Cómo organizar un sistema de presentación de oficina

Un sistema efectivo de presentación de oficina es crucial para cualquier negocio que maneja facturas, recibos y otros registros, ya sea en papel o digitalmente. Incluso para las empresas que no se ocupan de mucho papeleo, mantenerse organizado y eficiente ayudará a mantener las operaciones funcionando sin problemas.

Los sistemas de presentación de oficina vienen en todas las formas, desde el cajón de gabinete simple, hasta surtidos complejos de servidores digitales. Para crear un sistema que funcione para usted, es importante saber qué archivos son más importantes, quién necesita acceso y cómo se pueden recuperar de manera fácil y eficiente. Aquí están los factores clave.

Por qué necesita un sistema de archivo

Presentar los recibos y las facturas adecuadamente es una de las cosas más importantes que una pequeña empresa puede hacer para su salud financiera. Un sistema de presentación inexistente o desordenado puede agregar días de esfuerzo adicional en el tiempo de impuesto sobre la renta, y no desea perderse las deducciones fiscales debido a los recibos faltantes. Si alguna vez está sujeto a una auditoría y no puede producir los documentos requeridos a tiempo, sus reclamos pueden ser rechazados y su declaración de impuestos reevaluada.

Dependiendo de su industria, es posible que deba mantener registros para cumplir con las regulaciones estatales o federales, a veces durante años. Se requiere que las oficinas legales mantengan archivos de casos durante tres años. Los contadores y las empresas de preparación de impuestos deben mantener las declaraciones de impuestos registradas durante siete años. Las empresas de construcción, las oficinas médicas, las escuelas y más tienen fuertes responsabilidades de mantenimiento de registros.

La mayoría de las personas no piensan en la mano de obra que ahorrarán al invertir en sistemas de presentación, pero en algunas cuentas, la cantidad total de tiempo que las compañías pasan buscando archivos fuera de lugar ascienden a seis semanas por año.

Si su negocio es bastante simple, su mantenimiento de registros puede limitarse a la nómina y la contabilidad, pero aún debe poder operar en su escritorio rápidamente y fácilmente.

5 pasos para organizar un sistema de archivo

Para ponerse a sí mismo y a su negocio en el camino correcto, siga cinco pasos para asegurarse de que los documentos sean fácilmente accesibles y fácilmente identificables.

Evaluar los hábitos personales y de oficina

Piense en qué empleados necesitan acceso a archivos, dónde trabajan y qué tiene sentido en función de sus estaciones de trabajo. Si está creando un sistema para usted, piense en la ergonomía, el flujo de su jornada laboral, cómo se mueve por el espacio de su oficina, a qué puede llegar desde su escritorio y a qué información necesita acceso regular en comparación con la información que se puede archivar mucho término. Si está creando un sistema para otra persona, obtenga su entrada, qué funciona para una persona no siempre funcionará para otra.

Decidir un sistema de archivo

Lo que hace su negocio determinará si elige presentar una presentación numérica, alfabética o de otra manera. Por ejemplo, ¿busca información del cliente por nombre o número de cuenta?? ¿Presenta documentos por categoría, como gastos, financieros, marketing, etc.?

El espacio no es una preocupación importante con los sistemas digitales, pero para los sistemas de papel, es importante permitir el crecimiento al considerar la presentación de archivadores; Se recomienda comprar algo para acomodar el doble de la cantidad de archivos que tiene ahora. Las categorías de materias amplias le permitirán agregar fácilmente nuevos archivos a medida que crezca y eliminará la necesidad de actualizar o reorganizar su sistema de presentación regularmente. Mantenerlo simple también facilitará la integración de su papel y archivos digitales como parte de su sistema general de administración de documentos.

Calcule las necesidades de almacenamiento

Si tiene una gran cantidad de archivos a los que accede diariamente, deben estar a su alcance. Aquellos a los que se accede con menos frecuencia no necesitan estar en su espacio de trabajo, pero es posible que deba estar cerca. Puede haber una combinación. Es posible que algunos archivos se necesitaran diariamente, mientras que otros se pueden archivar en el almacenamiento a largo plazo más lejos.

No pase por alto la importancia de la accesibilidad para los empleados o futuros empleados que pueden tener necesidades de movilidad especiales. Los gabinetes muy altos, por ejemplo, pueden ser difíciles para algunos empleados acceder de manera segura y efectiva.

Invierta en un buen sistema de etiquetado

Poder leer las etiquetas de los archivos suena obvio, pero la claridad en el etiquetado ahorrará tiempo. La mayoría de las empresas que hacen etiquetas proporcionan plantillas que se integran con el software de procesamiento de palabras común. Es posible que desee considerar uno de los pequeños sistemas de fabricación de etiquetas que también puede imprimir etiquetas de correo individuales. Los elementos que realizan un doble trabajo suelen ser una inversión sabia.

Comprar carpetas de archivo

Las carpetas fáciles de usar y duraderas son una inversión inteligente. Las carpetas colgantes de color están fácilmente disponibles y fácilmente reconocibles. Por ejemplo, si coloca todos los archivos de su cliente en carpetas colgantes amarillas, información financiera en carpetas azules y marketing en carpetas rojas, ahorrará tiempo al buscar o archivar con pistas visuales fácilmente identificables.

Ir sin papel

Muchas empresas ya se han trasladado a la oficina sin papel, o cerca de ella. Con los sistemas de almacenamiento en línea, basados ​​en la nube y las transacciones digitales que reemplazan el efectivo, Paperless puede ser la nueva normalidad.

Incluso las agencias gubernamentales se están subiendo a bordo. El IRS ahora acepta imágenes digitales o copias en papel de elementos escaneados que incluyen:

• Recibos de efectivo
• Estados de cuenta bancarios
• Cheques cancelados
• Talones de pago
• Extracto de tarjeta de crédito

Los registros digitales deben ser claros y legibles. Si no, el IRS puede exigir ver los documentos en papel originales durante una auditoría o solicitud de rutina de documentación.

Si todavía está operando a la antigua, pero está interesado en volverse verde, puede hacer la transición a Paperless con el tiempo. Hay muchos servicios y aplicaciones de software que escanean los recibos de gastos antiguos y los almacenan con su otra información de contabilidad digital.

Preguntas frecuentes (preguntas frecuentes)

¿Cómo se configura un sistema de archivo electrónico??

Los sistemas de archivos electrónicos pueden ser tan simples como los archivos en redes compartidas, como una unidad de Google o en sofisticados software o servidores. Las mismas mejores prácticas que se aplican para los sistemas en papel se aplican a los sistemas electrónicos: establecer convenciones de nombres, una orden de archivo (alfabética, cronológica, etc.), y una estructura bien organizada.

¿Qué sistema de archivo utiliza para proteger la confidencialidad??

Para los sistemas de presentación de papel, los documentos deben estar bajo bloqueo y llave, con controles de personal. Dado que los archivos digitales tienen más flexibilidad para compartir, copiar y editar, deberá establecer los niveles de permisos y el acceso adecuados. Dependiendo de las apuestas, su empresa puede necesitar servidores privados en lugar de los sistemas basados ​​en la nube.