Cómo administrar los registros de gastos comerciales

Si se tomó el tiempo para hacer una lista de todas las tareas que debe hacer para administrar su negocio y luego las ordenó en términos de cuánto le gustaba hacerlas, dónde llegaría la gestión de registros de gastos? Doscientos setenta? O incluso más bajo?

Pero, si bien la mayoría de nosotros definitivamente consideramos que la gestión de registros comerciales es un trabajo de gaseoso y tendemos a darle una prioridad de baja, una buena gestión de registros no solo hace que nuestra vida laboral sea más fácil, sino que puede darnos un alivio de estrés real en el tiempo de impuestos. Esto es lo que puede hacer para facilitar la gestión de registros:

Mantenga sus gastos comerciales y personales separados

Suena fácil, ¿no?? Pero esta es la parte de la gestión de registros que recorta a la mayoría de las personas. Si saca a un cliente potencial para una ronda de golf, por ejemplo, es que un gasto personal o un gasto comercial? (La respuesta es personal porque las tarifas verdes no son un gasto comercial deducible). Los vehículos que usa por razones personales y comerciales son otro problema perenne. Debe saber qué califica como gastos comerciales legítimos y qué no y se asegura de que sus registros comerciales reflejen esto con precisión.

Obtenga suficiente documentación para todos los gastos comerciales

Muchas personas de negocios cometen el error de pensar que las "listas" son lo suficientemente buenas para fines de gestión de registros. Por ejemplo, tienen una lista de compras en sus extractos de tarjeta de crédito y piensan que eso es lo suficientemente bueno en términos de reclamar esas compras como gastos comerciales.

Desafortunadamente, la CRA (Agencia de Ingresos de Canadá) es más exigente. No aceptan extractos de tarjeta de crédito ni cheques cancelados como documentación suficiente para gastos cuando normalmente se emitiría una factura o recibo. El IRS es más indulgente y, en ausencia de un recibo, generalmente aceptará los estados de la tarjeta de crédito y los cheques cancelados como reclamos de gastos de gastos.

En términos de mantener registros, hay dos puntos a tener en cuenta:

Siempre obtenga un recibo. Acostúmbrate a pedir un recibo cuando realice una compra, no importa cuán pequeño. Pequeños gastos también se suman, y necesita la documentación para sus registros comerciales.

Etiquete sus recibos, si es necesario. Todavía hay empresas alrededor de esos recibos de entrega que no tienen nada en ellos, excepto la fecha en que se compró el artículo y cuánto cuesta, lo que no es muy útil cuando está mirando un recibo tratando de descubrir cuál es el El artículo en cuestión era y en qué categoría de gastos comerciales se ajusta.

Cuando obtenga un recibo, mire y escriba la información relevante sobre él, como para qué es el recibo y la categoría de gastos.

Obtenga una cuenta bancaria separada para su negocio

Si bien las tarifas para las cuentas bancarias de negocios son notoriamente altas en comparación con las cuentas personales, una cuenta bancaria comercial es absolutamente necesaria para una buena gestión de registros de negocios. Una cuenta bancaria comercial lo ayuda a mantener los gastos comerciales y personales separados. Depositará todos sus ingresos comerciales en la cuenta comercial y retirará los gastos o pagos relacionados con el negocio solo de la cuenta comercial.

¿Qué tipo de cuenta bancaria de negocios debería obtener?? Una cuenta corriente, preferiblemente una que entregue estados mensuales y le devuelva sus cheques cancelados.

Los controles comerciales ayudan a facilitar su gestión de registros porque puede usar la línea de memo en la parte delantera de cada cheque para documentar el propósito comercial del gasto.

Tener y utilizar una tarjeta de crédito separada para gastos comerciales

El uso de sus tarjetas de crédito personal para fines comerciales lo enviará rápidamente a un atolladero de gestión de registros. Una tarjeta de crédito comercial simplifica enormemente su gestión de registros comerciales al ayudar a mantener sus gastos personales y comerciales separados (también ayuda a que su negocio se vea más profesional).

Mantenga un registro de kilometraje de su viaje de negocios

Si utiliza alguno de sus vehículos con fines comerciales, un registro de millas será de gran ayuda en la gestión de registros. Tenga en cuenta la lectura del kilometraje (o kilómetro) en el odómetro al comienzo del año y luego ingrese el kilometraje por fecha cada vez que use el vehículo para un propósito comercial. Mantener su millaje inicio de sesión en la guantera de su vehículo lo hará fácil. Si tiene más de un vehículo que usa para fines comerciales, mantenga un registro de millas en cada.

Mantenga todos sus registros comerciales para un año fiscal en particular juntos 

Tener sus registros comerciales dispersos por todas partes es una jerga en tiempo real cuando se trata de contabilidad o preparación de sus impuestos, y organizar su sistema de gestión de registros comerciales por año fiscal hará que sea mucho más fácil encontrar los registros comerciales que necesita cuando necesita a ellos.

Mantenga sus registros comerciales durante el tiempo correcto

Por alguna razón, parece haber mucha confusión sobre cuánto tiempo debe mantener sus registros comerciales. Para fines fiscales, "si presenta su devolución a tiempo, mantenga sus registros durante un mínimo de seis años después del final del año fiscal con el que se relacionan". Este período de tiempo de seis años comienza desde la última vez que utilizó los registros comerciales, no desde el momento en que ocurrió la transacción.

Para ti.S. declaraciones de impuestos, "Mantenga los registros de tresaños a partir de la fecha en que presentó su declaración original o dos años a partir de la fecha en que pagó el impuesto, lo que sea más adelante si presenta un reclamo de crédito o reembolso después de presentar su declaración. Mantenga los registros de sieteAños si presenta un reclamo por una pérdida de valores sin valor o deducción de deuda incobrable."

El software de contabilidad lo facilita

Con su facilidad de uso, accesibilidad desde dispositivos móviles y bajo costo, los paquetes de software de contabilidad de pequeñas empresas basados ​​en la nube de hoy pueden simplificar enormemente la gestión de registros. Por alrededor de $ 10 al mes, los proveedores de software, como Freshbooks y Zoho, ofrecen paquetes básicos de inicio adecuados para freelancers y propietarios únicos, incluidas la facturación, el seguimiento de gastos e informes simples. Piense en las ventajas de poder, por ejemplo, enviar una factura directamente desde su teléfono inteligente, tomar una foto de un recibo de almuerzo con un cliente y grabarlo como un gasto, o rastrear tiempo facturable con un temporizador incorporado.

Estas ocho cosas que puede hacer para facilitar su gestión de registros no son difíciles. Al igual que gran parte del negocio administrativo relacionado con la administración de un negocio, solo requieren establecer buenos hábitos y persistencia. Pero si aplica estas reglas ahora y sigue, verá una gran diferencia en el próximo tiempo de impuestos y su contabilidad será más fácil durante todo el año.