Preparación para una auditoría de compensación de trabajadores físicos

Al igual que muchos dueños de negocios, puede temer la idea de una auditoría de compensación de trabajadores físicos. La perspectiva de una auditoría puede parecer menos desalentadora si sabe qué registros necesitará la aseguradora y los organizará con anticipación. Una preparación avanzada de su parte ayudará a garantizar que la auditoría vaya de manera rápida y sin problemas.

Programando la auditoría

Si la aseguradora de compensación de su trabajador planea realizar una auditoría física, debe notificarle por carta o teléfono poco después de que haya expirado la política de compensación de su trabajador. La auditoría debe programarse para una fecha que sea conveniente para usted. Necesitará tiempo de entrega adecuado para recopilar la información necesaria. Solicite a la aseguradora una lista de los datos que el auditor requerirá para la auditoría. 

Tenga en cuenta que su auditor asignado puede o no ser un empleado de la aseguradora. Algunas aseguradoras mantienen un departamento de auditoría interno con sus empleados. Otros subcontratan la función de auditoría a una firma de auditoría independiente. El proceso debe ser el mismo, ya sea que un empleado de la aseguradora o un contratista realicen la auditoría.

Registros que necesitará

El auditor necesitará datos financieros para el período de tiempo cubierto por la póliza que se audita. Aquí está el tipo de información que se le puede pedir que proporcione:

• Libro de contabilidad
• Formularios de impuestos, particularmente el Formulario 941 y 944, la declaración de impuestos federales de los empleadores (trimestral y anual, respectivamente)
• Registros de desembolsos en efectivo
• Pagos por los servicios prestados por contratistas independientes. El auditor deberá verificar que estos trabajadores no son sus empleados.
• Pagos por los servicios prestados por subcontratistas
• Certificado de seguro para cada subcontratista que contrató
• Formularios W-2 y 1099
• Descripción del trabajo para cada trabajador. Asegúrese de que describe con precisión las tareas del trabajador.
• Descripción de sus operaciones comerciales
• Registros de nómina para el plazo de la política. El auditor deberá verificar todas las fuentes de pago proporcionadas a cada trabajador (salario, bonos, etc.).
• Limitaciones de nómina aplicables a funcionarios ejecutivos, socios, propietarios únicos u otros directores cubiertos por la política
• Tu hoja de trabajo de calificación de experiencia

Una vez que haya recopilado los datos necesarios, deberá organizarlos. Coloque todos sus registros de nómina (como formularios W-2, talones de pago y registros de horas extras) para que la información sea fácilmente accesible. Del mismo modo, coloque toda la información relacionada con los subcontratistas, incluidos los montos de pago y los certificados de seguro, en un solo lugar. Sus esfuerzos valdrán la pena, lo que facilita la auditoría y más rápido.

Reunión con el auditor

Cuando llega el auditor, diríjalo a un lugar tranquilo donde el individuo pueda trabajar sin ser perturbado. Intente ser cooperativo y responda las preguntas del auditor tan bien como puede. Si le pide a un empleado de confianza que se reúna con el auditor en su nombre, asegúrese de que él o ella:

• Conoce bien su negocio
• Comprende todas las fases de las operaciones de su empresa
• sabe qué tareas realizan cada empleado
• Comprende la política de compensación de trabajadores de su empresa, incluidas las clasificaciones que contiene
• Comprende los registros financieros de su empresa, incluidos los datos de nómina, para que pueda responder preguntas del auditor

Si su empresa utiliza una empresa de contabilidad fuera del sitio para manejar sus funciones de contabilidad y nómina, ¿puede enviar al auditor a la oficina de su contable?? No! Su contador puede proporcionar los registros financieros que las necesidades del auditor, pero se debe realizar una auditoría física en sus instalaciones.

Lo que se incluye en la nómina?

La base de las primas de compensación de los trabajadores es remuneración (nómina), el valor monetario de los servicios que sus empleados brindan a su organización. Su aseguradora calcula su prima multiplicando una velocidad de su remuneración y dividiendo el resultado por 100. Las autoridades de compensación de trabajadores estatales y de algunos estatales proporcionan una definición escrita de remuneración. Si bien la definición varía de estado a estado, generalmente incluye lo siguiente:

• Salarios y salarios brutos, incluidos salarios y salarios retroactivos
• Comisiones totales recibidas por un trabajador, incluidos los sorteos contra ellos
• Bonos que incluyen planes de bonificación de stock
• Vacaciones, vacaciones y pago por enfermedad
• Pago por tiempo extra. En la mayoría de los estados, el pago de horas extras se calcula a la tasa de tiempo recto. Por ejemplo, si la tarifa por hora de un trabajador es de $ 20, y se le paga $ 600 por 20 horas de tiempo extra, solo $ 400 del pago de horas extras se incluirían como remuneración.
• Pagos realizados por usted que de otro modo habrían sido retenidos del pago de los empleados según lo requerido por la ley para el Seguro Social, Medicare o un Plan de Pensiones
• Pago a los trabajadores sobre una base que no sea el tiempo trabajado. Ejemplos son planes de trabajo a destajo, participación en ganancias o incentivos.
• Pago o asignaciones para herramientas manuales o herramientas eléctricas de mano que los trabajadores usan para realizar sus trabajos
• Valor de alquiler de un apartamento o casa proporcionado a un empleado. Además, el valor de otros alojamientos y comidas recibidas por un trabajador como parte de su pago
• Pagos deducidos del pago bruto de los trabajadores por la jubilación, la cafetería o los planes de ahorro
• Nómina para empleados de subcontratistas sin seguro (ver comentarios a continuación)

Lo que se excluye de la nómina?

