Pros y contras de 3 estructuras organizativas del proyecto

La forma en que su organización está estructurada influye en la forma en que gestiona y ejecuta proyectos. También puede influir en cuánta autoridad y alcance tiene que hacer su trabajo como gerente de proyecto.

Hay tres estructuras organizacionales comunes, y los gerentes de proyectos trabajan en todos ellos: funcional, proyecto y matriz. Echemos un vistazo a las ventajas y desventajas de cada uno para que sepa a qué se enfrenta cuando se una a una nueva estructura.

Estructura organizacional funcional 

En una estructura de organización funcional, el gerente de proyectos y todos los recursos funcionan en la misma división de empresas, como el departamento de ventas y marketing. En general, el gerente funcional tiene más autoridad que el gerente del proyecto.

Ventajas

La estructura funcional le brinda la menor potencia como gerente de proyecto, pero ofrece muchas otras ventajas:

• Funciona bien para equipos pequeños y proyectos pequeños porque la función tiene un control total sobre los miembros del equipo y otros recursos requeridos.
• Puede acceder fácilmente a los expertos que necesita porque están en el mismo área funcional.
• Es rápido reunir a todos para resolver problemas relacionados con el proyecto.
• Puede limitar las herramientas de comunicaciones del proyecto que necesita usar porque el equipo es relativamente pequeño y simple.
• A menudo obtienes miembros del equipo entusiastas que están interesados ​​en trabajar en el proyecto porque les brinda oportunidades de carrera. El trabajo del proyecto puede ser una excelente manera de motivar a su equipo.
• Si está entregando el proyecto a un equipo funcional, será el equipo funcional en el que trabaja, lo que puede facilitar el cierre de un proyecto.

Desventajas

Aunque esta estructura tiene muchas ventajas, también considere algunas desventajas: 

• El trabajo tiene lugar en un silo, lo que podría significar que no tiene acceso a personas fuera de su división funcional.
• Las personas en el equipo del proyecto pueden ser más leales a su departamento o gerente de equipo que a su trabajo en el proyecto, lo que puede crear conflictos.
• Un proyecto grande puede terminar con un administrador de proyectos funcionales para cada función. Puede hacer que el trabajo caiga a través de las grietas si todos los gerentes de proyecto no trabajan armoniosamente juntos.
• El trabajo funcional puede estar aislando en el sentido de que no tiene la oportunidad de contactar ampliamente con la empresa. Mantener un enfoque estratégico puede ser más difícil.

Estructura organizacional del proyecto

Se elaboran equipos dedicados para trabajar en proyectos en una estructura organizativa de proyecto. El gerente del proyecto probablemente tenga responsabilidad de gestión de línea para los miembros del equipo del proyecto. Ejemplos de esto incluirían grandes construcciones de construcción, pero también iniciativas corporativas que requieren un equipo dedicado. El gerente del proyecto tiene la máxima autoridad, informando al patrocinador del proyecto y a la junta del proyecto. Las personas en el equipo trabajan directamente para el gerente del proyecto.

Ventajas

La ventaja obvia de una estructura de proyecto es que tiene más control sobre el equipo, pero también existen otras ventajas:

• Los equipos pueden tener un fuerte sentido de identidad. Es la estructura más fácil dentro de la cual crear una cultura de equipo fuerte.
• Todo el equipo se centra en los objetivos del equipo, por lo que existe un conflicto de lealtad con el trabajo diario para las personas que trabajan en el proyecto. Su trabajo diario es el proyecto.
• Los recursos están dedicados al proyecto, por lo que es mucho más fácil programar el trabajo. Sabrá cuándo los miembros del equipo están disponibles y no hay riesgo de que se lo retiren a corto plazo al trabajo de negocios como un gerente para otro gerente.
• Los proyectos ejecutados en esta estructura son excelentes entornos para mejorar sus habilidades de gestión de proyectos, así como más habilidades de liderazgo técnico.

