Estructuras de gobernanza de proyectos

La gobernanza puede ser uno de los sujetos más secos en la gestión de proyectos, pero también es uno de los más importantes. Es la forma en que la alta gerencia sabe que sus equipos están haciendo un buen trabajo, y les asegura que el proyecto se está desarrollando como debería. También proporciona los cheques y equilibrios necesarios para que los gerentes sepan que se gastan dinero de manera apropiada y alineada con el caso de negocios.

En última instancia, es responsabilidad del patrocinador del proyecto garantizar que haya una gobernanza adecuada, pero los gerentes de proyectos también pueden asumir un papel activo en esto. Cualquiera sea su papel, ayuda a comprender la gobernanza del proyecto y cómo ayuda a los equipos a alcanzar sus objetivos.

Definición de la gobernanza del proyecto

"Gobierno", en términos de gestión de proyectos, se refiere a las políticas, procesos, estándares, procedimientos y directrices que determinan cómo los proyectos son liderados, ejecutados y controlados por su organización. Es el marco dentro del cual progresa un proyecto. Incluye los aspectos financieros del proyecto, así como la logística, el personal y los materiales relacionados con el proyecto.

La gobernanza puede ser extensa y "pesada", con mucha burocracia, o "ligera", con una supervisión mínima. Los gerentes deben apuntar al nivel correcto de gobierno para su entorno y cultura. Asegurarse de que sus políticas de gobierno se ajusten al propósito del proyecto es un factor clave para garantizar que sean efectivos.

La gobernanza comienza en la cima. En grandes empresas, esto debería incluir un compromiso con las pautas de gobernanza del proyecto de la junta de la compañía. La actitud y los estándares que esperan los miembros de la junta se filtrarán a juntas de proyectos, líderes de proyectos y equipos.

Por qué es importante el proyecto de gobernanza

El patrocinador de su proyecto y otras partes interesadas clave quieren saber que está gastando el presupuesto del proyecto de la manera correcta. Quieren ver que está rastreando el progreso de su proyecto de manera efectiva y interviene para gestionar el riesgo del proyecto según sea necesario, pero la justificación de un buen gobierno de proyectos va más allá de eso.

La gobernanza no es solo un problema interno. Los clientes exigen la gobernanza, especialmente aquellos en el sector público. Los gobiernos y los reguladores solicitan (y en algunos casos, aplican) ciertos estándares para ciertos proyectos. Muchas compañías deben adherirse a la orientación de la legislación externa, como Sarbanes-Oxley Law, que se aprobó en 2002 para exigir que las empresas tomen ciertas medidas para garantizar auditorías precisas, responsabilidad y transparencia. La gobernanza de proyectos sólidas es solo una pequeña forma de demostrar que su empresa opera de manera efectiva y dentro de las pautas y regulaciones especificadas para su industria.

La gobernanza del proyecto también te ayuda:

• Mejore su retorno de la inversión y rastree esas inversiones de manera efectiva
• Obtenga compra para proyectos
• Evite las causas comunes de la falla del proyecto creando más oportunidades para reconocerlas al principio del proceso
• Comunicarse de manera más efectiva
• Introducir la estandarización en todos los proyectos, lo que facilita la comparación del rendimiento
• Minimizar el riesgo
• Desarrollar y motivar al personal en un entorno estructurado

¿Cómo se ve la gobernanza del proyecto?

Entonces, ¿cómo se ve la buena gobernanza del proyecto en un proyecto?? Reconocerá ciertas actividades y cualidades cuando un proyecto tenga una gobernanza adecuada.

Hay un ciclo de vida de gestión de proyectos disciplinado que incluye puntos definidos para su aprobación. Estos son puntos en los que se discute la viabilidad del proyecto y se toma una decisión sobre si continuar con el trabajo o no.

Los proyectos tienen un caso comercial claro, y los casos comerciales tienen suficiente información para permitir que los equipos de gestión tomen las decisiones correctas. Esas decisiones están adecuadamente documentadas y comunicadas.

Las personas que trabajan en proyectos tienen roles y responsabilidades definidos. Las personas que conforman el equipo del proyecto son experimentadas y calificadas en sus roles relevantes. Los procesos y los procedimientos deben permitir que los equipos del proyecto revisen su proyecto y soliciten un apoyo independiente si es necesario.

Hay un cultura de aprendizaje continuo Eso permite que los equipos del proyecto mejoren continuamente y discutan las lecciones aprendidas en un entorno sin culpa.

Las partes interesadas están comprometidas y confían en el proceso. La gobernanza de un proyecto está vinculada a las estructuras de gobierno en la organización en general. El objetivo principal del gobierno de proyectos es garantizar que los proyectos se lleven a cabo de la manera correcta, que está intrínsecamente vinculada al gobierno financiero a nivel corporativo, gestión de riesgos corporativos y más.

La gobernanza del proyecto debería encaja perfectamente en sus procesos organizacionales actuales. En otras palabras, no cree un nuevo proceso de gestión financiera cuando ya tenga uno que funcione en otras áreas! Use lo que existe actualmente y ajuste los procesos corporativos para que sean adecuados para usar en un entorno de proyecto.

5 áreas de enfoque para la gobernanza del proyecto

Cuando comience a investigarlo, se dará cuenta de que la gobernanza del proyecto es generalizada a través de todos los elementos de la gestión de proyectos. Sin embargo, hay algunas áreas de enfoque clave donde la gobernanza es particularmente relevante.

• Metodologías y procesos: estos ayudan a ofrecer trabajo de manera confiable y sostenible.
• Gestión del conocimiento: esto es crucial para garantizar que la organización aprenda de la experiencia del proyecto. La gestión del conocimiento es esencial si desea dejar de cometer los mismos errores varias veces.
• Madurez de gestión de proyectos: a medida que su gestión de proyectos organizacionales madura a través de la experiencia, también lo hará su capacidad para entregar con éxito.
• Compra de nivel superior: el compromiso con la gobernanza del proyecto comienza en la parte superior. Si tiene apoyo gerencial, esto en cascada a través de todos los niveles del negocio y el enfoque de la gobernanza será más sostenible.
• Cultura de apoyo: una cultura de apoyo, no culpa, garantizará que los gerentes de proyecto tengan el entorno adecuado para prosperar. Una cultura de apoyo, dirigida por la Oficina de Gestión de Proyectos o Director de Proyectos, ayudará a los gerentes de proyectos a alcanzar sus objetivos y los del proyecto.

Qué hacer si no hay un estándar corporativo

Muchos gerentes de proyectos en organizaciones más pequeñas se encuentran ejecutando proyectos en un entorno de apoyo, y donde hay una aceptación del concepto de gestión de proyectos, pero hay una falta de estructuras organizativas formales para alimentarse.

En esa situación, que no es exclusivo de las pequeñas organizaciones, diseñará su modelo de gobierno de proyectos desde cero. Si no hay un enfoque de gobernanza de proyectos que pueda quitarle el estante y adaptarse a su proyecto, tendrá que construir su propio.

Eso no es tan difícil como podría parecer. Comience con la configuración de los conceptos básicos:

• Cree un documento de "roles y responsabilidades".
• Asegúrese de tener un patrocinador de proyecto.
• Asegúrese de tener un tablero de proyecto o grupo de dirección, y organice reuniones regulares para las cuales toma y distribuye minutos.
• Configurar un proceso de gestión de riesgos.
• Configurar un proceso de gestión de cambios.
• Construya puntos en el cronograma de su proyecto donde verifica la viabilidad del proyecto contra los objetivos originales del caso de negocios (el final de cada etapa de la fase es el punto natural para poner estos cheques).