El significado de remuneración Por lo general, excluye ciertos costos. Mientras que las exclusiones varían de un estado a otro, la mayoría de los estados excluyen lo siguiente:

• Consejos y otras propinas recibidas por los empleados
• Pagos del empleador a planes de seguro o pensiones grupales
• Paga de indemnización (aparte del tiempo trabajado)
• Descuentos en los bienes comprados al empleador
• Gastos comerciales reembolsados
• Pagar por servicio militar activo
• Subsidios uniformes

Clasificaciones

Una de las tareas principales de un auditor es garantizar que su negocio esté clasificado correctamente. Para realizar esta evaluación, el auditor revisará las operaciones de su empresa y luego determinará si las clasificaciones en su póliza son apropiadas.

El auditor generalmente comienza evaluando su clasificación básica. Es la clasificación la que mejor describe su negocio general. A menudo es lo mismo que el clasificación de gobierno, cuál es la clasificación asignada la mayor nómina. Por ejemplo, suponga que opera un taller de máquinas. Algunos de sus empleados trabajan con tornos, mientras que otros operan prensas de perforación o máquinas de estampado. Las actividades realizadas por sus empleados varían de un trabajador a otro, pero todas se ajustan a su clasificación básica, taller de máquinas. Dado que la mayoría de su nómina va a los trabajadores de taller de máquinas, el taller de máquinas es su clasificación de gobierno.

Algunos empleados pueden realizar tareas que requieren clasificaciones separadas. Por ejemplo, suponga que su taller de máquinas emplea a un trabajador administrativo que realiza su trabajo en una oficina cerrada lejos de otros trabajadores. Es probable que a este empleado se le asigne al empleado de la oficina administrativa de clasificación en lugar del taller de máquinas.

Los sistemas de clasificación de compensación de trabajadores se basan en reglas complejas que pueden ser difíciles para los asegurados de comprender. Si su auditor reclasifica su negocio o calcula su prima de una manera que no comprenda, pregúntele una explicación simple. Si aún está confundido, solicite ayuda a su agente o corredor.

Subcontratistas

Muchos estados tienen leyes que imponen responsabilidad a los contratistas que contratan subcontratistas sin seguro. Estas leyes se aplicarán si su empresa opera como contratista y subcontrata el trabajo a otros.

Por ejemplo, supongamos que su empresa, ABC Construction, contrata a un subcontratista llamado P&J Plumbing para hacer trabajos de tuberías en un edificio que se está renovando. Un empleado de P&J está lesionado en el trabajo e intenta recoger los beneficios de compensación de los trabajadores de su empleador. El trabajador no tiene éxito porque P&J no ha comprado cobertura de compensación de trabajadores. En la mayoría de los estados, el trabajador lesionado puede buscar beneficios bajo la política de compensación de su trabajador.

La ley exige a las aseguradoras que proporcionen beneficios a los empleados lesionados de subcontratistas no asegurados contratados por sus asegurados. Por lo tanto, su auditor revisará sus documentos fiscales, incluidos los 1099 formularios que emitió a los subcontratistas. Él o ella verificará que haya obtenido un certificado de seguro de cada subcontratista que contrató. Si algún subcontratista no proporcionó evidencia del seguro de compensación de trabajadores, el auditor le cobrará una prima adicional por la cobertura de seguro de ese contratista.

La tasa cargada por un subcontrator sin seguro depende del tipo de trabajo que realizó el subcontratista. Por ejemplo, si el subcontratista realizó el trabajo de techado, se utilizará la tasa de la clasificación de techado aplicable. La tarifa se aplicará a todo o una parte del costo del trabajo subcontratado. Si el dinero que pagó al subcontratista era solo por mano de obra, entonces todo el costo (dividido por 100) se utilizará como base de la prima.

Contratista versus subcontratista

Si su negocio no es un contratista, ¿es responsable de las lesiones sufridas por los empleados de contratistas independientes que contrata? La respuesta es generalmente no. Un contratista opera un negocio independiente y es responsable de proporcionar beneficios de compensación de trabajadores a sus empleados lesionados.

Por ejemplo, suponga que es dueño de una tienda minorista. Usted contrata un piso fabuloso, un contratista de pisos, para arrancar un piso viejo en su tienda y reemplazarlo con uno nuevo. Usted es describir el resultado que desea (un piso nuevo), y Fabulous hace el trabajo. Un supervisor fabuloso supervisa el trabajo, establece horarios de trabajo y dicta cómo los empleados realizan sus trabajos. Si un empleado fabuloso se lesiona mientras instala su nuevo piso, Fabulous (no su empresa) estará obligado a proporcionar beneficios.

Hay algunas situaciones en las que una empresa podría ser responsable de las lesiones a los empleados de un contratista independiente. Por lo tanto, debe insistir en que todos los contratistas independientes proporcionen un certificado de seguro que indique que han comprado un seguro de compensación de trabajadores.