Navegar por la web en el trabajo

Los empleados pasan entre una y tres horas al día navegando por la web en negocios personales en el trabajo, dependiendo del estudio revisado. Dado que la mayoría de los estudios dependen de los datos autoinformados de los empleados, esta pérdida de productividad, combinada con las preocupaciones, los empleadores tienen sobre dónde están navegando por sus empleados la web en el trabajo, hace que más empleadores decidan monitorear el uso de los empleados de Internet de Internet.

Los empleados compran, hacen banca, visitan sitios deportivos, paga facturas, chatan en Facebook, tuitearon en Twitter y más. Con la mayoría de los empleados, estas son actividades ocasionales que realizan en descansos y almuerzo. Si pasan unos minutos de tiempo de trabajo, es probable que se compongan de su respuesta al correo electrónico después de que los niños se van a la cama.

Abuso de Internet en el trabajo

Un porcentaje de empleados abusa del privilegio del uso de Internet en el trabajo. En una compañía, un supervisor descontento pasaba de 6 a 7 horas al día haciendo todo, desde buscar trabajo hasta buscar recetas, comprar y descargar cupones.

En otro, un empleado cambió la posición de su computadora, haciendo que la vista de su pantalla sea imposible de ver por cualquier persona excepto el empleado. Esto planteó las sospechas del personal de TI, por lo que vieron su historia de Internet y descubrieron que el empleado estaba descargando y viendo películas pornográficas.

Si el empleador no hubiera sido consciente de que el empleado estaba viendo pornografía, el empleador podría haber enfrentado una demanda por acoso sexual o un reclamo de ambiente de trabajo hostil. Ninguno de los dos hubiera sido bienvenido, por lo que el empleador dejó ir al empleado. (La política de uso de Internet del empleador explicaba claramente las condiciones bajo las cuales terminarían a un empleado.)

Vigilancia del empleador de empleados navegando por la web

Los empleadores que bloquean el acceso a los empleados que navegan por la web en el trabajo están preocupados por los empleados que visitan sitios de adultos con contenido sexual, romántico o pornográfico, así como sitios para juegos, redes sociales, entretenimiento, compras/subastas y deportes. Además, algunas compañías usan bloques de URL para evitar que los empleados visiten blogs externos. Otros bloquean el acceso a sitios como Facebook en el trabajo.

Dependiendo de la empresa, el monitoreo de la computadora toma muchos formularios: algunos empleadores rastrean contenido, pulsaciones de teclas y tiempo dedicado al teclado; otros almacenan y revisan archivos de computadora. Muchas empresas usan alertas para monitorear lo que los empleados están escribiendo sobre la empresa, y otras monitorean los sitios de redes de redes sociales.

Cuando las empresas supervisan el correo electrónico, algunos usan herramientas tecnológicas para manejar el trabajo en busca de palabras y frases clave, mientras que otras asignan a un empleado para leerlo y revisarlo manualmente.

Por qué los empleadores monitorean el comportamiento en línea

Los empleadores creen que esta vigilancia de los empleados es necesaria para la productividad de los empleados, razones legales, la seguridad de la información de la empresa y para evitar un entorno de acoso.

Manny Avramidis, presidente y CEO de la American Management Association, escribe:

"Hay razones principales por las cuales los empleadores monitorean el comportamiento de Internet de los empleados en el trabajo, dependiendo de la organización y sus empleados. La productividad de los empleados es clave. Algunas compañías dirán que los problemas de secreto comercial son importantes, no necesariamente porque los empleados comparten intencionalmente la información de la compañía, pero los empleados pueden no darse cuenta de la importancia para los competidores de artículos como las características de los nuevos productos y los cuadros de organización.

"Los sitios de Intranet comparten información que los empleadores no quieren que los extraños sepan debido a la competencia y la necesidad de vencer a los competidores al mercado. Otras compañías están preocupadas por el fraude en cuanto a la seguridad de los datos, asegurándose de que no se robe información.

