Guía de planificación de la conferencia paso a paso

La organización de una conferencia desde cero requiere una gran cantidad de previsión y recopilación de datos. Todo el proceso puede llevar un par de años dependiendo del tamaño del grupo, pero es concebible lanzar una conferencia exitosa en un solo año si puede tomar decisiones rápidas.

La realidad de planificar una conferencia es que, sin ninguna experiencia, puede perder mucho tiempo para pensar en cada pequeño detalle mientras pasan por alto los problemas más importantes. Para simplificar el proceso para los principiantes, hemos esbozado los pasos más importantes al tiempo que le proporcionan enlaces a nuestros tutoriales más detallados en cada tema en particular. El resultado aquí es una guía de planificación de la conferencia que lo ayudará a comenzar con una plantilla sólida en su lugar.

Paso 1: elabore una visión de su conferencia

Cada evento comienza con una visión, pero deberá transformar su visión en palabras y números para medir los costos y tomar decisiones de planificación informadas. Primero, debe comenzar con los conceptos básicos de planificación de eventos como quién, qué, cuándo, dónde y por qué.

Paso 2: Creación de un plan de negocios

A menos que su conferencia esté siendo financiada por una subvención u organización, necesitará mapear de dónde proviene su dinero y para qué se está utilizando para. La primera parte de esta ecuación, los ingresos, debe calcularse temprano en el proceso de planificación.

Ahora, para poner un precio en una conferencia, debe tener una idea de lo que planea ofrecer a los asistentes. Su alineación de itinerario y altavoces será el factor de venta para posibles registrantes.

Paso 3: Comparación de lugares y servicios

Después de tener una idea más específica sobre cuándo se llevará a cabo su conferencia y cuántas personas desea asistir, puede comenzar a comprar un lugar apropiado. Tenga en cuenta que su selección de lugar también determinará su restauración y costos de audio/visual. Esto se debe a que la mayoría de los centros de conferencias y los hoteles de eventos requieren que use sus servicios internos para cualquier evento en el sitio.

La mayoría de las conferencias deberán proporcionar algún tipo de alojamiento durante la noche para los huéspedes que viajan desde fuera de la región. Esta necesidad crea otro conjunto de consideraciones para tener en cuenta la decisión de su lugar.

Paso 4: Reclutamiento y gestión de registrantes

Incluso las conferencias más populares deben comercializar efectivamente su evento para llenar cada asiento de la casa. La asistencia es el factor más importante para el éxito de su evento. Los buenos números de asistencia traen oportunidades de ingresos y patrocinio. Y cuantas más personas haya registrado creará más demanda de aberturas de publicidad y participación. Larga historia corta, si puedes atraer a una multitud, todo lo demás encajará mucho más fácilmente.

La gestión del registro se vuelve más difícil a medida que su evento crece en tamaño. Aquí es donde un sistema de registro en línea puede ayudarlo a rastrear el número, procesar pagos y organizar datos.

Paso 5: Planificación de detalles en el sitio

Finalmente, después de organizar e implementar los elementos comerciales de la conferencia, puede comenzar a pensar en los detalles en el sitio. Esto incluye cómo los asistentes navegarán por la conferencia, el diseño general de cada habitación y la distribución de alimentos y bebidas. Esta es la parte de la planificación de una conferencia que la mayoría de las personas se asocia con la planificación de eventos. La mejor manera de coordinar todos los detalles es caminar por su itinerario como lo harían sus invitados. Imagine cómo pensarán y actuarán en cada punto del día para resolver problemas antes de que surjan.

Paso 6: Consejos de gestión de exhibiciones

Las conferencias generalmente presentan un área de exhibición o piso de convenciones donde los patrocinadores y los vendedores alquilan espacio para promocionar sus productos. Esta puede ser una oportunidad muy lucrativa para su conferencia si organiza todo bien. Sin embargo, tenga en cuenta que un área de exhibición requerirá un compromiso significativo de tiempo y recursos, así que asegúrese de estar preparado para administrar las necesidades de múltiples proveedores antes de comprometerse con este formato.