Categorías de patrocinio para festivales comunitarios

Los patrocinadores corporativos juegan un papel importante en la planificación y ejecución de cualquier festival comunitario. Por ejemplo, The Taste of Chicago 2019, un festival de comida popular en la ciudad de Windy, fue patrocinado por socios corporativos como Doordash, Chicago Tribune, Pepsi y Southwest Airlines.

El sabor de Chicago

The Taste of Chicago es un festival anual que abarca cinco días en el Parque Grant de Chicago. Se ha convertido en uno de los festivales de comida más grandes del mundo. Proporciona un excelente ejemplo de la planificación que se destina a organizar festivales de la comunidad.

Christine Jacob, gerente senior de patrocinios corporativos en la Oficina de Eventos Especiales del Alcalde en Chicago, apoya numerosos programas durante todo el año. Pero para el gusto, su objetivo es identificar a los patrocinadores y asegurar o negociar términos temprano para ayudar a maximizar los ingresos totales del evento.

Las categorías de patrocinio en el gusto incluyen lo siguiente:

• Presentación ($ 250,000)
• Pruebas de comedor ($ 100,000)
• Conciertos de sabor ($ 50,000)
• Taste Trolley ($ 50,000)
• Medios: valor en especie ($ 140,000)

Por supuesto, los patrocinadores son expertos y miden los beneficios de participar en un festival comunitario contra sus propios objetivos comerciales.

Por ejemplo, algunos patrocinadores usan el sabor como una oportunidad para marcarse con algunas de las opciones de entretenimiento para expandir su visibilidad con los asistentes al evento. El resultado: Stella Rosa Wine Garden, Lifeway Foods Test Kitchen y Camp Doordash.

Asegurando patrocinios

Debido a que el Taste of Chicago es un evento anual establecido que se lleva a cabo cada julio, las renovaciones de patrocinio generalmente comienzan en septiembre para el año siguiente con compromisos por contrato en diciembre.

"Somos afortunados de que el sabor sea lo que es", explica Jacob. "La gente nos llama, lo cual es genial. Es el sueño de un vendedor ser parte del gusto."

Cuando el comité de programación para el gusto se reúne cada año en el otoño, consideran nuevas áreas de programación, y es entonces cuando el equipo de patrocinio comienza a integrar estas ideas en su plataforma.

Cómo atraer nuevos patrocinadores

Si los patrocinadores no se comprometen a fin de año o abandonan por algún motivo, es hora de que el equipo de patrocinio busque nuevos patrocinadores.

"Eso podría significar llamadas y lanzamientos fríos", explica Jacobs. "Por ejemplo, si se cae un patrocinador automotriz, nos acercaremos a otro patrocinador automotriz con el que hemos trabajado en el pasado."

Para aquellos que se acercan al patrocinio por primera vez o aquellos que celebran un evento previamente organizado que ahora está anualizado, Jacobs ofrece los siguientes consejos:

1. Incluso si no tiene éxito, intente asegurar un patrocinador de primer año.
2. Los patrocinios deben identificarse como parte de la fase de planificación inicial.
3. Elementos del programa de lluvia de ideas temprano para permitir el tiempo máximo para asegurar los patrocinadores.
4. Identificar el valor de cada categoría; Reforzar los beneficios de un programa previamente realizado y sus niveles de patrocinio.
5. Cree una hoja informativa para cada propiedad o categoría de patrocinio individual.
6. Ofrecer patrocinadores de nivel superior el derecho de primer rechazo. La mayoría de los patrocinadores están participando o en el sitio.
7. Renovar todos los patrocinios al menos seis meses antes del evento.
8. Asegure el patrocinador nuevo y de reemplazo al menos tres meses antes del evento.
9. Mantenga reuniones semanales o regulares para comunicar el estado del patrocinador y las renovaciones.

Elementos comunes en un paquete

Los patrocinadores consideran el retorno de la inversión (ROI) al medir el valor de los patrocinios. Y los elementos más importantes incluyen conciencia y beneficios financieros.

Sin embargo, los planificadores de eventos que organizan eventos comunitarios como un festival de alimentos determinarán los niveles de patrocinio y los beneficios directos del organizador para ayudar a apoyar esos objetivos de ROI. Dependiendo del nivel de patrocinio, la visibilidad incluida en el sabor puede incluir cualquier porción o todo lo siguiente:

• Oportunidades de señalización/banner (etapa, barandilla, torres, poste de la calle, etc.)
• Logotipo corporativo en el escenario principal
• Exclusividad de categoría
• Carpa promocional
• Publicidad en materiales del programa
• Nivel de estado en el folleto de eventos
• Logotipo corporativo en anuncios de eventos
• Logotipo corporativo en Windows de boletos
• Menciones en publicidad por radio
• Boletos de asientos prioritarios
• Uso de tiendas de hospitalidad corporativa
• Presentaciones de escenario principal
• Menciones del escenario principal
• Oportunidad de traer inflable para una mayor visibilidad
• Comunicados de prensa corporativos con kits de prensa de eventos
• Permisos de estacionamiento y entrega
• Invitaciones para presionar Partido de vista previa
• Oportunidad de distribuir elementos de muestra preaprobados

Beneficios

Si bien el "efectivo" puede parecer la razón más obvia para asegurar patrocinadores, existen muchos otros beneficios para incorporar categorías de patrocinio en un festival de comida comunitaria, según Jacob:

• El patrocinio de conciertos ayuda a traer artistas de los mejores nombres.
• Los patrocinios corporativos mejoran la programación.

El valor de las ofertas en especie

Sin duda, patrocinar un evento establecido como el gusto es beneficioso tanto para el patrocinador como para el organizador, por lo que las ofertas en especie a veces se pueden ver como efectivo. Algunos ejemplos que sugiere Jacob incluyen lo siguiente:

• Patrocinadores de medios para proporcionar publicidad de televisión, radio y impresión
• Patrocinadores de radio para compensar los gastos de talento
• Patrocinadores de aerolíneas para proporcionar asientos para el entretenimiento fuera de la ciudad
• Hoteles para proporcionar habitaciones de cortesía para el entretenimiento

Otro factor importante al identificar los patrocinadores para un evento familiar: "No tenemos categorías de 'pecado'. Evitamos el tabaco y los patrocinadores relacionados con el sexo ”, dice Jacob. “Y debido a que este es un festival de comida, no se permite una muestra de comida."

Para cualquier persona que esté considerando un evento como este por primera vez, Jacob recomienda investigar mucho y sugiere que los planificadores consideran usar una empresa experimentada para averiguar cómo lo hacen otras personas.

"En cuanto a crear algo nuevo, investigaría eventos comparables. Establecer una red tanto como sea posible. No puede usar los mismos precios y beneficios, pero intente comparar manzanas con manzanas."

Jacobs también recomienda IEG, un proveedor internacional de investigación independiente, consultoría, capacitación y análisis sobre patrocinio, como una buena fuente de información.