Habilidades laborales importantes para secretarios legales

No debe confundirse con los asistentes legales, los secretarios legales desempeñan roles vitales en firmas de abogados de todo el país. Si bien los asistentes legales a menudo realizan deberes de abogados bajo supervisión de un abogado, los secretarios legales deben realizar un seguimiento de todos los detalles que rodean el bufete de abogados.

La ley ha sido y siempre será un mundo de burocracia y semántica. Los abogados deben estar completamente preparados para cada procedimiento legal. Como tal, los abogados y asistentes legales dependen en gran medida de sus secretarios legales.

¿Qué tipo de habilidades necesitas para ser un secretario legal??

El papel de los secretarios legales, también conocido como asistentes administrativos de abogados o asistentes legales, ha evolucionado en las últimas dos décadas. Como con todo lo demás, la tecnología continúa transformando la oficina legal tradicional.

Los secretarios legales deben trascender los roles convencionales de escribir y responder teléfonos para supervisar las actividades de alto valor entre abogados y clientes y con respecto a los procedimientos legales.

Los secretarios legales hacen lo que cualquier asistente administrativo podría hacer, excepto que el mundo legal es un poco más complicado. Realizan tareas de secretaría utilizando terminología legal, procedimientos y documentos. Los secretarios legales también preparan documentos legales y correspondencia, incluidas citaciones, quejas, mociones y citaciones. También pueden ayudar con la investigación legal.

Tipos de habilidades de secretaria legal

Los roles de secretarios legales han evolucionado con el tiempo. Estas habilidades lo ayudarán a tener éxito en las oficinas de abogados y en firmas de abogados más grandes.

Habilidades tecnológicas

Muchos abogados no tienen el tiempo ni la experiencia para operar bien la tecnología de la oficina legal. Confían en los secretarios legales expertos en tecnología para realizar una variedad de tareas basadas en computadora, como construir hojas de cálculo, preparar presentaciones, auditar hojas de tiempo, administrar facturas, crear/escribir documentos, mantener calendarios y rastrear plazos.

Por lo tanto, los secretarios legales que son competentes en una variedad de aplicaciones de software de computadora tendrán la mayoría de las oportunidades profesionales. Algunas de las tecnologías más comunes que los secretarios legales deben dominar incluyen:

• Software de procesamiento de textos
• Microsoft Office Suite
• Presentación
• Gestión de la información
• Organización de archivos digitales
• Software de copia de seguridad de datos
• Facturación
• Facturación
• Transcripción
• Publicación de escritorio
• Videoconferencia
• Administración de correo electrónico

Habilidades interpersonales

Los secretarios legales interactúan diariamente con abogados, asistentes legales, personal, clientes, abogado contrario, personal judicial, proveedores y más.

Las habilidades interpersonales y de comunicación de primer nivel son esenciales. Además del contacto cara a cara, los secretarios se comunican por correo electrónico, teléfono y sistemas de videoconferencia.

• Recepción
• Etiqueta del teléfono
• Comunicación oral
• Inteligencia emocional
• Iniciativa
• Formalidad
• Cojinete

Comunicación escrita

¿Crees que los abogados componen su propia correspondencia escrita?? Piensa otra vez. Los secretarios legales son frecuentemente responsables de redactar correspondencia de rutina y notas de archivos, además de revisar documentos legales para alegatos, informes, descubrimiento y fines transaccionales.

La escritura es una parte integral del trabajo de la secretaria legal; Aquellos que desarrollan habilidades de escritura fuertes serán indispensables para los abogados a los que ayudan.

• Composición de correo electrónico
• Siguiendo formatos de documento estrictos
• Atención a los detalles
• Cartas de presentación
• Habilidades gramaticales fuertes
• Transcripción

Habilidades de organización

Dado que los secretarios legales son la persona "derecha" del abogado, las habilidades organizativas son esenciales para administrar eficientemente una práctica legal o departamento legal corporativo.

Los secretarios legales deben mantener archivos en papel y electrónicos, administrar proyectos, rastrear múltiples plazos, mantener calendarios, programar reuniones, organizar eventos y mantener todo ordenado y accesible.

• Atención a los detalles
• Gestión de calendario
• Gestión de archivos
• Gestión de información confidencial
• Transcripción
• Proceso de embalaje y envío de documentos legales
• Recibir y organizar declaraciones juradas
• Tomar nota

Habilidades de transcripción

Las habilidades de transcripción son fundamentales para la práctica de secretaría. Además de una velocidad de escritura rápida (los requisitos del empleador varían de 50 a 100 palabras por minuto), se requieren habilidades de escucha activa para comprender los archivos de dictado de voz.

Se necesitan fuertes habilidades de gramática, ortografía, vocabulario y lenguaje, así como una comprensión de la terminología legal. Como se mencionó anteriormente, los secretarios deben ser competentes en aplicaciones de procesamiento de textos y equipos de transcripción.

