Cómo escribir puntos de conversación

Los puntos de conversación son como una hoja de trucos para cualquier persona que se comunique en nombre de un negocio, una organización, un político o incluso a ellos mismos. Proporcionan una forma rápida y fácil de mantenerse en el camino, no deambulan fuera del tema, y ​​se aseguran de que las comunicaciones sean consistentes en todo el grupo.

A menudo se usan como material de semillas para letras, comunicados de prensa, discursos, debates y más. Los puntos de conversación son comunicaciones internas y no se comparten con el público previsto.

Qué incluir

De alguna manera, los puntos de conversación son similares a un esquema, pero no son tan densos. Los funcionarios de comunicaciones que los usan para discursos, debates o entrevistas en vivo deben poder hacer referencia rápidamente. Los puntos de conversación diseñados para guiar las comunicaciones escritas, como los comunicados de prensa, pueden ser un poco más detallados.

Los puntos más amplios generalmente serán temas que deben abordarse. Por ejemplo, alguien entrevistado en la televisión puede querer abordar dos o tres temas de importancia específica para la organización que representa. Los puntos de conversación sirven como un recordatorio para dirigir la conversación a esos temas tanto como sea posible. Mientras que alguien que hable en nombre de una organización debería poder hablar sobre los temas listados de manera inteligente y exhaustiva, los puntos de conversación también pueden incluir detalles o estadísticas que no se memorizan tan fácilmente.

Para cualquier persona en la cámara o que hable con una audiencia en vivo, los puntos de conversación no deben ser más de una página, haciéndolos referenciados fácilmente y rápidamente. Incluso podrían encajar en algo que no es más grande que una tarjeta de índice.

Puntos de conversación efectivos

Al escribir sus puntos de conversación, es importante tener en cuenta algunos detalles clave que lo ayudarán a hacer el mejor trabajo posible prepararse a usted u otros para comunicar su mensaje:

• Priorizar: La única cosa, sobre todo, desea que su audiencia se quite de su mensaje debe ser su máxima prioridad y lo más importante en sus puntos de conversación. A partir de ahí, priorice, en orden, lo que desea abordar, pero comprenda que la calidad de su mensaje generalmente es más importante que el número de puntos que. Por lo tanto, es posible que no llegue a todo lo que se indica en sus puntos de conversación, pero si ha abordado su prioridad a fondo y también ha tocado otras dos o tres prioridades, eso puede considerarse exitoso. Y es más probable que su audiencia recuerde uno o dos puntos completamente cubiertos que una docena de temas pasados ​​por alto.
• Preparar: Los puntos de conversación son útiles solo cuando aquellos que los usan ya conocen los detalles del mensaje que deben transmitirse. Antes de llegar a la etapa de escribir puntos de conversación, asegúrese de que OR y otros que comunicarán el mensaje se educan a fondo sobre los detalles. Los puntos de conversación están ahí para servir como un recordatorio y para resaltar algunos detalles específicos que pueden necesitar ser recitados. Nadie debería confiar en los puntos de conversación para la amplitud y la profundidad.
• Adelantarse a: Especialmente en entrevistas o debates cuando aquellos que hablen serán cuestionados sobre su mensaje, es importante anticipar cuáles serán esas preguntas. Por ejemplo, presenta estadísticas u otros datos y se espera que usted o el orador esté preparando para ser cuestionado sobre la validez de su fuente, prepárese para defender su fuente e incluya algunas palabras en los puntos de conversación para servir como un recordatorio.
• Centrarse en los hechos: Los comunicadores profesionales deben saber cómo participar sin puntos de conversación, pero para que un mensaje sea memorable y efectivo, necesita sustancia y eso significa hechos. Sepa qué hechos desea compartir con su audiencia y prepárese para explicarle a su audiencia cómo los afectan esos hechos. Tus puntos de conversación están ahí para recordarte los hechos que necesitas para compartir.
• Sé directo: Incluso si su mensaje es negativo, ponte directamente al grano y posee lo que estás diciendo. Si es una mala noticia que está compartiendo, sus puntos de conversación también deben incluir recordatorios sobre cómo está respondiendo a la situación negativa y trabajando para mejorarlo. Si es honesto sobre las malas noticias y comparte un plan para abordarlo, es más probable que su audiencia lo vea como un solucionador de problemas. Si vence el arbusto o intentas endulzar la situación, es más probable que tu audiencia te vea como no confiable.

Que evitar

Así como hay cosas que deben incluir los puntos de conversación, también hay cosas que los puntos de conversación deben mantenerse alejados:

• Longitud: No estás escribiendo un discurso. Si necesita confiar en sus puntos de conversación para ayudar a formular oraciones y párrafos, aún no está lo suficientemente preparado como para escribir puntos de conversación todavía. Aquellos que usan los puntos de conversación simplemente necesitan poder mirar la hoja o la tarjeta rápidamente para recordar temas para abordar o detalles de hechos para citar.
• Oraciones completas: Cada punto no debe ser más que una palabra o una frase corta, lo suficientemente justo como para provocar el recuerdo del altavoz. Si se trata de un número u otro datos, no se debe incluir más que la cifra real y una etiqueta de una o dos palabras para esos datos.
• Audaz excesivo, subrayado, uso de cursiva, etc.: Para alguien que solo mira a una página rápidamente, estos intentos de resaltar la información no son más que ruido y a menudo distraen. Si hace un buen trabajo priorizando y manteniendo las cosas breves y simples, no debería haber necesidad de agregar mucho en cuanto a resaltar adicional.