Cómo escribir y enviar correos electrónicos profesionales

Ya sea que esté buscando trabajo, haciendo nuevas conexiones de redes o simplemente intente sobresalir en su trabajo actual, es esencial saber cómo escribir y enviar mensajes de correo electrónico profesionales.

Esto puede ser más difícil de lo que parece. Muchos profesionales se han acostumbrado a un enfoque muy informal para enviar un correo electrónico en sus vidas personales. Si bien la jerga, los emoticones y el texto del texto generalmente son aceptables cuando envían correos electrónicos a amigos cercanos, no volarán en correspondencia laboral. Es importante saber cuán limpia sus comunicaciones cuando necesite.

¿Cuándo podría necesitar enviar un correo electrónico profesional?? Hay un numero de posibilidades. Es posible que deba enviar su carta de presentación a un posible empleador, una carta de agradecimiento a un colega que acordó ser una referencia, una carta de renuncia a su jefe actual o una solicitud de una carta de recomendación.

Es posible que tenga otras razones para enviar correos electrónicos no personales, y de hecho, es una buena idea asegurarse de que todo su correo electrónico esté organizado y profesional.

Siempre que envíe mensajes de correo electrónico profesionales, es realmente importante asegurarse de que el mensaje sea perfecto. No desea volar una oportunidad cometiendo ningún error, ya sea en cómo envía correos electrónicos o cómo realiza un seguimiento de ellos.

Aprenda qué incluir en sus mensajes, qué no incluir y cómo cerrar, firmar y enviar sus mensajes de correo electrónico.

Pautas de correo electrónico profesionales

Revise estos pasos para escribir un correo electrónico profesional de alta calidad, y siempre causará una gran impresión en el destinatario.

Qué incluir en su mensaje de correo electrónico

• Línea de asunto: La línea de asunto debe transmitir de manera concisa su propósito para escribir. Su línea de asunto puede ser tan simple como "gracias" o "solicitud de recomendación."
• Saludo: Incluso si está escribiendo un correo electrónico muy corto, incluya un saludo. Si conoce el nombre de la persona, inclúyalo. A menos que esté en el primer nombre con la persona, llámalos por su título.
• Longitud: Mantenga su correo electrónico lo más conciso posible. Las personas tienden a extraer correos electrónicos largos, por lo que solo incluye información esencial.
• Clausura: Firme con un breve "gracias", "mejor", o otra de envío simple, y luego tu nombre. La mayoría de las cuentas de correo electrónico le permiten incrustar una firma con su nombre, título e información de contacto en cada correo electrónico. Es una forma excelente de hacer que cada correspondencia sea más profesional.

Qué no incluir en su mensaje de correo electrónico

• Estilo de fuente: Evite fuentes adornadas, juguetones o de color; estos simplemente distraen al destinatario de su mensaje real. Evite usar en exceso en negrita y en cursiva también, lo que hace que un correo electrónico se vea desordenado.
• Mayúscula: No escriba en todas las letras mayúsculas tampoco; Esto parece enojado o sobreexcitado en un correo electrónico.
• Emoticones: No incluya emoticones en un correo electrónico profesional; Guárdalos para la correspondencia personal.

Consejos para garantizar mensajes de correo electrónico profesionales perfectos

Una vez que haya escrito su correo electrónico, realice todos estos pasos antes de hacer clic en el botón "Enviar":

• Asegúrese de que su mensaje esté completo: Comprobación doble Para asegurarse de que se complete la línea de asunto de su correo electrónico, ha incluido una firma, está enviando el mensaje a la persona de contacto correcta y ha completado el BCC campo para enviar una copia a usted mismo, por lo que tiene un registro del mensaje de correo electrónico.
• Prueba su mensaje de correo electrónico: Antes de presionar enviar, también asegúrese de revisar la ortografía y verificar su gramática y capitalización. Son tan importantes en la correspondencia por correo electrónico como en una carta de papel.
• Envíe un mensaje de correo electrónico de prueba: Antes de enviar su correo electrónico, envíe el mensaje a sí mismo primero para verificar que el formato funcione y que nada se ve fuera de lugar. Si todo se ve bien, continúe y envíe el correo electrónico a la empresa o al individuo con el que se pone en contacto.
• Envíe una copia del mensaje de correo electrónico a usted mismo: Utilizar el BCC campo para enviar una copia del mensaje de correo electrónico a usted mismo, por lo que tiene un registro de cuándo envió el mensaje y a quién le envió. También puede encontrar esta información en su carpeta enviada.
• Presente sus copias: Con muchos programas de correo electrónico, puede configurar carpetas para que sea más fácil encontrar correos electrónicos anteriores importantes. Configurar carpetas para todos sus correos electrónicos de búsqueda de empleo y otros correos electrónicos profesionales y presente sus copias después de enviar sus mensajes.

Revisar ejemplos de correo electrónico profesional

Muestra de correo electrónico Mensaje #1: Carta de renuncia

Línea de asunto: Resignación-bob smith

Querida Sra. Jones,

Estoy escribiendo para enviar mi renuncia de mi posición como coordinador de la unidad en el Hospital Town, a partir del 10 de junio.

Estoy más agradecido de lo que puedo decir por todo su apoyo y asistencia en los últimos cinco años. Trabajar aquí ha sido una educación de primera clase en trabajo en equipo, administración de la salud y hacer el trabajo. Extrañaré trabajar con todos ustedes y espero que se mantengan en contacto.

Por favor avíseme si puedo ser de alguna ayuda durante la transición.

Atentamente,

Bob Smith
B.Smith@Correo electrónico.comunicarse
555-123-4567

Muestra de correo electrónico Mensaje #2: Solicitud de referencia

Sujeto: Solicitud de referencia de Cynthia Dailey-Referente

Querida Barbara Cho,

Recientemente en LinkedIn, vi un anuncio de trabajo para el puesto de asistente de marketing en XYZ Corp. Como sé que has estado allí durante varios años, me pregunté si podrías estar dispuesto a darme una referencia para el trabajo.

Estaba especialmente emocionado de ver que el trabajo implica trabajar mucho con su equipo en marketing por correo electrónico y campañas de redes sociales. Desde la última vez que trabajamos juntos en ABC LLC, he adquirido una amplia experiencia con Hubspot, Google Analytics y SurveyMonkey. Me encantaría poner estas habilidades para trabajar para xyz.

He adjunto una copia de mi currículum y un enlace a mi cartera, para que pueda ver mi experiencia reciente. Avíseme si tiene alguna pregunta o si desea ver más muestras de mi trabajo. 

Mejor,

Cynthia Dailey

Cynthia@correo electrónico.comunicarse
cartera.com/cdailey
555-091-7865

Control de llave

Mantenlo profesional: La correspondencia comercial debe pulirse, incluso cuando la envía por correo electrónico.

Sé conciso: Llegue a su punto y sea lo más claro posible sobre lo que necesita o tiene que ofrecer.

Editar, revisar, probar: Asegúrese de que su mensaje esté libre de errores y errores tipográficos. Envíe un mensaje de prueba a usted mismo antes de presionar "Enviar."

Mantener un registro: BCC usted mismo sobre correspondencia importante y archivar cada mensaje en la carpeta de correo electrónico apropiada para referencia futura.