Habilidades de gestión de nivel 1

Nivel 1 de las habilidades de gestión Pyramid muestra las habilidades básicas que cualquier gerente inicial debe dominar. Es la base de las habilidades de gestión Pyramid, que muestra las habilidades que un gerente debe dominar para tener éxito y muestra cómo estas habilidades de gestión se desarrollan entre sí hacia el éxito.

Habilidades de gestión básicas

Hay cuatro habilidades de gestión básicas que cualquiera debe dominar para tener éxito en un trabajo de gestión. Estas cuatro habilidades básicas son planificar, organizar, dirigir y controlar, y se discuten por separado en detalle a continuación.

Plan

La planificación es el primer y más importante paso en cualquier tarea de gestión. También es el paso más pasado por alto o deliberadamente omitido deliberadamente. Si bien la cantidad de planificación y el detalle requerido variarán de una tarea a otra, omitir esta tarea es invitar a un desastre seguro, excepto por la suerte ciega.

Eso es lo que proporciona el viejo adagio de las 6 P de planificación: la planificación y preparación previa previene el bajo rendimiento (o las 7 p: apropiado, previo, planificación, previene, orina, pobre, rendimiento) dependiendo de cómo cuente.

Aunque la mayoría de las personas asocian el término planificación con planificación comercial general, realmente existen tres niveles diferentes de planificación:

• Planificación estratégica
• Planificación táctica
• Planificación operativa

Y, se utilizan diferentes tipos de planificación para lograr niveles y áreas de preparación:

• Planificación de desastres
• Plan de sucesión
• Planificación de crisis
• Planificación de compensación

Habilidades de gestión básicas necesarias para una planificación efectiva

Estas son algunas habilidades de muestra que debe tener para planificar de manera efectiva.

• Imagine un estado futuro
• Organizar mentalmente la misión y la visión esenciales que lo trasladará al estado futuro deseado
• Determinar una estrategia general que logrará el estado futuro deseado
• Seleccione objetivos y actividades a corto plazo que lo llevarán allí

Organizar

Un gerente debe poder organizar equipos, tareas y proyectos para realizar el trabajo del equipo de la manera más eficiente y efectiva. Como gerente inicial, puede estar organizando un pequeño equipo de trabajo o un equipo de proyecto. Estas mismas habilidades serán necesarias más adelante en su carrera cuando tenga que organizar un departamento o una nueva división de la empresa.

Claramente, la superposición existe entre la planificación del trabajo y al organizarlo. Donde la planificación se centra en lo que necesita hacer, organizar es más operativo y está más enfocado en cómo hacer el trabajo mejor.

Habilidades de gestión básicas necesarias para una organización efectiva

Cuando organiza el trabajo, necesita:

• Determine los roles necesarios para lograr el plan
• Asignar tareas a los roles
• Determinar el mejor recurso (personas o equipos) para el papel
• Obtener los recursos y asignarlos a los roles
• Asignar recursos a los roles y delegar autoridad y responsabilidad para ellos.

Ya sea que le hayan asignado un equipo pequeño o un proyecto para administrar, los gerentes principiantes también deben poder organizar oficinas y sistemas de datos.

Más relacionado con la organización

Es posible que no pueda mover físicamente a las personas para reunir a su equipo, pero debe considerar la posibilidad. Por otro lado, es posible que deba mover a varias personas a un espacio pequeño y tendrá que organizar las cosas para que el equipo pueda trabajar de manera efectiva dentro de ese espacio. Más adelante en su carrera, es posible que deba organizar una oficina para acomodar equipos de varios departamentos diferentes y sus necesidades específicas.

También deberá poder organizar todos los sistemas informáticos que manejarán los datos que su equipo necesita para recopilar o distribuir. Debe decidir si, por ejemplo, necesita configurar páginas web compartidas en la intranet de la compañía o simplemente una carpeta compartida en el servidor de archivos. Decide cómo van a organizar los sistemas para que todos los que necesitan información tengan acceso a él (y que no está disponible para aquellos que no deberían verlo, como sus competidores).

Si su equipo necesita o produce algo más que información, debe organizarse para que su equipo obtenga lo que necesita, cuando lo necesita, y pueda llegar a otros lo que su equipo produce en el momento adecuado.

Organizarse

No te olvides de organizarse. Incluso como gerente inicial, debe poder organizarse, su tiempo y su espacio para que pueda ser más efectivo.

Finalmente, encontrará que rara vez es suficiente para organizar proyectos una vez. Con cambios constantes en los recursos, objetivos y factores externos, generalmente deberá reorganizarse para ajustarlos para ellos.

