Cómo preparar una factura proforma

Una factura proforma tiene todos los componentes familiares de una factura nacional ordinaria: una descripción del producto, una lista detallada de cargos y términos de ventas, excepto que establece claramente "Proforma factura."En este artículo, explorará qué es una factura proforma, por qué debe usar una y cómo prepararla.

¿Qué es una factura proforma??

Una factura proforma se considera un documento previo al advicio y sirve como una guía de acción sobre cuáles son las expectativas en una venta de exportación. También prepara el escenario para el proceso de negociación.

¿Por qué usar una factura proforma??

Una factura proforma ayuda a apretar la venta de exportación. Aquí hay algunas formas en que es útil una factura de Proforma: 

• Minimizar errores
• Sirve como un acuerdo legal y vinculante
• Describe toda la información relevante relacionada con la transacción de exportación
• Es una forma ampliamente aceptada de estructura de documentos de ventas en la industria de exportaciones
• Permite a los bancos establecer un método de pago en nombre del importador

Supongamos que desea que su cliente sea una cotización de precios de aterrizaje para un envío de cepillos de pelo a su puerto de entrada, en este caso, CNF (costo y flete) Rotterdam. Así es como preparas la factura.

Cómo preparar una factura proforma

Factura de proforma
U.S.A. Widgets a Rotterdam a través del precio de la tierra calculando el océano por unidad

Tiene 100 cajas de cepillos para el cabello, empacado 12 unidades para un estuche. Cada caso tiene un precio de $ 120, o $ 12 por unidad. El costo total para el pedido es de $ 12,000.

• Precio de venta: $ 12,000-F.O.B. puerta de fábrica en la u.S.A.
• Transporte interior: $ 700
• Transporte del océano: $ 1,500
• Deber: $ 300
• CAF: $ 1,250
• Documentación: $ 125

Precio total de la tierra (o Rotterdam total CNF)

El precio de venta es su costo para comprar el producto del fabricante, más su marcado. Agregue esa cifra a los costos totales de envío y divida ese total por el número de casos. Que te consigue tu precio de aterrizaje por caso. Divide esa cifra por el número de unidades en un caso. Que te consigue tu precio de aterrizaje por unidad. Frente a la palabra "factura", escriba "proforma."

Ahora ha finalizado su cotización de precios y ha creado una factura proforma. No olvide especificar un período de tiempo preciso durante el cual su cotización es válida, y agregue el número de referencia de cotización del reenvío de la carga (especialista en logística).

¿Existe alguna diferencia entre una cotización de precios y una factura proforma?? Hay muy poca diferencia entre los dos. La factura de Proforma sirve como una cita en forma de factura. Una cotización se redacta más como una carta comercial o un correo electrónico detallado que describe una oferta acordada que generalmente está por escrito, mientras que una factura proforma parece exactamente igual que una factura, excepto la declaración de "factura proforma" en la parte superior.

Una vez que su cliente apruebe la factura proforma, se convertirá en su factura real para el pedido. El cliente también utilizará la factura Proforma para obtener cualquier financiación o licencias de importación necesarias. Su cliente debe comunicar aceptación en una breve oración escrita o dos, como la siguiente (generalmente por correo electrónico o fax), con una firma: "Aceptamos su factura proforma no. 1234 contra nuestra P.O. No. A B C D."Luego responderás:" Reconocer y confirmar tu P.O. No. Abcd contra nuestra factura proforma no. 1234."

Eso es todo. Tienes una venta. Estás en el negocio! A partir de este momento, usted o su cliente no deben realizar cambios adicionales en la transacción hasta después de que la fecha de vencimiento se proporcione en el Proforma. Sin embargo, antes de publicar el pedido, usted y su cliente deben negociar los términos de pago. Hay muchos factores a considerar al elegir un método de pago de exportación. Asegúrese de examinarlos a todos antes de finalizar su transacción.