Cómo escribir una solicitud de voluntariado para proteger su organización benéfica

Las organizaciones benéficas dependen de los voluntarios. Sin embargo, tienen necesidades conflictivas cuando se trata de esos voluntarios. Deben reclutar voluntarios siendo amables y acogedores. Pero, por otro lado, las organizaciones benéficas también deben tener cuidado al elegir a esos voluntarios.

Hay muchas historias de terror sobre voluntarios examinados inadecuados que dañan a los clientes de una organización sin fines de lucro, especialmente cuando hay poblaciones en riesgo como los niños o los ancianos.

Para proteger la organización y los voluntarios, una solicitud de voluntariado debe ser uno de los primeros pasos en su proceso de reclutamiento de voluntarios.

Salvaguardas para considerar (qué tener en cuenta)

Su organización, incluidos sus miembros del personal y la junta, podría ser responsable de los actos ilegales de voluntarios a menos que haya salvaguardas y supervisión adecuadas. Además, los voluntarios podrían ser personalmente responsables si causan lesiones en el curso de su trabajo voluntario.

Las salvaguardas contra la responsabilidad que acompañan la incorporación, las pólizas de seguro paraguas y las leyes federales y estatales protegen a las organizaciones sin fines de lucro hasta un punto, pero solo Si las organizaciones realizan la debida diligencia.

Que la debida diligencia comienza con la solicitud de voluntariado.

Qué incluir en una solicitud de voluntariado

A veces es difícil poner voluntarios que solo quieran ayudar a través de la molestia de las verificaciones de antecedentes y los formularios de solicitud, pero este es un problema que no debe descuidarse.

Hazlo amigable

Puede hacer que su aplicación sea más amigable y acogedora para voluntarios escribiendo algunos párrafos introductorios que expliquen lo que hace su organización, su misión, a quién sirve y las contribuciones de sus muchos voluntarios.

Poner parte de esta información en un manual de empleados puede ayudar a evitar que su formulario de solicitud se vuelva demasiado largo y desalentador. Proporcione un enlace a su manual en su aplicación.

Resume algunos de los roles que cumplen sus voluntarios, la capacitación que reciben y cómo haces que el voluntariado sea divertido. Después de todo, desea reclutar voluntarios energizados y felices. Su aplicación solicitará información bastante seria, así que comience con una cara amigable.

Recopilar la información más vital

Las organizaciones sin fines de lucro deben consultar con el asesor legal sobre las salvaguardas necesarias y ayudar a redactar o aprobar el formulario de solicitud de voluntariado.

Esos formularios varían de una organización a otra, pero generalmente incluyen al menos algunos de los siguientes componentes. Elija y elija elementos dependiendo de la naturaleza de su trabajo y la población a la que sirve.

• Información de contacto, incluida una dirección de correo electrónico
• Fecha de nacimiento
• Número de seguro social (solo necesario para verificaciones de antecedentes o de crédito)
• Contacto de emergencia, la relación del contacto, la dirección y el número de teléfono
• Trabajo previo o experiencia voluntaria
• El nivel educativo más alto alcanzado
• Idiomas hablados
• Limitaciones físicas
• Patrón actual
• Otras organizaciones donde el solicitante se ha ofrecido como voluntario
• Descripción de la capacitación o experiencia que puede ser pertinente para el puesto de voluntariado deseado.
• Declaración y descripción de condenas o delitos penales anteriores
• Certificaciones como primeros auxilios y RCP con fechas de certificación y fechas de vencimiento
• Licencia de conducir válida # (importante si se trata de conducir)
• Referencias: una o más referencias personales con información de contacto; y una o más referencias profesionales o relacionadas con el trabajo con el nombre y la información de contacto del supervisor
• Lista de verificación de habilidades (Lista de habilidades necesarias en los puestos voluntarios de la organización, como computadora, tutoría, habilidades administrativas, llamadas telefónicas, enseñanza, supervisión).
• Áreas voluntarias preferidas (enumere los trabajos voluntarios regulares que el solicitante puede verificar si está interesado)
• Razón para el voluntariado
• Cómo se enteró de nosotros?
• Horas y días disponibles para el trabajo voluntario
• Incluir cualquier renuncia de la organización. Por ejemplo, puede incluir una declaración justa e igualitaria y una lista de requisitos para voluntarios, como verificaciones de referencia, entrevistas, período de prueba y capacitación requerida.
• Firma del solicitante y fecha de firma.

Considere incluir una declaración de la declaración de responsabilidad que el solicitante debe firmar. El Consejo Nacional de Organizaciones sin fines de lucro tiene declaraciones de responsabilidad de muestra que puede consultar.

Ejemplo de solicitud de voluntariado

Aquí hay una solicitud de voluntariado básico. El ejemplo puede ayudarlo a guiarlo a la información que probablemente desea incluir y sugerir formateo. Por supuesto, solo use el ejemplo como punto de partida, modificándolo para que se ajuste a su organización en particular. Consulte la muestra a continuación y descargue la plantilla (disponible en Google Docs y Word en línea).

Próximos pasos y algunos recursos

Haga que la aplicación sea accesible

La mayoría de las organizaciones sin fines de lucro hacen que sus solicitudes de voluntarios estén disponibles en línea, así como en el sitio. A veces se pueden enviar en línea o imprimirse para que el voluntario envíe por correo. Un PDF hará que el proceso sea razonablemente sin esfuerzo.

Para un ejemplo de una aplicación integral, vea esta del Hospital Johns Hopkins. La mayoría de las organizaciones pequeñas necesitarán una forma mucho más simple para iniciar el proceso.

Extender la red

Considere usar uno de los muchos portales de voluntarios para alcanzar y atraer voluntarios. Estos portales le permiten publicar una descripción y requisitos mínimos del trabajo y luego dirigir las perspectivas a su sitio web para obtener más información. Algunos portales incluso ayudan con verificaciones de antecedentes. Los portales bien conocidos incluyen VolunteeMatch, todos para bien e idealistas.

Yendo más allá de la aplicación

Su aplicación no debe ser su única herramienta de detección. Asegúrese de hacer un seguimiento con una entrevista que pueda identificar los atributos negativos y positivos de sus posibles voluntarios. Nunca contrataría a un miembro del personal sin una entrevista exhaustiva. Del mismo modo, entrevistar a sus posibles voluntarios no solo lo ayuda a colocarlos en una posición apropiada, sino que también proporciona pistas valiosas sobre sus antecedentes y carácter.

A veces, una entrevista presentará habilidades y talentos únicos que el voluntario ni siquiera se dio cuenta de que podría ayudar a su organización. ¿Es el voluntario un buen escritor, un fotógrafo o tiene habilidades artísticas?? Por el contrario, pregunte qué no quiere hacer el voluntario. Quizás el trabajo clerical no sea su preferencia, o no desean realizar trabajos que ya hacen en sus vidas regulares. Tal vez quieran desarrollar habilidades específicas o aprender algo nuevo.

La línea de fondo

Construir una fuerza voluntaria confiable para su organización benéfica no necesita ser demasiado complicada, pero sí requiere un sistema. La primera parte de ese sistema es proporcionar un formulario de solicitud que se pueda completar rápidamente y enviarse de manera eficiente. Aprenda de la experiencia de miles de otras organizaciones benéficas y cree su formulario de solicitud utilizando las mejores prácticas.