intentar hablar a través de su lista con alguien. Leo Wildrich, cofundador de Buffer, explica el poder de esta técnica en "Lo que la multitarea hace a nuestros cerebros":

La lista de tareas pendientes que anoté no cambió, pero se sintió como si hubiera hecho la mitad del trabajo de todo en mi cabeza. Al día siguiente, todo lo que tenía que hacer era mirar la tarea y hacerlo.

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Corta tu lista de tareas pendientes

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¿Cuántos elementos hay en su típica lista de tareas pendientes?? Ocho? Veintiocho? Por muchos, te sentirás bien cuando termines cada uno de ellos y los cruces. Pero nunca se unirá a las filas de las superestrellas de la productividad a menos que se tienda a algunas de ellas incluso antes de que se moleste en hacerlas, porque las demandas de productividad más altas se centran en el enfoque.

En "Las reales lecciones de liderazgo de Steve Jobs", Walter Isaacson, autor de Steve Jobs, relata cómo la insistencia de los trabajos de que Apple produce solo cuatro computadoras salvaron a la compañía. También relata cómo los trabajos solían hacer listas para engendrarse el enfoque:

Después de enderezar la compañía, Jobs comenzó a llevar a sus 'Top 100' personas en un retiro cada año. El último día, se pararía frente a una pizarra ... y preguntaba: '¿Cuáles son las 10 cosas que deberíamos hacer a continuación??'La gente lucharía para obtener sus sugerencias en la lista. Los trabajos los escribirían y luego tirarían a los que decretó tontos. Después de muchos jocas, el grupo encontraría una lista de 10. Entonces Jobs recortaría los siete inferiores y anunciaría: 'Solo podemos hacer tres.'

Concentrarse significa reducir sus opciones. Entonces, cada noche, cuando revise su lista de tareas pendientes, hágase dos preguntas;

1. ¿Cuáles son las tareas importantes en esta lista??
2. ¿Cuántas de estas tareas importantes puedo lograr de manera realista o progresar significativamente en mañana??

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Delegar correctamente

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La delegación es a la productividad, ya que una pistola de clavos es para conducir uñas. Una vez que haya comenzado a usarlo, se sorprenderá de cuánto más rápido y más fácil es su trabajo. Si lo haces bien, eso es. Para muchos gerentes y empresarios, delegar es como una natación de oso polar; se sumergen con entusiasmo, pero saltan tan rápido.

Por qué? La queja más común es que delegar el trabajo le da al gerente o líder aún más que hacer; ahora tienen que supervisar el trabajo de otra persona además de hacer el suyo. Pero si asignas una tarea a alguien y luego los supervisa de cerca mientras lo hacen, estás microgestión, no delegando.

Cuando delega correctamente, tiene más tiempo para gastar en su propio trabajo. La clave es asignar la tarea correcta a la persona correcta, una persona que conoce tiene las habilidades para hacer el trabajo y que puede confiar para hacerlo, y luego déjalos a ella. Se necesita acostumbrarse, pero te sorprenderá lo productivo que puedes ser cuando realmente te sueltas.

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Eliminar las distracciones

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Nilofer Merchant, escritor y fundador de HBR de Rubicon Consulting, comparte algunos consejos valiosos que su jefe le dio al principio de su carrera:

Alimentar a las águilas. Solo hay algunas cosas que importan. Saber que son. Y coloca tu energía en ellos. No siempre están justo frente a ti, así que debes mirar hacia arriba y fuera más. Hambré de hambre Los pavos-lotes de las cosas están justo en frente de ti ... picotear, hacer ruido y exigir atención. Porque están justo frente a ti, es fácil prestarles atención más y primero. Ingnóralos. En realidad lo harán bien sin ti."

Ya hemos visto la importancia del enfoque. Pero la otra cara es que necesitas identificar e ignorar esos pavos también. Y para muchos de nosotros, esos pavos que exigen atención son las redes sociales y el correo electrónico.

Para ser productivo, debes cerrar su ruido y alejarlos. Apague las notificaciones de su correo electrónico y teléfono si necesita una concentración completa. ¿Eres un adicto a Facebook o Twitter?? Use las redes sociales como zanahoria. Permítete x número de minutos navegando después de lograr una tarea importante. Luego apáguelo y vuelve al trabajo.

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Planifique las llamadas telefónicas

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¿No sería bueno tener su propia secretaria personal para que pueda decir: "Mantenga mis llamadas!"Mientras trabajabas en algo? Bien adivina que? Puede administrar sus llamadas telefónicas tú mismo y la recompensa será enorme ganancia en la productividad.

Primero, a menos que espere una llamada crítica, apague su teléfono cuando esté a punto de trabajar en un proyecto que necesita toda su atención. Luego, reserve un momento estructurado para hacer todas sus llamadas salientes para que pase menos tiempo tratando de llegar a las personas y más tiempo en conversaciones productivas.

