Resumen del plan Descripción Informes de beneficios una guía para empleadores

Un resumen del plan Descripción (SPD) es un informe clave para las empresas que tienen planes de beneficios para empleados. Para comprender las reglas para SPDS, analizaremos los detalles de quién, qué, cuándo y cómo cumplir con los requisitos de información de la Ley de Seguridad de Ingresos de Jubilación de Empleados de 1974 (ERISA).

¿Cuál es el requisito de información de ERISA??

ERISA es un programa federal que protege a los empleados que tienen planes de beneficios establecidos por sus empleadores. Se cubren dos tipos de planes: 

• Planes de jubilación
• Planes de salud y planes de beneficios de bienestar adicionales

Para las empresas que tienen estos dos tipos de beneficios, ERISA establece estándares para los administradores de planes, y les requiere proteger los planes de ahorro de jubilación de los empleados de la mala gestión y el abuso. También establece estándares de información otorgada a los empleados y beneficiarios. 

Además de los planes de jubilación, los requisitos de ERISA se aplican a todo tipo de planes y beneficios de salud, incluidos beneficios médicos, seguros de vida y planes de vacaciones. Los beneficios de Cobra y las regulaciones de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio también son parte de ERISA.

Un requisito clave de ERISA es que los administradores del plan deben dar a los participantes del plan, por escrito, la información que necesitan saber sobre sus planes de jubilación y beneficios de salud. Aquí es donde entra el SPD. 

Qué descripción de un plan de resumen debe incluir

Un documento SPD proporciona información de lenguaje sencillo para los participantes del plan (empleados elegibles que están cubiertos por un plan de beneficios o jubilación) y sus beneficiarios en artículos clave como los beneficios de los empleados y cómo y cuándo se les proporcionará.Un SPD debe incluir específicamente:

• El nombre y el tipo de plan
• Requisitos de elegibilidad
• Una descripción de los beneficios y cuando los participantes tienen derecho a esos beneficios
• Una declaración sobre si el plan está cubierto por el seguro de la Corporación de Garantía de Beneficios de Pensiones si el plan está cerrado (requerido para los planes de jubilación)
• La fuente de contribuciones a los planes y cómo se calculan las contribuciones
• Las disposiciones para la terminación del plan
• Procedimientos para reclamos de beneficios y cómo disputar reclamos denegados
• Una declaración de derechos disponible para planificar participantes bajo ERISA.

Cuándo emitir descripciones del plan de resumen

• Debes dar Nuevos empleados El SPD más reciente dentro de los 90 días posteriores a que sean cubiertos por el plan. 
• Debes dar un beneficiario quien actualmente recibe beneficios una copia del SPD más reciente dentro de los 90 días posteriores a que reciban beneficios por primera vez. 
• Debes dar el SPD a todos los participantes al menos cada cinco años si no se hicieron cambios o se cambió el plan. De lo contrario, debe dar a los participantes una copia cada 10 años. 

Descripción del plan de resumen Dos y no hacer

• Hacer Hágalo comprensible por el participante promedio del plan.
• Hacer Use ejemplos e ilustraciones, referencias cruzadas claras y una tabla de contenido. 
• No incluir información engañosa.
• No minimizar las excepciones, limitaciones u otras restricciones de beneficios.
• No poner información negativa en impresión pequeña.
• No Use jerga técnica o oraciones largas y complejas. 

Otros formularios de información del plan importante

Cambios del plan de beneficios. Si realiza cambios importantes en un plan de jubilación o plan de salud, debe dar a los participantes un resumen de las modificaciones de materiales. Debe ser comprensible y administrado a los participantes y beneficiarios dentro de los 210 días posteriores al cierre del año del plan en el que se realizó la modificación. 

Reporte anual. Cada año, todos los planes cubiertos deben presentar un informe anual en el Formulario 5500 o un breve Formulario 5500-SF. Debe dar a los participantes y beneficiarios un resumen de este informe anual dentro de los nueve meses posteriores al final del año del plan o dos meses después de la fecha de vencimiento para la presentación del Formulario 5500.

Planificar documentos. Estos documentos incluyen el último SPD, el último Formulario 5500, acuerdos de confianza y otros documentos para establecer u operar el plan. Debe dar estos informes a los participantes dentro de los 30 días si recibe una solicitud por escrito. El u.S. El Departamento de Trabajo puede solicitar documentos del Plan en cualquier momento, y debe proporcionarlos. 

Resumen de beneficios y cobertura (SBC). El SBC es un documento adicional que describe los beneficios y la cobertura bajo los planes de salud del grupo. El documento de SBC enumera preguntas importantes sobre el plan de salud con respuestas específicas y más información.

Debe darle al SBC a los participantes con materiales de inscripción cuando renovan la cobertura o si se vuelve a emitir. También debe dar el SBC a los inscritos especiales junto con el SPD (90 días desde la inscripción). Finalmente, debe dar el SBC y una copia del glosario (ver más abajo) dentro de los siete días de la solicitud. 

El plan de presentación de los informes del plan de beneficios

La Administración de Seguridad de Beneficios para Empleados del Departamento de Trabajo tiene un sistema de presentación electrónica llamado EFast2 para simplificar y acelerar la presentación del Formulario 5500. Deberá iniciar sesión y registrarse para usar el sistema. Puede usar proveedores aprobados por EFast2 o el sitio web de Ifile.

La línea de fondo

Cada plan de beneficios es único y los requisitos pueden ser complicados. Antes de comenzar a escribir su SPD, consulte con el IRS o el Departamento de Trabajo para obtener más información o utilizar la atención médica.Sitio web del gobierno, que presenta un glosario de cobertura de salud y términos médicos que puede encontrar útil. Además, considere trabajar con un especialista en beneficios calificado para asegurarse de que está realizando esta tarea correctamente.