Revisión de recibos ordenados

Cuando compre el escáner de recibos ordenados, obtendrá un escáner compacto y liviano, junto con el software para organizar sus imágenes digitales, un cable USB y accesorios de almacenamiento.

El escanario de recibos de ordenación ordenada se especializa en escanear y almacenar las imágenes y detalles de los recibos, las tarjetas de presentación y cualquier documentación en papel de hasta 8.5 pulgadas de ancho. Escanee un recibo y el software extraerá la fecha de transacción, el monto y el impuesto sobre las ventas en el software, luego clasificará la transacción. Los recibos ordenados pueden incluso indicar si el monto del recibo es reembolsable o deducible de impuestos.

Los artículos escaneados se organizan en carpetas con organizadores separados para recibos, documentación relacionada con impuestos, tarjetas de presentación y documentos varios. Los recibos se pueden imprimir, enviar por correo electrónico o exportar a un PDF o una variedad de otros formatos.

Los recibos ordenados son para personas que desean mantener la documentación en papel organizada digitalmente, reduce la cantidad de papel que almacena físicamente en archivos (o pilas) o exportan datos de recibos a una hoja de cálculo o software financiero como TurboTax.

01 de 07

Software de recibos ordenados

LIMPIO

El software de recibos ordenados se organiza en cuatro secciones:

Organizador de recibos: Carpetas dentro de esta sección recibos comerciales separados de personal. También pueden desglosar las compras por categoría. Los documentos escaneados se guardan como una imagen y el software extrae automáticamente la fecha, el monto de la compra y otros detalles.

Organizador fiscal: Esta sección contiene 116 categorías de impuestos que hacen que sea más fácil organizar las compras e informarlas durante la temporada de impuestos. Los usuarios pueden compilar información del impuesto sobre la renta dentro del software o generar documentos fiscales, incluido el Formulario 1040 y programar los archivos adjuntos. Los datos fiscales se pueden exportar a TurboTax, Microsoft Excel y otros tipos de archivos.

Tarjetas de presentación y contactos: Los documentos ingresados ​​en esta sección se escanean automáticamente para obtener información de contacto. Una vez que se extrae del documento, la información se organiza en una pestaña de contactos, donde se puede buscar, sincronizarse con otro software o exportarse como un archivo.

Organizador de documentos: Esta sección de captura todo le permite crear carpetas descriptivas que personalizan su experiencia de organización. Las pólizas de seguro, los contratos de los empleados y cualquier otro documento misceláneo se pueden almacenar aquí, y se accede fácilmente a través de la función de búsqueda.

02 de 07

Escáner de recibos ordenados

Cortesía de los recibos ordenados

El tamaño compacto y 10.Peso de 6 onzas del escáner de recibos ordenados lo hace ideal para viajeros de negocios. El escáner es capaz de obtener escaneos completos de recibos poco claros o arrugados. Para los recibos desgastados, la función de ajuste de imagen puede ayudar a oscurecer el texto y mejorar la legibilidad.

Calibrar el escáner es rápido y fácil, solo escanee el papel de muestra incluido con marcas negras. El software que viene con el escáner explica el proceso de calibración con instrucciones paso a paso, aunque puede ser un poco quisquilloso configurar. Sin embargo, una vez que esté configurado, no necesitará calibrar nuevamente y todas las características del escáner estarán completamente disponibles. Esas características incluyen el tamaño de auto-dimensionamiento, el cultivo automático y la auto-rotación.

03 de 07

Instalar y comenzar con recibos ordenados

Cortesía de los recibos ordenados

Las indicaciones de software lo guiarán a través del proceso de instalación. Simplemente siga las instrucciones y tome los atajos durante la instalación de recibos ordenados para evitar posibles molestias más adelante.

Cuando conecte por primera vez el escáner de recibos de ordenación, se le pedirá que especifique si usará el escáner solo para uso personal (organizar gastos personales y domésticos, gestionar los gastos deducibles de impuestos, ahorrar documentos) o también para uso comercial ( Organizar los gastos comerciales, crear informes de gastos). Puede cambiar esta preferencia si luego decide expandir o reducir su uso del software.

Los recibos ordenados le permiten ver un tutorial rápido que explica el uso general del software, el escáner y cómo funcionan mejor con recibos, informes fiscales, tarjetas de presentación y documentos.

El tutorial también explica cómo calibrar el escáner utilizando la hoja de calibración. Cada calibración del escáner de recibos ordenados lleva menos de un minuto, aunque a veces se requieren calibraciones múltiples. Si pierde la hoja de calibración que viene con el escáner, puede imprimir su propio.

04 de 07

Exportación de datos de recibos ordenados a otras aplicaciones

Neatreceipts

Los recibos, documentos y datos escaneados en recibos ordenados se pueden guardar o exportar en varios formatos. Los formatos están optimizados para Microsoft Excel, QuickBooks, Quicken, Microsoft Money o cualquier software que importe Formatos de datos QIF, OFX y CSV.

