Sistema de información de recursos humanos (HRIS)

El Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS) es una solución de software o en línea para la entrada de datos, el seguimiento de datos y las necesidades de información de datos de las funciones de recursos humanos, nómina, gestión y contabilidad dentro de un negocio. Es útil para todos los procesos que desea rastrear y de los cuales espera recopilar datos útiles y útiles.

Normalmente empaquetado como base de datos, cientos de compañías venden alguna forma de HRIS y cada HRIS tiene diferentes capacidades. Elija sus HRIS cuidadosamente en función de las capacidades que necesita en su empresa. A medida que HRIS se ha vuelto cada vez más sofisticado, la elección entre los diversos sistemas se ha vuelto suficiente para paralizar prácticamente un departamento de recursos humanos.

Ver una compañía de tecnología, donde existen expertos en computadoras, pasar por tres sistemas HRIS diferentes en diez años antes de finalmente establecerse en su sistema actual, fue una educación en su complejidad. Sus capacidades en el trabajo y en uso rara vez estuvieron a la altura de la exageración de ventas que impulsó la elección. Es por eso que elegir un HRIS es una empresa importante para un negocio.

Consideraciones clave mientras mira sus opciones HRIS

La selección de un HRIS es una situación estresante ya que existen muchas opciones. Elegir las opciones que sean mejores para sus necesidades en su empresa es un desafío. Wading a través de la información proporcionada por cada sistema también es un desafío.

Los vendedores a menudo son vendedores de ventajas que verbalmente pueden decirle que el sistema satisfará sus necesidades. Asegúrese de ver esto con múltiples fuentes, incluidos clientes actuales, grupos de discusión en línea, LinkedIn, otros miembros de SHRM y revisiones de Google.

Estos son los otros factores a considerar a medida que selecciona sus HRIS.

Número de empleados

Recuerde que incluso si su empresa es solo unas pocas personas en la actualidad, puede tener el doble o incluso 10 veces que muchos empleados en el futuro, así que elija un sistema que pueda crecer con su negocio.

Capacidades del sistema

Otro factor clave que debe considerar es que muchos HRI pueden lograr solo una parte de lo que necesita automatización para lograr. En estos casos, querrá asegurarse de que los componentes de cualquier complemento o sistema adicional funcionen juntos sin problemas. Nuevamente, no tome la palabra del vendedor sobre los sistemas que trabajan juntos. Haga su investigación para determinar que lo hacen.

Capacitación y apoyo

Verifique también para ver qué tipos de capacitación y apoyo continuo están disponibles para su personal. También debe asegurarse de que las promesas del consultor de ventas sobre la capacitación y el seguimiento después de la compra se escriban directamente en su contrato para comprar el HRIS. Y consulte con otras organizaciones para asegurarse de que su empresa seleccionada tenga un historial de apoyo continuo y útil. Muchos no.

Funcionalidad esperada de mejores elecciones de HRIS

Por lo general, los mejores sistemas de información de recursos humanos (HRI) proporcionan en general:

Gestión de toda la información de los empleados:

Datos como nombres, títulos, direcciones y salarios son un comienzo básico. Historial salarial y de posición, estructuras de informes, historias de evaluación de desempeño y otra información crítica de los empleados.

Documentos relacionados con la empresa: 

Esto incluyeartículos tales como manuales de empleados, procedimientos de evacuación de emergencia y pautas de seguridad.

Administración de beneficios: 

Querrá la administración de beneficios, incluida la inscripción, los cambios de estado y la actualización de información personal. En un sistema ideal, puede permitir a los empleados buscar y revisar su propia información, incluido el seguimiento de vacaciones.

Integración completa con la nómina:

Esta integración también incluirá otros software financiero y sistemas de contabilidad de la compañía. Cuando estos están conectados, puede asegurarse de que los cheques de pago sean correctos. Nunca hay una desconexión entre cuál es la tasa de pago oficial y la información que tiene la nómina. Si los sistemas no se integran, es fácil actualizar un salario en un sistema y no en el otro.

