Guía de contabilidad sin fines de lucro Lo que necesita saber

Las responsabilidades contables de una organización sin fines de lucro son generales de las empresas con fines de lucro. La contabilidad puede ser complicado para una organización sin fines de lucro, y aún más si no puede permitirse contratar a un contador profesional para administrar sus finanzas. Esta guía se ejecuta a través de los conceptos básicos de contabilidad para organizaciones sin fines de lucro para que pueda hacer lo mejor que pueda con los recursos disponibles.

Conozca sus términos financieros

Antes de saltar a la contabilidad, es útil conocer algunos términos de contabilidad básicos que encontrará. Tenga en cuenta que estos términos pueden adquirir un significado ligeramente diferente cuando se aplican a las organizaciones sin fines de lucro en lugar de a las empresas con fines de lucro. Una vez que esté familiarizado con estos términos básicos, puede comprender mejor las necesidades contables de su organización sin fines de lucro y comenzar a priorizar sus actividades.

• Activos: Cosas que posee su organización sin fines de lucro, como efectivo, patentes o equipos de oficina
• Pasivo: Cosas que su organización sin fines de lucro debe, como préstamos o cuentas por pagar
• Tipos de ingresos: Todo el dinero que ingresa a su organización sin fines de lucro, como donaciones, subvenciones, cuotas de membresía, inversiones, boletos, tarifas de programa o tarifas de servicio
• Activos netos: Activos menos pasivos. Los activos netos se pueden clasificar de una de dos maneras: aquellos con restricciones de donantes y sin restricciones de donantes

Estas restricciones de donantes se pueden dividir en tres categorías:

1. Irrestricto: Use estos fondos para cualquier propósito, incluso para operaciones diarias. Por ejemplo, las donaciones a su fondo anual no tienen restricciones, lo que significa que los donantes dejan que la organización decida cómo se gastan.
2. Restringido temporalmente: Estos fondos solo se pueden gastar en un programa específico o en cierto punto en el tiempo. Los ejemplos incluyen dinero donado durante una crisis o emergencia donde los donantes desean el dinero gastado en ese evento.
3. Restringido permanentemente: Estos fondos pueden nunca gastar por la organización sin fines de lucro, pero pueden ganar intereses al invertir. Por ejemplo, una organización no puede usar el corpus de fondos de dotación, aunque se pueden usar el interés que ganan esos fondos.

Prepare los estados financieros de su organización

Como organización sin fines de lucro, la transparencia en las operaciones es crítica. Una forma de fortalecer esta transparencia es preparar sus estados financieros correctamente. De acuerdo con los principios contables generalmente aceptados (US GAAP), las organizaciones sin fines de lucro deben hacer las siguientes afirmaciones para informar:

Estado de situación financiera

Similar al balance general de una corporación con fines de lucro, una declaración de posición financiera desglosa activos, pasivos y activos netos. Es una instantánea general de la salud de su organización sin fines de lucro.

Declaración de actividades

El propósito principal de una organización sin fines de lucro es proporcionar servicios o programas que satisfagan las necesidades específicas. Una declaración de actividades informa ingresos y gastos con restricciones de donantes y sin.

Declaración de gastos funcionales y naturales

Informar los gastos por naturaleza y función en un formato de hoja de cálculo ayuda a rastrear actividades y logros. 

Por ejemplo, los gastos se desglosarían por función, como programas, recaudación de fondos o administrativos. También se desglosarían por la naturaleza o el tipo de gastos, como salarios, suministros o marketing.

Estado de flujos de efectivo

Similar al estado de flujos de efectivo de una corporación con fines de lucro, este documento informa cuánto efectivo y equivalentes de efectivo están ingresando y dejando a la organización durante un período específico. Su flujo de efectivo puede ser positivo o negativo, dependiendo de si las entradas son más altas que las salidas (positivas) o si las entradas son menores que las salidas (negativas). Los flujos de efectivo fluctúan y no reflejan ganancias o pérdidas a largo plazo.

Esta declaración se divide en tres secciones: invertir, financiar y operar. 

1. La sección de inversión del estado informa que los montos gastados en activos a largo plazo, como inversiones o equipos. 
2. La sección de financiamiento informa montos recibidos de préstamos o reembolsos. 
3. La sección operativa del informe describe lo que no se incluye en las secciones de inversión o financiación.

Notas a los estados financieros

Es importante incluir cualquier divulgación adicional sobre restricciones, liquidez y otras notas en esta sección. Las divulgaciones comunes para organizaciones sin fines de lucro incluyen un resumen de las políticas contables, información sobre inversiones, estado de activos y depreciación, estado de préstamos o arrendamientos pendientes, así como el estado de las promesas a largo plazo de los donantes.