"Algunas compañías dirán que la seguridad y la productividad son sus preocupaciones clave que pueden implicar monitorear la ubicación de los empleados a través de GPS [satélite de posicionamiento global], cámaras de video en áreas de trabajo de producción y guardias de seguridad para verificar las identificaciones y el contenido de los artículos llevados al trabajo. Y, otros empleadores citarán una responsabilidad potencial porque han sido quemados en los tribunales. La mayoría de las organizaciones tienen algo de capital para monitorear y es bastante barato hacerlo. Entonces lo hacen."

Más inquietudes del empleador sobre navegar por la web en el trabajo

Además de la preocupación por los tipos de sitios que los empleados están visitando en el trabajo por estas razones, una serie de preocupaciones adicionales motivan a los empleadores a monitorear a los empleados navegando por la web en el trabajo.

El litigio es un problema grave para los empleadores, dijo Nancy Flynn, directora ejecutiva del Instituto Epolicy y autora de El manual de la epolicía y otros libros relacionados con la política de Internet.

Según la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM), "en esta era de información digital, los gerentes de negocios, los profesionales de recursos humanos, los profesionales de TI y los profesionales legales deben trabajar en estrecha colaboración para desarrollar políticas y procedimientos relacionados con el mantenimiento de registros de empleo. En caso de litigios relacionados con el empleo, probablemente se realizará una búsqueda exhaustiva de los registros electrónicos de un empleador. 

"Los datos electrónicos incluyen correo electrónico, páginas web, archivos de procesamiento de textos, bases de datos de computadora y cualquier otra información que se almacene en una computadora y que exista en un medio que puede ser de solo lectura mediante el uso de computadoras. También puede incluir senderos electrónicos que quedan atrás, como cuando un gerente agrega o elimina el texto a una revisión de rendimiento, los empleados de fórmulas utilizados para hacer cálculos o ediciones de la hoja de cálculo a un memorando y otros datos almacenados involuntariamente.

"Los datos electrónicos se están volviendo cada vez más importantes en los procedimientos legales. La consulta con el asesor legal sobre el almacenamiento de datos electrónicos, la retención y la destrucción es especialmente importante ya que las Reglas Federales de Procedimiento Civil de la Regla 34 se modificaron específicamente para abordar las reglas de descubrimiento de información almacenada electrónicamente."

Según los avramidis de AMA, la vigilancia de los empleados es inevitable ya que la tecnología para hacerlo se vuelve más barata. El escribe:

"Donde los empleadores a menudo se quedan cortos es que les dicen a los empleados que serán monitoreados, pero no describen exactamente qué comportamiento se espera o no se espera. Es importante explicar exactamente cuáles son sus expectativas sobre la política. Educar a los empleados y explicar la definición de lo que es justo y aceptable Internet y uso de correo electrónico anualmente se recomienda."

"No importa cómo se sienta al respecto, los empleadores que no monitorean se volverán cada vez menos, no para clavar a los empleados, sino porque el monitoreo tiene sentido comercial cada vez más." - Manny Avramidis, Presidente y CEO, American Management Association

Si bien un número cada vez mayor de estados y jurisdicciones exige a los empleadores que notifiquen a los empleados sobre el monitoreo electrónico, la mayoría de los empleadores están haciendo un buen trabajo al alertar a los empleados cuando están siendo observados.

La mayoría de los empleadores informan a los empleados que la empresa está monitoreando el contenido, las pulsaciones de teclas y el tiempo dedicado al teclado y la mayoría de los empleados sabe que la compañía revisa su uso de computadora. La mayoría también alerta a los empleados para el monitoreo de correo electrónico.

¿Debería monitorear a los empleados??

El monitoreo del tiempo y el uso de los empleados en línea es una señal de desconfianza e incongruente con una cultura orientada a los empleados que considera a los empleados como activos principales de la empresa.

Si menos del 1% de los empleados, por algunos informes, abusan de su jornada laboral y la confianza del empleador en línea, ¿por qué hacer que el 100% de los empleados se sientan incómodos y desconfiados?? Entonces, la práctica de monitorear electrónicamente a los empleados en el trabajo tiene fuertes pros y contras.

