Cómo escribir un informe de gastos comerciales

Si es dueño de una pequeña empresa, tarde o temprano, necesitará rastrear los gastos diarios de su empresa a medida que construye su empresa desde cero.

Puede parecer innecesario cuando comienza por primera vez, ya que sus gastos de capital más pequeños pueden parecer insustanciales y tener poco efecto en su negocio. Pero cuanto antes comience a mantener un informe de gastos comerciales en un intervalo regular, menos trabajo tendrá que hacer durante la temporada de impuestos y los momentos en que su capital operativo es bajo.

¿Qué es un informe de gastos comerciales??

Si el nombre es una indicación, los informes de gastos comerciales parecen rastrear cada centavo que gasta mientras administra su empresa, pero si bien eso es cierto hasta cierto punto, eso no es exactamente lo que son. Los informes de gastos son esencialmente formularios que contienen todo el dinero gastado en viajes, comidas, alojamiento, capacitación, imprevistos y entretenimiento que un empleado o propietario de un negocio compra de su propio bolsillo en lugar de usar un por dijado previamente provisto previamente.

El formulario o informe se completa regularmente (generalmente mensual o trimestral), luego se envía al contador de la compañía, al departamento de cuentas por pagar o al propietario. Una vez que los gastos se han justificado con un recibo de la compra y la aprobación de la empresa, la persona que presentó el informe recibe un cheque por el reembolso de los gastos incurridos.

Razones por las que necesita utilizar un informe de gastos comerciales

Los informes de gastos pueden ser una tarea tediosa, pero en última instancia sirven a los mejores intereses de la compañía en el caso de una disputa o auditoría financiera. Al presentar estos informes regularmente, puede asegurarse de que usted y sus empleados estén presupuestando adecuadamente los gastos necesarios para mantener su negocio financieramente seguro, así como mantener la moral y la buena voluntad de la empresa.

Ningún empleado (o propietario del negocio) querría usar sus fondos personales para hacer el trabajo que se contratan para hacer para un salario. Por lo tanto, mantener y presentar un informe de gastos deja a todas las partes involucradas en una mejor situación financiera que permitir que el empleado o propietario asuman dichos costos en lugar de la compañía.

Si usted es un solopreneur o si ejecuta una micro-negocio, los informes de gastos pueden parecer tontos, pero nuevamente, son tan importantes para su empresa como para un empleado en una corporación como Apple o Disney. El seguimiento del seguimiento de dónde gasta sus fondos para participar en las actividades profesionales de su pequeña empresa es parte del control fiscal de su empresa y debe usarse al presentar impuestos para tener en cuenta cuánto dinero ha gastado su empresa durante todo el año.

Cómo hacer un informe de gastos que se adapte a su negocio

Las industrias individuales pueden dictar lo que los formularios de informe de gastos de su pequeña empresa deben contener en función de los costos son estándar para que su empresa haga negocios. Por ejemplo, si varios de sus empleados están en ventas, y se espera que ocasionalmente tomen potencial y establecieran a los clientes al almuerzo o a la cena, el formulario de Informe de gastos de su empresa debe reflejar la oportunidad para que el miembro del equipo de ventas envíe un recibo de comida. y el entretenimiento y los detalles del gasto fácilmente para que puedan ser reembolsados ​​por la cantidad gastada ganando y cenando a un cliente. Por lo tanto, la entrada o el código para las comidas deben ser estándar en el formulario de informe de gastos de su empresa.

Otro ejemplo de adaptación efectiva a los informes de gastos de su pequeña empresa para sus necesidades es permitir un código o entrada dedicado a la capacitación o las tarifas de la conferencia. En muchas industrias hoy, mantenerse al tanto de las nuevas tecnologías, las sesiones de lluvia de ideas de think-tank o las renovaciones de certificación para seguir siendo competitivos. Si su empresa no tiene en cuenta regularmente tales eventos y talleres en el presupuesto anual, entonces incluir esa opción en un informe de gastos personalizados para el reembolso es una opción conveniente y sensata es. 

Las plantillas o muestras de informes generales de gastos comerciales se pueden encontrar en línea fácilmente, pero cada pequeña empresa es única y debe intentar modificar cualquier plantilla para reflejar sus necesidades comerciales específicas. A veces, estas plantillas solo están en un formato de papel impreso y otras son todas digitales. De cualquier manera, recuerde asegurarse de que todos los costos solicitados para el reembolso estén respaldados por una factura o recibo. Esta no es solo una medida sólida para sus archivos de contabilidad, sino que también puede ser necesario si sea necesaria una auditoría fiscal.

Si nunca ha utilizado un informe de gastos antes y no puede determinar si desea usar un formulario de papel o una opción en línea, comience con un informe en papel hasta que tenga el hábito de llenar uno antes de mudarse a una nube basada en la nube. Servicio o aplicación digital.

 A continuación se incluye un ejemplo de un informe básico de gastos de pequeñas empresas: 

Esta plantilla puede ser simplista, pero captura el mínimo de lo que los informes de gastos de su empresa deberían ser el seguimiento, y se puede modificar fácilmente para incluir más categorías o una variedad de eventos. Los empleados que a menudo viajan a conferencias, entretienen clientes o participan en varios talleres y sesiones de capacitación cada año deberían poder ingresar toda su información durante el mes (o más) en cada formulario.

Si la plantilla anterior es demasiado rudimentaria, una búsqueda en línea simple puede revelar una gran selección de opciones de informes de gastos y gastos digitales para elegir. Si está interesado en los servicios de rastreo de informes de gastos basados ​​en la nube, compañías como Procurify, Zoho Gastos y Rydoo ofrecen sistemas populares que hacen que la grabación de gastos sea simple e intuitiva.

Cómo tomar el control fiscal de su pequeña empresa

Los propietarios de pequeñas empresas serían prudentes comenzar a usar informes de gastos tan pronto como puedan en el proceso de despegar a su empresa. Además de brindarle la oportunidad de realizar un seguimiento de dónde va el dinero de su pequeña empresa en un momento dado, le permiten prepararse para la temporada de impuestos y mantenerse por delante de una auditoría, así como asegura a los empleados que sienten valorando a su empresa está cubriendo los gastos incurridos mientras se centraron en hacer su trabajo.

Una empresa exitosa es una en la que el control fiscal está firmemente asegurado en las manos del propietario del negocio, y un sistema de informes de gastos comerciales establecidos puede ayudarlo a lograr eso.