Directo

Dirigir es el paso de acción. Has planeado y organizado el trabajo. Ahora tienes que dirigir a tu equipo para que hagas el trabajo. Comience asegurándose de que el objetivo sea claro para todos en el equipo. ¿Todos saben cuál es el objetivo?? ¿Todos saben cuál es su papel para llevar al equipo a la meta?? ¿Tienen todo lo que necesitan (recursos, autoridad, tiempo, etc.?.) hacer su parte?

Tire, no empujes

Serás más efectivo para dirigir al equipo hacia tu objetivo si tiras (liderarlos) en lugar de empujar (siéntate y dar órdenes). Desea motivar a las personas en su equipo y ayudarlos e inspirarlas hacia los objetivos del equipo.

Habilidades de gestión básicas necesarias para dirigir

Cuando diriges el trabajo del equipo, necesitas:

• Proporcionar una dirección clara para que el equipo pueda tener éxito
• Asegúrese de que los miembros del equipo tengan claro el papel que deben desempeñar para que el equipo tenga éxito
• Proporcionar la menor cantidad de dirección al equipo para que el equipo esté facultado para tener éxito
• Proporcionar inspiración y seguimiento para mantener una presencia en apoyo del equipo

Control

Algunos escritores intentan "suavizar" esta habilidad de gestión básica llamándola "coordinadas" o términos similares. Sin embargo, el término más fuerte, el control, es esencial, de modo que el gerente pueda controlar las actividades del equipo.

En los pasos anteriores, ha planeado el trabajo, organizó los recursos para que sucediera de manera más eficiente y le haya dirigido al equipo que comience a trabajar. En el paso de control, supervisa el trabajo que se está realizando. Comparas el progreso real con el plan. Verifica que la organización esté funcionando mientras la diseñó.

Si todo va bien, no necesita hacer nada más que monitorear. Sin embargo, eso rara vez sucede. Un empleado se enferma, el tipo de base de datos lleva más tiempo cada iteración que las proyectadas, un competidor clave deja sus precios, un incendio destruye el edificio de al lado y debe evacuar durante varios días, o algún otro factor impacta su plan.

Reajuste del proyecto

El paso de control ahora dicta que debe tomar medidas para minimizar el impacto y volver a hacer su proyecto al objetivo deseado lo más rápido posible. A menudo esto significa volver a la etapa de planificación y ajustar los planes. A veces puede requerir un cambio en la organización. y tendrás que redirigir a todos hacia los nuevos objetivos e inspirarlos. Entonces, por supuesto, controla el nuevo plan y se ajusta si es necesario. Este ciclo continúa hasta que complete la tarea.

Habilidades de gestión básicas necesarias para controlar

Cuando controlas el trabajo, necesitas:

• Monitorear el progreso del equipo y los proyectos
• Determinar que cada papel lo realiza un empleado
• Establezca estándares para el rendimiento y la calidad
• Ayudar al equipo a resolver problemas y eliminar las barreras a su éxito
• Proporcionar comentarios sobre las acciones tomadas y el progreso del equipo
• Proporcionar recompensas y reconocimiento por los éxitos y el progreso del equipo
• Hacer ajustes a las decisiones tomadas en las fases de planificación, organización y dirección según sea necesario

Los gerentes también controlan las herramientas

En el paso de control, establece estándares de rendimiento y calidad y luego monitorea para asegurarse de que se cumplan. Hay tantas herramientas disponibles para usted como cosas que necesita monitorear.

• Herramientas de programación: una serie de herramientas de software le permiten ingresar su horario y luego actualizar el progreso regularmente. El programa destacará los cambios en el cronograma para que pueda identificar la acción correctiva a tomar.
• Controles financieros: como gerente, generalmente tendrá un presupuesto. Los informes del departamento de finanzas le informarán cómo su gasto (en personas y otros recursos) coincide con el plan.
• Control de personas: debe asegurarse de que todas las personas de su equipo estén actuando según lo planeado. Si no lo son, necesitas encontrar y arreglar la causa. ¿No entienden el objetivo?? ¿No tienen algún recurso o habilidad que necesiten?? ¿Es la tarea demasiado grande para ellos y necesita ser modificada o asignada a un recurso diferente?? Su trabajo como gerente significa dar comentarios a los miembros de su equipo sobre cómo su desempeño cumple con el plan. Cuando no es así, debe tomar medidas correctivas.

La línea de fondo

Las habilidades de gestión iniciales: el plan, organizar, dirigir y controlar son fundamentales para la capacidad de un gerente para lograr sus objetivos, proyectos y los productos laborales asignados y el progreso de la parte de una organización para la cual el gerente es responsable. Con el éxito en cada una de estas habilidades básicas, un gerente está en el camino correcto para una carrera de gestión exitosa.