Habilidades importantes para trabajos administrativos

El trabajo administrativo asegura que una oficina funcione sin problemas y eficientemente. Implica las tareas administrativas diarias de una oficina, como responder teléfonos, programar citas, enviar faxes y presentar documentos.

Las habilidades administrativas y administrativas son útiles para casi cualquier persona que trabaje en una oficina. La mayoría de los empleados deben hacer al menos algún trabajo administrativo. Por lo tanto, estas habilidades son importantes independientemente de su título de trabajo oficial. Los empleados y los secretarios de la oficina deben tener habilidades administrativas particularmente fuertes. Los empleados en estos puestos realizan la mayoría de las tareas cotidianas de una oficina.

Tipos de trabajos administrativos

Mientras que algunas personas usan estos títulos de trabajo indistintamente, los empleados de oficina y los secretarios difieren de los asistentes administrativos. Los asistentes administrativos a menudo necesitan un título universitario y reciben más responsabilidades, incluidos proyectos de encabezado y, a veces, gestión de equipos.

Por el contrario, los empleados y los secretarios generalmente no necesitan una educación extensa más allá de un título en la escuela secundaria (aunque existen programas de educación superior que se centran en el trabajo clerical y secretario). Los empleados y los secretarios administran las operaciones diarias de una oficina, pero generalmente no tienen responsabilidades gerenciales.

Los empleados y los secretarios trabajan en una variedad de industrias, incluidas las finanzas, los negocios, la medicina, el gobierno y el derecho.Algunas de estas posiciones requieren habilidades específicas. Sin embargo, existen habilidades básicas que son necesarias para casi todos los puestos de asistente administrativo y administrativo.

Las mejores habilidades administrativas

La lista a continuación describe las habilidades administrativas que los empleadores buscan en candidatos para el empleo. Se incluye una lista detallada de las cinco habilidades administrativas más importantes, así como listas complementarias de habilidades administrativas relacionadas.

Atención a los detalles

El trabajo administrativo implica prestar atención a los detalles diarios de una oficina, otras personas pueden pasar por alto como responder y realizar un seguimiento de los correos electrónicos, el seguimiento de las citas y la revisión de documentos. Como empleado o secretario, es importante concentrarse en estos detalles y no dejar que nada se deslice a través de las grietas. Por ejemplo, se espera que los empleados revisen documentos para cualquier error tipográfico o error antes de que salgan a las partes interesadas.

• Escucha activa
• Analítico
• Diligencia
• Identificación de riesgos
• Hacer arreglos de viaje
• Observación
• Organización
• Planificación
• Priorización
• Resolución de problemas
• Razonamiento
• Mantenimiento de registros
• Programación de citas
• Gestión del tiempo
• Mecanografía

Comunicación

Los trabajadores administrativos deben tener fuertes habilidades de comunicación oral escritas y orales con superiores, colegas y clientes. Por lo general, responderán teléfonos, escribirán memorandos, enviarán correos electrónicos y saludarán a los clientes y clientes.Deben poder hablar y escribir clara y efectivamente, y de una manera que sea fácil de entender. Los empleados y los secretarios se comunican con muchas personalidades diferentes a diario, por lo que saber cómo comunicarse de manera efectiva con los compañeros de trabajo significará la diferencia entre una carrera a largo plazo y a corto plazo. 

• Contestando teléfonos
• Comunicación
• Correspondencia
• Servicio al Cliente
• Delegación
• Correo electrónico
• Envío por fax
• Mostrador
• Habilidades lingüísticas
• Escuchando
• Comunicación oral
• Corrección de pruebas
• Trabajo en equipo
• Comunicación escrita

Habilidades computacionales

En la actualidad, las habilidades informáticas son críticas para cualquier trabajo administrativo. Los empleados y los secretarios deben ser mecanógrafos rápidos y precisos. También se requiere que realicen un poco de entrada de datos, por lo que deben estar familiarizados con Microsoft Excel y otro software de entrada de datos. También deben estar familiarizados con otro software de Microsoft Office, como Word y PowerPoint. Cualquier habilidad informática adicional, como la capacidad de diseñar o editar páginas web, se consideraría una gran ventaja.

• Cuentas por pagar/por cobrar
• Entrada de datos
• Gestión de datos
• Visualización de datos
• Fluidez de la base de datos
• Publicación de escritorio
• Calendarios digitales (Google, Outlook, etc.)
• Comunicación por correo electrónico
• Microsoft Office
• Máquinas de oficinas
• Hojas de cálculo
• Mecanografía
• Procesamiento de textos

Confusión

El trabajo clerical implica la aritmética, que requiere habilidades matemáticas básicas para comprender la información numérica. Algunos empleados están a cargo, en cierto grado, de contabilidad y/o contabilidad para una empresa, entre otras tareas numéricas. Los empleados que pueden llevar estas funciones de manera rápida y eficiente prosperarán en estos roles. Si no eres un gran matemático, no te preocupes. Solo asegúrese de tener habilidades matemáticas básicas y pensamiento analítico. 