Si está trabajando en algo que no necesita toda su atención, no dude en dejar su teléfono y responder llamadas; le ahorra tener un lote de llamadas telefónicas para regresar en algún momento durante su día. Pero sepa cuándo el teléfono será una distracción y sácalo del camino.

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Desglose los períodos de trabajo con ejercicio

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Los estudios han demostrado que la actividad física mejora la función cerebral. Y si bien puede asumir (con razón) que esa capacidad intelectual mejorada le dará una concentración mejorada, más creatividad y un aprendizaje más rápido, es posible que no se dé cuenta de que el ejercicio también aumenta las habilidades afectivas de su cerebro, lo que significa que le resultará más fácil llevarse bien. con otros.

Si quieres la mayor cantidad de dinero, haga ejercicio durante las horas de trabajo. Un estudio de la Universidad Metropolitana de Leeds encontró que el 65% de los trabajadores que usaron el gimnasio de su compañía a la hora del almuerzo eran más productivos y tenían mejores interacciones personales con sus colegas que aquellos que no usaron el gimnasio en el almuerzo.

En resumen, es hora de tomar estas palabras de Ron Freidman en serio y entrar en una rutina de ejercicio regular:

En lugar de ver el ejercicio como algo que hacemos por nosotros mismos, una indulgencia personal que nos aleja de nuestro trabajo, es hora de que comenzamos a considerar la actividad física como parte del trabajo en sí. La alternativa, que implica procesar información más lentamente, olvidar más a menudo y frustrarse fácilmente, nos hace menos efectivos en nuestros trabajos y más difícil de llevar a cabo para nuestros colegas.

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Sé optimista

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Las personas felices son más productivas.

En un estudio de optimismo y rendimiento de la Universidad de Maastricht en los centros de llamadas, los resultados mostraron que los optimistas en el grupo probado hicieron más ventas y lograron más bonos. Más específicamente, solo los optimistas disposicionales mostraron un mayor éxito. Los autores del estudio definen el optimismo disposicional, ya que generalmente esperan buenos resultados sobre los malos en la vida.

Si no eres una persona naturalmente optimista, esta es la disposición que quieres cultivar, y la buena noticia es que puedes. En sus estudios, el investigador de felicidad y autor Shawn Achor pidió a los administradores de impuestos de KMPG que realizaran una de las cinco actividades al día durante tres semanas. Descubrió que el grupo experimental con puntajes más altos en optimismo y satisfacción con la vida, ya que el experimento concluyó y cuatro meses después fue el encargado de involucrarse positivamente con las personas en su red de apoyo social.

La ruta más directa hacia la felicidad, Achor encontró en su investigación, fue brindar apoyo social a los demás:

Los proveedores de apoyo social que recogieron flojos para otros, invitan a los compañeros de trabajo a almorzar y organizaron actividades de oficina no solo tenían 10 veces más probabilidades de participar en el trabajo que aquellos que se guardaban para sí mismos; tenían un 40% más de probabilidades de obtener una promoción.

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Dormir lo suficiente

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El setenta por ciento de los estadounidenses admitió haber dormido en el trabajo en una encuesta realizada por William A. Anthony, PhD, psicólogo clínico y director del Centro de Rehabilitación Psicológica de la Universidad de Boston. Por qué? Porque lo necesitan, Anthony dice. Los viajes temprano en la mañana, las largas horas de trabajo y demasiadas responsabilidades en el hogar significan que el aumento del número de personas no recibe el shuteye que necesitan.

Todos sabemos que la privación del sueño tiene efectos negativos en nuestro rendimiento. La falta de sueño disminuye nuestra concentración, memoria de trabajo, capacidad matemática y razonamiento lógico. Y debido a que la corteza prefrontal es particularmente vulnerable a la falta de sueño, las tareas que requieren razonamiento lógico o pensamiento complejo serán los más deteriorados. Sorprendentemente, solo se necesita una noche de privación del sueño para crear grandes déficits en nuestras habilidades.

Entonces, ¿cuánto sueño necesitas?? De siete a nueve horas por noche si eres un adulto de 26 a 64 años, según la National Sleep Foundation. Si no está obteniendo tanto, entonces tomar una siesta durante el día podría ser beneficioso para su productividad.

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Un último consejo

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Pero ciertamente no menos importante: cuídate.

Dormir lo suficiente y hacer que el ejercicio sea parte de su rutina son solo dos de las cosas que debe hacer todos los días para estar en su mejor y mejor productivo.

Probablemente sepas el resto:

• Come una dieta saludable.
• Beber mucha agua.
• Deshágase de sus malos hábitos, ya sea que estén fumando o pasando por las personas tóxicas.
• Y sé amable contigo mismo y con otras personas. Tómese el tiempo para usted y haga lo que sea (saludable) recarga y refresca.

Cuanto más saludable sea, más productivo será. Y cuanto más productivo sea con su trabajo, más tiempo tendrá que pasar como desee.