Seguimiento del solicitante y gestión de currículums:  

Cuando su sistema es perfecto, el reclutador puede hacer clic en un botón contratado y toda la información del solicitante se transfiere al lado del empleado de las cosas. Esto ahorra mucho tiempo porque su entrada de datos y documentos prácticamente desaparecen.

Si un solicitante pone su propia información al solicitar, puede garantizar la precisión. Si la carta de oferta se genera a partir del mismo sistema que el sistema de nómina, el salario coincidirá perfectamente y no hay malentendidos.

Planes de desarrollo de rendimiento:

No es suficiente tener planes si se registran en un sistema central, entonces pueden seguir fácilmente al empleado de un puesto a otro. El liderazgo superior puede ejecutar informes para ver dónde están las personas y qué están planeando sus gerentes individuales en términos de planificación de la sucesión para su futuro.

Acciones disciplinarias:

Es importante realizar un seguimiento de quién ha sido suspendido, degradado o se les tomó otras medidas negativas contra ellos, incluso después de que el empleado deja a su organización. Cuando una empresa llama y solicita una referencia de empleado ex, es fácil para un administrador en el departamento de recursos humanos mirar hacia arriba e informar si la persona es elegible o no para volver.

Registros de entrenamiento: 

Esto es especialmente crítico en una empresa donde se requieren certificaciones y licencias. En otras compañías, los registros de capacitación pueden no tener ese nivel de importancia, pero aún puede encontrar que tener la información es útil a medida que desarrolla a sus empleados, un factor clave que desean del trabajo.

En resumen, el HRIS que atiende más efectivamente a las empresas rastrea esta información:

• Asistencia y uso de PTO,
• Aumentos salariales e historial,
• Pagos de paga y puestos mantenidos,
• Planes de desarrollo de rendimiento,
• Capacitación recibida,
• Acción disciplinaria recibida,
• Información personal de los empleados, y ocasionalmente,
• planes de sucesión de gestión y empleados clave,
• identificación de empleados de alto potencial y
• Seguimiento, entrevista y selección del solicitante.

Beneficios del HRIS correcto

Un HRIS efectivo proporciona información sobre casi cualquier cosa que la compañía necesite rastrear y analizar sobre sus empleados, ex empleados y solicitantes. Su empresa deberá seleccionar un sistema de información de recursos humanos y personalizarlo para satisfacer sus necesidades. Si su empresa está en una ruta de crecimiento, elija un sistema que pueda crecer con usted.

Es bastante económico implementar un HRIS básico, pero asegúrese de que lo que implementa satisfaga las necesidades reales de su empresa. ¿Quieres poder ejecutar informes de facturación?? Publicar gráficos organizacionales? Permitir a los gerentes acceder electrónicamente a las evaluaciones de rendimiento anteriores? ¿Desea que se haga todo a través del departamento de recursos humanos o le gustaría que los gerentes accedan e ingresen la información ellos mismos??

Con un HRIS apropiado, el personal de recursos humanos permite a los empleados realizar sus propias actualizaciones de beneficios y abordar los cambios, liberando así al personal de recursos humanos para obtener funciones más estratégicas. Además, se facilitan los datos necesarios para la gestión de los empleados, el desarrollo del conocimiento, el crecimiento y el desarrollo profesional, y el trato igual.

Finalmente, los gerentes pueden acceder a la información que necesitan para apoyar legal, ética y efectivamente el éxito de sus empleados de informes. Pueden ejecutar sus propios informes e ingresar planes en el sistema para ayudar con la sucesión.

El Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS) es una solución de software o en línea para la entrada de datos, el seguimiento de datos y las necesidades de información de datos de las funciones de recursos humanos, nómina, gestión y contabilidad dentro de un negocio.

La línea de fondo

Normalmente empaquetado como base de datos, cientos de compañías venden alguna forma de HRIS y cada HRIS tiene diferentes capacidades. Elija sus HRIS cuidadosamente en función de las capacidades actuales y proyectadas que necesita en su empresa.