Desventajas

La estructura del proyecto es la más fácil de trabajar, pero aún tiene algunos inconvenientes:

• Tener un equipo dedicado a un proyecto es un compromiso costoso. Tiende a ser una opción solo en grandes proyectos.
• Si elimina a las personas de sus trabajos funcionales, pueden tener dificultades para regresar, especialmente si el proyecto es largo. El trabajo del proyecto lo estira, por lo que volver a su papel anterior después de trabajar en un entorno multidisciplinario en un proyecto nuevo y desafiante, no es una perspectiva atractiva para muchas personas. Por lo tanto, la gestión de la transición del equipo cuando cierras un proyecto se vuelve aún más importante.
• A veces, cerrar un proyecto puede significar perder su trabajo si el negocio ha avanzado y otro papel no está disponible para usted.
• Por su naturaleza, los equipos dedicados absorben recursos para trabajar en una sola cosa. Pueden limitar el número de proyectos que la compañía puede hacer en cualquier momento, especialmente cuando diferentes proyectos requieren las mismas habilidades.
• Los gerentes de proyecto en este tipo de estructura también realizan gestión de línea para sus equipos, lo que significa pasar tiempo y esfuerzo en tareas de recursos humanos que no tendrá que hacer en otras estructuras. Si disfruta de este elemento de trabajar con personas, este factor podría ser una ventaja. 

Estructura organizacional de matriz 

La tercera opción es una estructura de matriz. Los recursos se comparten tanto en el trabajo empresarial como en el trabajo de los proyectos. Puede significar tener dos gerentes o responsabilidad de "línea punteada" ante un gerente de proyecto, así como para el gerente del equipo. La estructura de la línea de gestión funcional normalmente está en su lugar primero, y el administrador del proyecto toma la línea punteada.

Esta estructura divide el poder y la autoridad entre el gerente de equipo funcional o de división y el gerente del proyecto. Tendrá que usar sus habilidades de negociación para su pleno poder.

Ventajas

Las estructuras de matriz son muy comunes porque permiten a los gerentes tomar decisiones flexibles con la forma en que las personas pasan su tiempo. Es probable que trabaje en un entorno de matriz en algún momento de su carrera. Las ventajas de esta estructura son:

• Los recursos se utilizan de manera eficiente y pueden moverse entre los proyectos según sea necesario.
• Puede trabajar en muchas cosas diferentes, a veces en paralelo, aunque este punto también puede argumentarse como una desventaja. 
• Los equipos e individuos pueden ser muy receptivos. Si se produce un nuevo proyecto que tiene que tener prioridad, es bastante fácil de girar y de repente se concentra en otra cosa. No puede hacerlo fácilmente en una estructura de proyecto, que lleva más tiempo disolver y reagruparse.
• La estructura requiere que todos usen el mismo ciclo de vida y metodología de gestión de proyectos, por lo que moverse entre proyectos es fácil. Las personas pueden unirse a un equipo de proyecto con relativamente poca incorporación requerida cuando la terminología y los procesos son comunes. 

Desventajas

Como con todas las configuraciones, esta también tiene sus dificultades. A pesar de ser una estructura común, no muchos lugares de trabajo modernos han descifrado los problemas de sobrecarga. Dar a las personas demasiado que hacer puede ser fácil si no tiene sistemas establecidos para administrar y monitorear la totalidad de su carga de trabajo. Otras desventajas son:

• El conflicto entre proyectos es común porque podría estar luchando por los mismos recursos que otro proyecto.
• El otro proyecto podría haber cercado los mejores recursos, las personas más apropiadas con las habilidades adecuadas, o su gerente de línea podría no ponerlos a disposición para el trabajo del proyecto.
• Puede haber algún conflicto entre las tareas comerciales y el trabajo de proyectos para las personas, especialmente cuando ambos gerentes les están dando diferentes prioridades.
• Los recursos pueden tener un conflicto sobre la ruta de desarrollo que toman para sus futuras carreras. Aunque es posible que sepa que desea permanecer en la gestión de proyectos, es posible que tenga la opción de progresar en un rol funcional más senior o un rol más orientado a los proyectos. Pero tener muchas opciones de carrera es algo bueno, incluso si toma decisiones difíciles.

Una estructura organizativa que funciona perfectamente para todo el trabajo de negocios como habitual no siempre funciona para proyectos, y debe administrar dentro del entorno en el que trabaja. Obtener algo de experiencia en cada una de estas estructuras es una buena idea para que pueda experimentarlas de primera mano. Le ayudará a decidir qué entorno le queda mejor y se ajusta a sus habilidades y preferencias. Entonces puede tomar una decisión informada si tiene la oportunidad de decidir su entorno laboral futuro.

Comprender los pros y los contras de cada estructura organizativa del proyecto le brinda la oportunidad de resolver dónde es mejor pasar su tiempo e influencia para aprovechar al máximo su equipo y ayudar a su proyecto a concluir con éxito.