Por supuesto, para compilar estos estados, su organización sin fines de lucro deberá rastrear los ingresos, los gastos y la actividad. El seguimiento preciso requiere atención al detalle, así como al elegir un software de contabilidad apropiado para el tamaño y la complejidad de la organización.

Seguimiento de los fondos y salen los gastos

Para reunir estados financieros precisos, es esencial rastrear todos los fondos que van y vienen de su organización, mejor hecho mediante el uso de un sistema organizado (que se describe a continuación). Además, debido a que el código tributario puede cambiar, deberá saber qué está rastreando y por qué. Es importante mantener separados los ingresos y los gastos, pero también debe hablar con un experto en impuestos para asegurarse de que esté registrando todo lo que necesita para salvaguardar su estado exento de impuestos.

Hay dos métodos de seguimiento diferentes que las organizaciones sin fines de lucro pueden usar: Contabilidad de base en efectivo o el devengo.

Contabilidad de base en efectivo

Con contabilidad de base en efectivo, registra ingresos cuando se recibe efectivo físico, no cuando se realiza una transacción. Usted registra los gastos cuando se paga efectivo. Usar este sistema en una organización sin fines de lucro, por ejemplo, significa que registraría el pago cuando reciba un miembro de un miembro o donante.

La base de efectivo solo se puede usar si no tiene más de $ 25 millones en recibos brutos para los 3 años fiscales anteriores, lo que lo convierte en un sistema popular para organizaciones sin fines de lucro más pequeñas.

El devengo

Con la contabilidad de base de acumulación, registra ingresos o gastos cuando se realizan las transacciones. Por ejemplo, registraría la transacción cuando envíe una factura para cuotas o una donación prometida. No cuando recibe el pago físico. 

Sin embargo, la contabilidad sin fines de lucro no solo se limita a donaciones y gastos. No se olvide de las otras actividades que debe rastrear también, como inversiones y ahorros. Una variedad de software de contabilidad sin fines de lucro está disponible para facilitar el seguimiento, y muchos de ellos son fáciles de implementar y asequibles para arrancar.

Archivar un formulario 990

Según el IRS, hay más de 30 tipos de organizaciones sin fines de lucro que están exentas de impuestos federales y muchos impuestos estatales.El tipo más común de organización sin fines de lucro es A501 (c) (3), que es una organización benéfica pública o una base privada.

Aunque las organizaciones sin fines de lucro están exentas de los impuestos federales, aún deben presentar un documento de información anual conocido como un Formulario 990. El Formulario 990 es un documento público que permite al IRS y al público examinar la misión, las finanzas y las operaciones de una organización sin fines de lucro para el año anterior. Dependiendo de los activos o los recibos brutos de su organización sin fines de lucro, presentará el Formulario 990, 990-PF, 990-EZ o 990-N. Algunas iglesias y organizaciones basadas en la fe pueden estar exentas de este requisito si no han presentado formalmente el estado 501 (c) (3).

Recuerde que estar exento de impuestos federales sobre la renta no significa que pueda omitir una presentación de una declaración de impuestos comerciales. También es posible que deba pagar el impuesto a la propiedad o el impuesto sobre las ventas. En algunos estados, navegar por códigos fiscales y responsabilidades puede ser complicado, pero unirse a la asociación de organizaciones sin fines de lucro de su estado puede ayudarlo a encontrar información sobre las regulaciones locales y estatales.

Dejar espacio para la contabilidad profesional en su presupuesto

Si bien esta guía está destinada a ofrecerle una introducción a la contabilidad sin fines de lucro, de ninguna manera reemplaza la experiencia profesional. Muchas organizaciones sin fines de lucro asignan tareas contables a un miembro del personal no capacitado o voluntario, un gran error. La contabilidad sin experiencia a menudo puede conducir a un fraude involuntario y errores costosos. Por lo tanto, un profesional con experiencia y capacitación en contabilidad sin fines de lucro es esencial para su organización.

Un CPA también puede guiar a los miembros y al personal de la junta a través de las cuentas, asegurando que todos estén informados y actualizados. Los miembros del personal y los miembros de la junta pueden conducir a una organización sin fines de lucro más estable y organizada. Además, es posible que pueda encontrar un voluntario que también se duplique como un CPA o profesional de contabilidad dispuesto y experimentado.

Este artículo es solo para fines informativos. No está destinado a ser asesoramiento legal. Verifique otras fuentes, como el IRS, y consulte con asesores legales o un contador.