Cómo organizar un evento mediático exitoso

Una de las formas más fáciles para que su empresa reciba una exposición de medios gratuita, a menudo conocida como "medios ganados", es a través de eventos de medios. Ya sea que se esté asociando con varios patrocinadores para ayudar a los menos afortunados, o celebrar una conferencia de prensa para anunciar un lanzamiento de productos, hay ciertos pasos que debe seguir para organizar un evento de medios exitoso.

Comience con un comunicado de prensa

Enviar su comunicado de prensa ayudará a los medios a decidir si su historia es lo suficientemente digna de cobertura. Por eso es útil mantener su comunicado de prensa simple y nunca usar ninguna exageración. Las estaciones y los periódicos están buscando noticias; no están buscando un spiel de ventas.

Tienes una ventana para enviar tu comunicado de prensa. No querrás enviarlo demasiado temprano y luego se olvida o enterrado, y no quieres enviarlo demasiado tarde cuando otras historias ya pueden haber sido asignadas, y simplemente no pueden encajar en tu evento en. En general, dos o tres días antes de su evento es suficiente aviso avanzado para permitir el momento de la prensa para programar a los periodistas.

También desea asegurarse de incluir instrucciones y cualquier instrucción especial dentro de su comunicado de prensa. Si la sede de su empresa está en un solo lugar, pero su evento está en su planta a 30 millas de distancia, debe aclarar esto en su liberación.

Mira las llamadas telefónicas

Después de haber enviado su comunicado de prensa, puede llamar a los editores a los periódicos o a los productores de las estaciones de televisión para verificar que lo reciban. Eso es todo lo que tienes que preguntar.

A menudo abrirá la conversación para que les diga si creen que podrán venir o no. Pero incluso si no es así, no quieres preguntar si vienen. Estarán allí si pueden, pero no harán ninguna promesa.

Tenga en cuenta que las noticias de última hora o las noticias pesadas pueden evitar que lleguen en el último minuto. No querrás molestarlos para ver si vienen, incluso el día del evento cuando estás parado esperando que aparezcan a los periodistas.

También quieres ver la hora en que hagas tu llamada telefónica. Llamando a los diez minutos antes de las 5:00 p.metro. Puede parecer el final del día para ti, pero para un productor eso es diez minutos hasta un noticiero nocturno. Los mejores momentos para llamar son generalmente alrededor de las 10:00 a.metro. y entre la 1:00 y las 2:30 p.metro.

Planifique el tiempo de su evento con cuidado

Todos están trabajando en plazos. Los periódicos han establecido los tiempos que ponen el problema del día siguiente en la cama. Significa que si vienen a tu evento a las 5:00 p.metro. El jueves, la cobertura no puede aparecer hasta el sábado.

Las estaciones de televisión generalmente tienen una mañana, mediodía, 5:00, 6:00, 10:00 y/o 11:00 p.metro. Los noticieros durante la semana, dependiendo de su mercado de TV. Obtener cobertura si su evento multimedia comienza a las 4:00 p.metro. podría ser muy complicado. No solo se subirán a su auto de noticias y conducen como locos para poner su cinta en el aire a las 5:00. Hay un guión que debe escribirse y una cinta que debe editarse.

Planifique el tiempo de su evento para que no solo sea conveniente para los reporteros, sino que también aumenta sus posibilidades de obtener una exposición más inmediata.

No intentes hacer todo

Por tentador que sea ser director, no le digas al periodista, fotógrafos o camarógrafos qué tomas quieres que obtengan. Desea establecer una determinada relación con ellos y comenzar una relación con el periódico o la estación de televisión. No ganarás ningún amigo diciéndoles cómo hacer su trabajo.

Haz que sea fácil entrar (y salir)

Si está celebrando el evento en su planta de 50,000 pies cuadrados y el área que está permitiendo los medios están en la parte posterior del edificio, dales el acceso más fácil posible. No los haga estacionarse en la parte delantera del edificio y luego cargar su equipo hasta la parte posterior si puede ayudarlo. Si hay una manera de conducir hacia atrás, deje que los medios conozcan las instrucciones de conducción en su comunicado de prensa y marque claramente el camino cuando llegan.

También desea considerar qué área de su instalación está estrictamente fuera de los límites. Por ejemplo, si no puede evitar una caminata larga, ¿realmente quiere que los medios caminen por todo su edificio con cámaras?? Eso no significa que van a comenzar a disparar lo que quieran. Pero muchas compañías tienen políticas estrictas sobre dónde pueden ir cámaras y no empleados por razones de propiedad.

Considere las imágenes

Piense cuidadosamente en sus imágenes. Dale a los medios la mayor experiencia práctica posible. Hablar de un producto durante media hora y luego referirse a la imagen en el folleto es algo que los medios ni siquiera tienen que aparecer. Recuerde, están pasando las imágenes a sus clientes potenciales, sus espectadores o lectores, así que es importante tener en cuenta su audiencia para que pueda obtener la cobertura que necesita.

No olvides un kit de prensa

Incluya la información sobre su evento y entregue a los medios de comunicación. Esta información les ayudará a escribir la historia, pero también lo ayudará a tener más control sobre las noticias, ya que les está proporcionando la información crucial.

Asegúrese de que su contacto con los medios esté disponible

No olvide hacer que su contacto con los medios esté disponible para preguntas. Si un periodista tiene preguntas adicionales, debe poder obtener el contacto de sus medios rápidamente. Asegúrese de incluir el número de teléfono del contacto con los medios y cualquier otra información de contacto dentro de su kit de prensa.

Use empleados con experiencia

No tiene que limitar a los portavoces de su evento a su propio contacto con los medios. Si un empleado puede dar un mejor sonido porque ha tenido más experiencia en el desarrollo y el trabajo con un determinado producto, de todos modos, póngalos a disposición de las preguntas.

Prepare su declaración de antemano

Si planea hablar en la cámara o con un periodista, piense en lo que quiere decir con anticipación. Puede ayudar tener un amigo que no esté familiarizado con su negocio para leer su kit de prensa y hacer preguntas que tienen. De estas preguntas, así como una lluvia de ideas propia, presente una lista de respuestas. No quieres sonar ensayado, pero no quieres sonar sin preparación o decir "Umm ..." Mucho.

También desea considerar los diferentes tipos de medios. El periódico tiene diferentes necesidades que la televisión y viceversa. Un periodista puede hacerle preguntas que son muy diferentes a un reportero de televisión. Cada medio tiene diferentes formas de presentar sus noticias para que necesite el tipo de que se adapte a su audiencia lo mejor.

¿Qué pasa si el reportero no se muestra??

La estación o periódico puede enviar un fotógrafo o camarógrafo en lugar de un reportero. Eso no significa que tu historia no sea importante para ellos. No estarían allí si no planearan darle cobertura a su historia, así que trata a quien aparezca muy bien.

Si un camarógrafo está cargando su equipo, no les entregue un kit de prensa justo entonces. Ofrezca llevarlo para ellos hasta que hayan podido obtener las tomas que necesitan. Tratarlos como un ciudadano de segunda clase regresará a la estación y podría dañar sus posibilidades de cobertura futura.