Exportar a PDF, HTML y Microsoft Word es sencillo, pero antes de exportar a una hoja de cálculo de Excel por primera vez, debe asignar campos de la base de datos entre los recibos ordenados y los encabezados de la columna de la hoja de cálculo. Del mismo modo, si puede importar sus datos de recibo de recibos de orden financiero al software financiero, configure categorías en recibos de ordenación que son idénticas a sus categorías de software financiero para evitar problemas.

Exportar datos de OFX desde recibos de ordenación a Microsoft Money es bastante sencilla, pero si usa Quicken, tenga en cuenta que solo importará los datos de QIF en cuentas de efectivo. Tendrá que importar las transacciones QIF a la cuenta de Quicken Cash, luego mover las transacciones a las cuentas de Quicken apropiadas.

05 de 07

Se divide en la transacción en recibos ordenados

Se divide en la transacción en recibos ordenados.

Quicken, Microsoft Money y otros tipos de software financiero utilizan transacciones divididas para dividir una transacción en múltiples categorías. Los recibos ordenados dividen los recibos en múltiples categorías, pero no muestra que la transacción se divide de la misma manera que el software financiero lo hace en el registro de la cuenta. En cambio, aparece una copia de la transacción para cada categoría. Por ejemplo, es posible que haya comprado comida para perros, helado y un rollo de cinta en una tienda, luego divida el recibo en categorías para mascotas, comestibles y suministros de oficina. Vería el recibo en la lista tres veces en recibos ordenados con la misma fecha y proveedor, pero con diferentes categorías y cantidades en dólares.

Las transacciones divididas importan de los recibos ordenados al software financiero con una transacción por categoría asignada en la división. Puede que no sea la forma visualmente más conveniente de mostrar la información, pero no comprometerá la precisión de los informes financieros.

Si usa el dinero de Quicken o Microsoft y desea que todas las transacciones divididas compartan la misma apariencia en los registros de su cuenta, use métodos tradicionales para ingresar transacciones, luego exporte los recibos de recibos de orden digital a archivos de imagen digitales. Esos archivos se pueden conectar a transacciones en Quicken (2007 y posterior) y Microsoft Money Plus (2008 y más tarde).

06 de 07

Características de ayuda de recibos ordenados

Neatreceipts

Haga clic en Ayuda en recibos ordenados para ver la guía de inicio rápido y la ayuda de recibos ordenados. Ambas referencias son una lectura rápida, y puede ahorrarse tiempo y confusión al leerlas antes de comenzar, en lugar de tratar de aprender a medida que avanza. La Sección 2 de la ayuda PDF, por ejemplo, se asegurará de configurar el software correctamente. Guarde los PDF en su escritorio para una referencia fácil mientras aprende primero a usar el software.

Otros enlaces útiles en el PDF incluyen:

• Características de ayuda tradicionales y de búsqueda
• Subroyector de escaneo e imágenes
• Vista de datos de muestra
• Información fiscal del IRS
• Recibos ordenados en línea técnico y atención al cliente

07 de 07

Pros y contras

Walker y Walker/Stone/Getty Images

Los recibos de apoyo técnico es lo más destacado del producto. El equipo de tecnología responde preguntas rápida y bien en los foros de soporte en línea, y el chat de soporte técnico es una excelente fuente de ayuda en tiempo real.

El software simplifica la entrada de datos, lo que lo hace perfecto para viajeros de negocios y personas que trabajan por cuenta propia que necesitan recibos y datos de gastos para informes de impuestos. Los recibos ordenados también son útiles para el usuario doméstico que desea almacenar pólizas de seguro, extractos bancarios, facturas y otra documentación además de los recibos.

El único inconveniente importante es cómo los recibos ordenados exportan las transacciones divididas y cómo los usuarios Quicken tienen que lidiar con más pasos para importar datos a la cuenta apropiada. Los usuarios pueden experimentar un retraso cuando inician un software de recibos de ordenación, ya que la base de datos se carga cada vez que se abre el software (en lugar de ejecutar continuamente en segundo plano).

Algunas características adicionales en la versión "Lite" del software incluyen:

• Escanear y organizar automáticamente múltiples documentos al mismo tiempo
• Escanee a PDF, luego seleccione y copie texto editable de ese PDF
• Clasificación inteligente
• Nuevos informes de resumen de impuestos
• Gestión de memoria mejorada, rendimiento de la aplicación, OCR y precisión de análisis
• Convertirse en texto editable

Los escáneres de recibos ordenados cuestan $ 134.99 y arriba. Una suscripción para la versión "Lite" del software cuesta $ 89.99 por año.

Todavía no puedo decidir si ir con recibos ordenados? Obtenga más detalles sobre el sitio web de recibos de ordenación o consulte más software de escaneo de recibos.