Cómo administrar su negocio con Google Apps

Google Apps, ahora llamado G Suite, es una suite de oficina en línea basada en la computación en la nube. Usando Gmail como fundación, los ingenieros de Google han creado un conjunto completo de software en línea. Si está considerando esto, entonces está en buena compañía. Este es un servicio extremadamente popular con precios atractivos (comienza en $ 6 por usuario por mes).

G Suite es la marca de computación en la nube de Google. Sus datos y software están alojados en línea (o "en las nubes") en lugar del estilo tradicional de informática de escritorio y servidores basados ​​en la ubicación.

3 formas en que Google Apps puede ayudar a su negocio

1. Mantenimiento, actualización e inversión gratis: Deje que Google y los proveedores de servicios secundarios se preocupen por las oleadas de energía, los discos duros fallidos, las actualizaciones y la compatibilidad mientras administra su negocio.
2. Movilidad total: Con Google Apps Cloud Computing, puede viajar por el mundo (o al menos salir de la oficina de vez en cuando) todo el tiempo que tiene todo su negocio a su alcance, independientemente de si tiene su computadora portátil con usted o no. Una conexión a Internet le dará acceso a sus datos y su software.
3. Colaboración simple: Compartir archivos, videos e ideas fácilmente y sin la duplicación confusa del correo electrónico. Varias personas pueden trabajar simultáneamente en el mismo archivo. Incluso obtendrá cursores de diferentes colores para que pueda ver fácilmente dónde está cada usuario. Esto hace que la colaboración sea una brisa.

Cómo funciona

Google ofrece un conjunto de herramientas de oficina, como correo electrónico, procesamiento de textos, calendario, hojas de cálculo, etc. que están alojados en línea. Lo que separa G Suite del software tradicional son las aplicaciones de mercado que se integran con los servicios principales de Google. Si bien Google ofrece los servicios principales, cualquier otra herramienta imaginable está disponible en Google Marketplace, lo que permite a los usuarios elegir según sea necesario. Se han asociado con muchos proveedores de servicios en línea principales, desde Xero hasta cobre. Si bien varias de estas aplicaciones son gratuitas, otras ofrecen pruebas gratuitas por un período de tiempo o un número mínimo de usuarios. Después de que expira el período de prueba, estos a menudo operan en un formato de tarifa mensual.

Las tarifas mensuales para el software integrado pueden sumar rápidamente. Asegúrese de tener en cuenta el costo de todo el paquete, tanto la suite G en sí como las soluciones integradas, a medida que toma su decisión de compra.

Por su naturaleza, la computación en la nube permite una colaboración compleja con colegas, clientes y subcontratadores. Por ejemplo, cuando se agrega un colega a su grupo, puede ver y editar documentos en su cuenta que se aloja en línea. También puede controlar quién ve qué documentos creando carpetas compartidas a las que solo las personas específicas tienen acceso.

Esta característica proporciona seguridad y evita múltiples copias del mismo documento. También evita una bandeja interna abarrotada de la ida y vuelta de un proyecto o propuesta.

Por qué es popular

Google y sus proveedores de servicios son responsables de todo, incluido todo el mantenimiento y las actualizaciones tanto al hardware como al software, por lo que los usuarios no tienen nada que hacer excepto usar el software y ganar dinero. No hay necesidad de un técnico de oficina o una gran habitación dedicada a alojar a sus servidores.

Debido a la facilidad de colaboración, los usuarios pueden trabajar de manera más efectiva y con menos confusión, y cuesta mucho menos que otras opciones, que van desde $ 6 por usuario por mes a $ 25 por usuario por mes.

Quién lo está usando

Más de dos millones de organizaciones están ejecutando aplicaciones de Google, que van desde la ciudad de Los Ángeles hasta Avago Technologies de mil millones de dólares con más de 4100 usuarios en su sistema. Y, por supuesto, Google con más de 20,000 empleados también está utilizando G Suite.

Características interesantes

El servicio se basa en el dominio, lo que permite a los usuarios tener direcciones web únicas para cada uno de sus servicios. El programa de correo, por ejemplo, se encontraría en correo.Tu dominio.comunicarse. Lo mismo es cierto para los numerosos otros componentes. Es fácil de recordar y está marcado con su dominio.

Poder marcar su correo electrónico y un documento de documentos con el nombre de su negocio mientras tiene toda la funcionalidad de Google Suite of Tools le brinda ventajas tanto en marca como en productividad.

También hay una aplicación que vincula sus programas de Microsoft Office a Google Docs en línea. Así que continúe funcionando como normales, pero sus documentos se respaldan en línea y están disponibles para cualquier persona en su grupo.

Empezando

La configuración inicial de las aplicaciones debe tomar menos de una hora. Otra par de horas de pasar jugando con las herramientas debería ayudarlo a decidir cuáles usar y cómo funcionan. Los tutoriales en línea son claros y simples. Recuerde, no hay instalación. Simplemente configure su cuenta y vaya.