• Contabilidad
• Exactitud
• Aritmética
• Cálculo
• Facturación
• Teneduría de libros
• Presupuestación
• Análisis de datos
• Estimacion
• Gastos
• Pensamiento lógico
• Organización de información
• Hojas de cálculo
• Tecnología
• Comprender las tendencias
• Pesar diferentes opciones

Organización

Los empleados y los secretarios deben organizarse porque están a cargo de asegurarse de que la oficina funcione sin problemas. Sus tareas implicarán realizar un seguimiento del horario del empleador, responder correos electrónicos y llamadas telefónicas, y mantener archivos.

Tener habilidades organizativas sólidas le permitirá llevar a cabo estas tareas de manera efectiva. Será útil hacer un balance de las áreas en las que está organizado y en lo que debe trabajar. Por ejemplo, escribir tareas y cosas para recordar en notas adhesivas es una forma de asegurarse de que no se pase por alto nada.

• Evaluación
• Colaboración
• Toma de decisiones
• Delegación
• Entrega de correo
• Documentación
• Eficiente
• Presentación
• Gestión
• Multitarea
• Gestión de la oficina
• Vigilancia
• Fotocopia y recopilación
• Organización física
• Planificación
• Prioridad
• Mantenimiento de registros
• Clasificación
• Gestión del tiempo

Resolución de problemas

Ser un fuerte solucionador de problemas es clave para llevar a cabo de manera efectiva las funciones y problemas administrativos a medida que surgen. Dependiendo del alcance de su papel, tendrá que resolver problemas con los clientes, entre colegas o fallos técnicos. Hacerlo de manera oportuna mientras permanece tranquilo bajo presión asegurará el mejor resultado cada vez.

• Escucha activa
• Adaptabilidad
• Analización
• Comunicación
• Pensamiento creativo
• Pensamiento crítico
• Quejas de clientes
• Toma de decisiones
• Delegación
• Habilidades emocionales
• Interpersonal
• Abundancia
• Resiliencia
• Gestión de riesgos
• Solución de problemas técnicos

Inventiva

Como empleado, poder adaptarse lo ayudará a prosperar en un entorno de ritmo rápido. Se espera que haga el trabajo en tiempos de cambio y sea un recurso confiable para sus colegas. Hacerlo de manera efectiva requerirá una variedad de habilidades, desde multitarea y pensamiento crítico hasta mentalidad abierta. Puede haber algunos casos en los que su jefe o un superior no pueda ayudarlo a solucionar problemas. Si tiene la capacidad de trabajar de forma independiente bajo presión, será un empleado destacado.

• Perspicacia administrativa
• Pensamiento creativo
• Flexibilidad
• Manejo de consultas
• Independencia
• Monitoreo del inventario de la oficina
• Multitarea
• Mente abierta
• Persistencia
• Fotocopia/escaneo
• Proactivo
• Resolución de problemas 
• Investigación
• Autodisciplina

Habilidades blandas importantes

Además de estas cinco habilidades administrativas principales, los mejores trabajadores de oficina también poseen habilidades blandas que a menudo son rasgos de personalidad innatos en lugar de competencias aprendidas.

Estos incluyen fuertes habilidades interpersonales, trabajo en equipo, flexibilidad, confiabilidad, adaptabilidad y creatividad. Son características esenciales para gerentes de oficinas, recepcionistas, asistentes personales, asistentes de oficina y asistentes ejecutivos. 

Control de llave

Lea la descripción del trabajo con cuidado: Cada trabajo requerirá diferentes habilidades y experiencia, así que concéntrese en las habilidades enumeradas por el empleador. Puede revisar nuestras otras listas de habilidades enumeradas por trabajo y por tipo de habilidad.

Use palabras clave en su currículum: Los empleadores usan sistemas de seguimiento de solicitantes para buscar palabras clave específicas, por lo que es más probable que se seleccionen currículums que los incorporen para su revisión adicional.

Agregue palabras clave a su carta de presentación: En el cuerpo de su carta de presentación, trate de mencionar una o dos de estas habilidades y dar un ejemplo específico de un momento en que las demostró en el trabajo.

Mencione palabras de habilidad en la entrevista: Asegúrese de tener al menos un ejemplo de una vez que demostró cada una de las cinco habilidades principales enumeradas aquí para su entrevista.