Las mejores prácticas para los archivos de personal de los empleados

Es una buena idea que un empleador mantenga un archivo de personal para cada empleado. Documentación del historial de empleo, registros de contribución y logros, avisos disciplinarios, promociones, planes de desarrollo de rendimiento y mucho más, pertenecen a un archivo de personal. Los empleadores responsables y cuidadosos mantienen más de un archivo de personal, ya que cada tipo de archivo tiene contenido apropiado para su propósito.

El empleador tiene buenas razones para mantener varios archivos de personal legales y algunos para fines de las mejores prácticas del empleo. Se necesita documentación para que el empleador tenga una visión precisa del historial de empleo de un empleado. La documentación respalda las decisiones del empleador y puede proteger al empleador en una demanda preservada correctamente.

El contenido del archivo de personal proporciona una descripción histórica de los acontecimientos importantes durante la carrera de un empleado. Apoyan las decisiones que se toman sobre el empleado y su carrera. Demuestran la justificación del empleador detrás de la contratación, promociones, transferencias, recompensas y reconocimiento, y decisiones de despido.

Diferentes pautas están asociadas con diferentes tipos de archivos de personal

Debido a que se recomiendan varios tipos de archivos de personal, las diferentes reglas y directrices están asociadas con cada tipo de archivo de personal sobre dónde se mantienen y quién tiene acceso.

Por ejemplo, la mayoría de las organizaciones no permiten que el gerente del empleado acceda al archivo de personal general. Esperan que los gerentes mantengan documentación relevante en su propio archivo de empleados de gestión, que no es el archivo de personal oficial.

• Cada tipo de archivo de personal tiene una razón diferente para los contenidos existentes y diferentes, según esa razón.
• Cada tipo de archivo de personal se almacena de manera diferente.
• El acceso a un archivo de personal está restringido a ciertos empleados en la mayoría de las organizaciones. Muchas organizaciones restringen el acceso a los archivos de personal al personal de recursos humanos solo. Diferentes tipos de archivos de personal también tienen diferentes pautas de acceso.
• Se permite el acceso de los empleados a su archivo de personal, pero la mayoría de los empleadores establecen pautas para el acceso a los empleados con una política de acceso a archivos de personal en el manual de los empleados. (Varios estados y jurisdicciones tienen reglas diferentes, así que manténgase actualizado sobre los requisitos para su ubicación.)
• El departamento de recursos humanos posee y es responsable de los archivos de personal de los empleados.

Archivos de personal recomendados

Estos son los tipos de archivos de personal recomendados y lo que necesita saber sobre trabajar con ellos.

Archivo de personal de empleados

Este es el archivo de personal principal que un empleador mantiene para cada empleado. El archivo de personal almacena el historial de empleo de cada empleado. Esto es lo que necesita saber sobre un archivo de personal de empleados.

Archivo médico

El archivo médico del empleado tiene restricciones legales graves que el empleador debe saber y prestar atención. Esto es lo que necesita saber sobre la confidencialidad y el contenido de un archivo médico de los empleados.

Archivo de nómina

El acceso a los empleados al archivo de nómina del empleado es menos restrictivo que el acceso a la médica o al archivo de personal. El archivo de nómina contiene información sobre el salario, la selección de beneficios, los cambios de tarifas salariales, los adornos y otra documentación legal que afecta el cheque de pago de un empleado. Varios empleados de contabilidad y recursos humanos acceden a la información en el archivo de nómina.

I-9 Formularios de formularios para empleados

Debido a los derechos de acceso de varias agencias gubernamentales, sigue las mejores prácticas al mantener un archivo separado para todos los formularios de empleados I-9. No desea que las agencias gubernamentales se hagan en el archivo principal de personal de empleados. Obtenga más información sobre cómo almacenar los formularios I-9.

Política de acceso a archivos de personal para empleados

Desea permitir que cada empleado sepa qué hay en su archivo de personal, pero necesita controlar la integridad, integridad y minuciosidad del archivo. Mantener la confidencialidad de los empleados y el empleador y el acceso limitado se garantizan con una política de acceso a archivos de personal.

Qué no incluir en un archivo de personal de empleados

Buscando pautas sobre contenido que nunca debe incluirse en un archivo de personal de empleados? Estas son mis mejores recomendaciones sobre el contenido que desea mantener en una ubicación informal o no retener en absoluto. La retención de la documentación innecesaria y puramente obstinada puede lastimarlo.

Documentación

¿Sabes qué documentación es? La palabra, documentación, cultiva con frecuencia en el mundo del empleo y los recursos humanos. Pero, el significado de la documentación y por qué es posible que desee documentar eventos de empleo particulares se cubre a fondo en este artículo, "la importancia de la documentación en los recursos humanos."Eche un vistazo porque la documentación adecuada es esencial para archivos de empleo precisos.

Descargo de responsabilidad: Tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque autorizada, no está garantizada para su precisión y legalidad. El sitio es leído por una audiencia mundial y las leyes y regulaciones de empleo varían de estado a estado y país a país. Busque asistencia legal o asistencia de los recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales, para asegurarse de que su interpretación legal y las decisiones sean correctas para su ubicación. Esta información es para orientación, ideas y asistencia.