La vigilancia electrónica de los empleados en el trabajo puede generar resultados que son beneficiosos para el empleador para controlar el abuso. Pueden proteger los intereses de un empleador en una demanda o no depender de la naturaleza de la situación.

Pero, hay razones poderosas por las cuales un empleador podría no querer usar el monitoreo de Internet de los empleados. Avramidis dice que esta decisión depende de la empresa y del entorno de trabajo que un empleador quiere crear:

"Dependiendo del nivel de libertad permitido en una empresa o el tipo de empleador, la vigilancia electrónica de los empleados puede no ser deseable. Las empresas que emplean nuevos graduados universitarios, que tienen líneas absolutamente borrosas y están en línea todo el día, son un ejemplo.

En los grandes días de compras en línea como Cyber ​​Monday o Prime Day, grandes ocasiones deportivas como la locura de March del Campeonato de la NCAA y otros eventos populares, los empleadores podrían verse tentados a reaccionar exagerados. Los empleados pueden sentir que necesitan escabullirse y hacer trampa para hacer sus actividades en Internet. Pero, un equilibrio saludable beneficia a todas las partes.

Los empleadores pueden querer pensar dos veces antes de desarrollar e implementar políticas que prohíban todo el uso personal de la computadora en línea durante la jornada laboral cuando los empleados todavía responden correos electrónicos después de las horas.

Los empleados también deben practicar el uso razonable de Internet. Pocos empleadores discutirán durante unos minutos para hacer un pedido, pero muchos se oponen merecidamente a un empleado que compare los precios en línea para la mitad de la jornada laboral. Los departamentos de TI, mientras tanto, tienen preocupaciones legítimas sobre cómo la transmisión ralentiza los sistemas de la empresa.

Se reemplazaría a los empleados comprender las políticas y expectativas de Internet, correo electrónico y informática de su empleador. Los empleadores que han despedido a los trabajadores por el mal uso del correo electrónico lo hicieron por estas razones:

• Violación de una política de empresa
• lenguaje inapropiado u ofensivo
• Uso personal excesivo
• Reglas de confidencialidad de incumplimiento de la empresa

Conozca las políticas de su empleador sobre el uso de Internet y el correo electrónico. Lo que no sabe o presta atención podría dañar su posición con su empleador.

Alternativas al monitoreo de los empleados

Aquí hay formas de crear un entorno organizacional en el que los empleados no abusan de la confianza de su empleador:

• Desarrolle una sólida política de Internet y correo electrónico que brinde a los empleados expectativas claras sobre la postura del empleador en tiempo personal en línea en el trabajo. Esta política puede prohibir ampliamente ciertas actividades y visitas al sitio sin hacer que los empleados se sientan como delincuentes. La política puede enfatizar la responsabilidad, la fe, la confianza profesional y la confianza.
• Comunicar la política utilizando muchos ejemplos para que los empleados no estén confundidos sobre los requisitos. Comunicar continuamente sus expectativas y dirigirse a los empleados individualmente que aprovechan el tiempo de su empleador. Si la productividad o la contribución de un empleado se resbalan, comuníquese con el empleado para determinar si el uso en línea está afectando el rendimiento. Use la disciplina progresiva con los empleados que violan repetidamente sus expectativas y confianza.
• Capacite a sus gerentes y supervisores sobre cómo establecer y mantener las expectativas y políticas de su lugar de trabajo. Entrenarlos para que reconozcan cuándo un empleado podría estar abusando del tiempo en Internet o los sitios en el trabajo.
• Desarrollar y mantener una cultura de confianza. Desarrollar un entorno en el que los empleados el tiempo personal en línea personal en el trabajo es el enfoque más efectivo. Tratar con los empleados que están en la línea caso por caso. No cargues a la mayoría de tus empleados trabajadores con políticas demasiado onerosas debido a las acciones de unos pocos. Deshacerse de los pocos.

El monitoreo hace que los empleados desperdicien energía preocupándose por si lo que están haciendo es aceptable y alienta una mentalidad de 9 a 5. Un empleador de elección encuentra alternativas al monitoreo de Internet de los empleados.