Lista de verificación de planificación del seminario

El seminario es quizás el evento más común que los planificadores organizarán. Y la mayoría de los seminarios están programados como 1/2 día o un día completo. Para aquellos interesados ​​en crear una lista de verificación para planificar un seminario, lo siguiente ofrece una estructura de alto nivel para planificar y ejecutar un seminario.

Y para aquellos que están planeando una conferencia de varios días o multisesión, considere adoptar un enfoque similar. Sin embargo, su lista de verificación de planificación del seminario será más larga.

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Confirmar el propósito del evento

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Antes de realizar cualquier investigación en la selección de lugares, asegúrese de estar familiarizado con los objetivos básicos del evento:

• Quien es la audiencia?
• ¿Cuál es el tema del seminario??
• ¿Dónde se debe ubicar??
• ¿Por qué la gente asistirá??
• ¿Cuál es la agenda del seminario??

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Revise la Guía de especificaciones de eventos APEX

El Consejo de la Industria de la Convención ha establecido una serie de herramientas que deberían verse como una excelente fuente de mejores prácticas que ayudarán al planificador de eventos o reuniones a realizar un seguimiento de los detalles para la planificación de eventos. Con herramientas de descarga gratuita, ayudará a cualquier planificador de eventos a crear una lista de detalles relevantes. Esto incluye, pero no se limita a:

• Perfil de eventos (fecha, horario, ubicación, contactos, etc.)
• Información de contacto del organizador de eventos/host del host
• Información de contacto del proveedor
• Perfil de asistente
• Se necesita espacio
• Alimentos y bebidas
• Requisitos de A/V
• Configuración de funciones/habitación

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Crear un perfil de evento

Una vez que un planificador tiene algunas de las preguntas básicas sobre el evento cubierto, es hora de investigar posibles lugares para la reunión. Es importante trabajar en estrecha colaboración con el organizador/anfitrión del evento para determinar el tipo de lugar y dónde el seminario puede ser más conveniente tanto para el organizador como para los invitados (la lista de ideas puede ser interminable):

• Hotel local
• Instalación de conferencia local
• Espacio de restaurantes privados
• Museo de clubes privados/galería de arte

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Esquema de las necesidades del seminario y las propuestas de lugar de requisito.

La mayoría de los lugares están felices de proporcionar una estimación para un posible seminario. El contacto de catering o ventas necesitará la siguiente información de BEO:

• Posibles fecha (s) para el evento
• Número de asistentes
• Estilo de configuración de la habitación (salón de clases, forma de U, etc.)
• Tiempo del evento (cuenta para la configuración/derribo)
• Requisitos de alimentos y bebidas
• Necesidades de A/V (incluidas pantallas, micrófonos, etc.)
• Configuración de la habitación

Consejo: Contrata a un técnico de A/V para dedicar a su evento desde el hotel.

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Confirmar y/o desarrollar la agenda

Es fundamental que el planificador de eventos trabaje en estrecha colaboración con el organizador/anfitrión del evento porque la agenda del evento frecuentemente cambiará desde la conversación inicial hasta el día real del evento. El planificador de eventos debe estar listo para ajustar el plan y trabajar estrechamente con el lugar para asegurarse de que todo funcione sin problemas.

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Confirmar el acuerdo BEO

Una vez que el planificador conoce el número objetivo de asistentes y los requisitos logísticos para el seminario, deben asegurar el espacio de eventos y los requisitos relacionados. La mayoría de los acuerdos deberían permitir al planificador la oportunidad de reducir/aumentar los requisitos de alimentos y bebidas hasta un cierto número de días antes del evento. Sin embargo, muchos acuerdos limitarán cuánto permitirán que un grupo reduzca las cantidades, así que estime bien.

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Crear comunicaciones y materiales de eventos

Este es un elemento con el que algunos planificadores pueden estar involucrados, mientras que otros no pueden. Esencialmente, algunos planificadores de reuniones serán responsables de cada uno de los siguientes:

• Creación de invitaciones de eventos
• Agenda de impresión y otro material
• Asegurar regalos/rifas
• Producir insignias de nombres
• Señalización y pantallas del evento de envío

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Trabaje en estrecha colaboración con el host del evento para finalizar la logística

Antes del evento, hay un par de pasos importantes que un planificador de reuniones completa antes del evento. Esto incluye confirmar lo siguiente:

• Altavoces de eventos
• Requisitos del evento A/V
• Conteo de asistentes de eventos
• Roles y responsabilidades de host
• Necesidades de materiales para eventos (verifique varias veces)

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Configuración de eventos

Asegúrese de permitir el tiempo en el horario de BEO para la configuración del evento, y se recomienda llegar aproximadamente dos horas antes del evento.

Consejo: Si el seminario está programado por la mañana, solicite al contacto de ventas del lugar para permitir que su grupo se establezca la noche anterior (pero no deje nada valioso en el sitio público).

Todos los materiales del evento, folletos, señalización, pantallas, obsequios, tablas de registro, insignias de nombres y más deben estar listos para el evento.

Advertencia: Los oradores a veces cambian las diapositivas la noche anterior y proporcionan nuevas presentaciones que deben agregarse al PowerPoint 10 minutos antes del evento.

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Ejecución de eventos

Después de que te hayas preparado, es hora del seminario. Espere lo siguiente:

• Algunos asistentes siempre llegarán temprano.
• Algunos asistentes siempre llegarán tarde.
• Con frecuencia hay un problema técnico.