• Escucha activa
• Mecanografía
• Software de procesamiento de textos
• Dispositivos de grabación de audio
• Memoria
• Comunicación escrita

Atención a los detalles

La atención al detalle es crítica en la profesión legal. Por ejemplo, escribir $ 600,000 en una oferta de liquidación en lugar de $ 60,000 podría costarle a su empresa un cliente. Las secretarias legales manejan las minucias de la práctica de la ley diaria, y la atención al detalle es importante en casi todas las tareas de secretaría, desde redactar y revisar documentos hasta reuniones de programación y plazos calendarios.

• Tomar nota
• Atento
• Revisión de cuentas
• Razonamiento inductivo
• Razonamiento deductivo
• Entrada de datos
• Exactitud
• Proactivo

Familiaridad con documentos legales y terminología

¿Cuál es la diferencia entre una secretaria y un legal secretario? Los secretarios legales están familiarizados con todas las cosas relacionadas con la ley y los procedimientos judiciales. Términos como "citación", "pro se" y "voir dire" no confunden los secretarios legales. 

Entienden los matices del procedimiento legal y tienen la capacidad de crear y formatear alegatos, descubrimiento y documentos transaccionales.

• Breve
• Breve
• Breve
• Responder breve
• Interrogatorios
• Proceso de apelaciones
• Testamentos y testamentos
• Quejas legales, apelaciones y respuestas
• Escritura de renuncia
• Garantía escrita
• Solicitud de citaciones

Trabajo en equipo

El trabajo en equipo es crucial para el papel de los secretarios legales en la entrega de servicios legales. En todos los entornos de práctica, desde grandes departamentos legales corporativos hasta solistas, los secretarios legales deben combinarse con abogados, asistentes legales, secretarios, empleados de archivos, proveedores y otros para ofrecer servicios legales de manera efectiva.

Los secretarios legales más eficientes saben cómo llevarse bien con los compañeros de trabajo y colaborar con terceros para hacer el trabajo.

• Escucha activa
• Comunicación oral
• Comunicación escrita
• Sensibilidad al problema
• Colaboración

Habilidades multitarea

La mayoría de los secretarios legales trabajan para más de una persona en más de un archivo.

Realizar múltiples tareas simultáneamente debe ser una segunda naturaleza para un secretario legal competente. 

Saben cómo hacer malabarismos con múltiples tareas y prioridades competitivas y cómo administrar las crecientes cargas de trabajo en la ocupada oficina de abogados de hoy, donde una persona realiza frecuentemente el trabajo de tres.

• Atención a los detalles
• Gestión del tiempo
• Priorización
• Delegación
• Planificación
• Tolerancia al estrés

Habilidades de investigación

Los secretarios legales realizan una investigación en Internet para una multitud de tareas, como encontrar instrucciones, recopilar información del cliente, investigar la competencia y localizar testigos expertos.

Muchos secretarios legales, particularmente aquellos en pequeñas oficinas de derecho, también realizan tareas paralegales, incluida la investigación legal, citar la verificación y el seguimiento de la jurisprudencia. Aprender plataformas de investigación legal como Westlaw o Lexis/Nexis puede brindarle una ventaja competitiva.

• Comprensión lectora
• Entrevista
• Tomar nota
• Notando tendencias
• Análisis de los datos
• Razonamiento inductivo
• Razonamiento deductivo
• Software de derecho de investigación

Más habilidades de secretaria legal

• Solución de problemas
• Gestión de redes sociales
• Corrección de pruebas
• Revisión
• Redacción
• Ortografía
• Uso adecuado de los motores de búsqueda
• Reporte escrito
• Producción de manuscritos finales
• Marcas
• Desarrollar y mantener procedimientos operativos estándar (SOP)
• Plazos
• Plurilingüe
• Amabilidad
• Adaptabilidad
• Eficiencia
• Pensamiento crítico
• Cumplimiento
• Teneduría de libros
• Profesionalismo
• Servicio al Cliente
• Resiliencia
• Acuerdos previos al juicio
• Máquinas de fax
• Mantener bibliotecas de derecho
• Administrar archivos de casos
• Lexisnexis
• EL QUE MARCA EL PASO

Cómo hacer que tus habilidades se destaquen

Agregue habilidades relevantes a su currículum: Asegúrese de resaltar las habilidades anteriores en su resumen e historial laboral. Las firmas de abogados se preocupan por su experiencia y atención al detalle, particularmente en cómo construye su currículum.

Destacar habilidades en su carta de presentación: No desperdicies palabras en tu carta. Dado que la creación de cartas de presentación es una parte importante de su trabajo como asistente legal, mantén el punto y demuestre su capacidad de ser clara y directa.

Use palabras de habilidad en su entrevista de trabajo: Esté preparado para discutir tipos de proyectos que ha administrado en otros roles sin violar la confidencialidad de un cliente en otras firmas de abogados. No tenga miedo de describir cómo utilizó las habilidades anteriores en otros roles fuera del mundo legal si la experiencia es aplicable al papel que busca.