El mejor sistema de gestión del tiempo

Muchas personas confunden el seguimiento del tiempo para la gestión del tiempo. Religiosamente hacen un seguimiento de todo lo que hacen cada día, durante semanas o incluso meses. Y luego dejan de hacerlo porque no se han dado cuenta de ningún cambio positivo. Claro, han eliminado algunos eventos y han priorizado otros. Pero no han logrado nada; lo han reorganizado. Al final de su día, todavía están agotados y frustrados.

Pero hacer un seguimiento de cómo pasa su tiempo no es gestión del tiempo. La gestión del tiempo se trata de hacer cambios en la forma en que pasa su tiempo. Para una gestión efectiva del tiempo, debe aplicar un sistema de gestión del tiempo que lo ayude a ver dónde se pueden y deben realizarse los cambios ... lo que significa que el primer paso de la gestión del tiempo es analizar cómo pasar su tiempo para que pueda determinar qué cambios usted quiero hacer.

Use categorías para un sistema efectivo 

¿Cómo se administra el tiempo?? El secreto de un sistema de gestión de tiempo efectivo está en las categorías. Mira tu calendario para mañana. Probablemente ya esté lleno de eventos y actividades que espera lograr.

Mientras trabaja o después, estará completando los espacios en blanco con detalles sobre lo que hizo. Al final del día, mire la lista y etiquete cada tarea y/o evento con una de las siguientes categorías. ¿Cuánto tiempo durante su jornada laboral pasó?

Apagando fuegos

Una llamada telefónica inesperada. Un informe que es necesario para una reunión que debería haberse imprimido ayer. Un archivo que falta que debería estar en su escritorio. Cuánto de tu día se pasó en modo crisis? Para la mayoría de las personas, esta es una categoría negativa que drena su energía e interfiere con su productividad.

Lidiar con las interrupciones

Las llamadas telefónicas y las personas que caen por su oficina probablemente encabezen la lista cuando asigne eventos a esta categoría. Una vez más, para la mayoría de las personas, esta es una categoría negativa porque interfiere con (y a veces mata) la productividad.

Haciendo tareas planificadas

Es el uso más positivo del tiempo durante su jornada laboral. Usted tiene el control y logra lo que pretendía lograr. Las tareas planificadas pueden incluir llamadas telefónicas, reuniones con el personal, incluso respondiendo un correo electrónico, si estas son tareas que ha puesto en su agenda.

Trabajando ininterrumpido

Es posible que no esté trabajando en una tarea que haya planeado hacer, pero está logrando algo, y para la mayoría de las personas, este es un modo de trabajo muy productivo y positivo.

Tiempo de inactividad ininterrumpido

Esos tiempos durante la jornada laboral se utilizan para revitalizar y reagruparse. El almuerzo o un descanso a media mañana pueden contar si no están interrumpidos. Si tiene la suerte de trabajar con una empresa que ofrece instalaciones de ejercicio en el lugar o habitaciones de siesta, eso también contaría. Todos necesitan una cierta cantidad de tiempo de inactividad ininterrumpido integrado en su día para ser productivos durante su tiempo de trabajo.

Una semana de tu pasado es la clave del futuro

Ahora que comprende las categorías de este sistema de gestión del tiempo, es hora de usarlas para analizar su semana laboral "típica". Usando cualquier sistema de calendario que use para listar citas y actividades en su vida diaria, regrese y seleccione una semana típica reciente.

Realice las entradas de cada jornada laboral y las clasifique de acuerdo con las categorías de gestión del tiempo anteriores si aún no lo ha hecho. Mantener un total de funcionamiento en la parte inferior de cada día hará que sea fácil ver cómo ha pasado su tiempo de trabajo cada día.

Ahora tiene los datos que necesita para realizar cambios en la forma en que pasa su tiempo en el trabajo. ¿Estás pasando demasiado tiempo apagando incendios?? Luego debe realizar los cambios organizacionales o físicos para prevenir o diferir estas crisis constantes. Limpie y reorganice su escritorio, por ejemplo, para que pueda encontrar los archivos que necesita fácilmente y establecer una rutina de colocar los archivos que necesita para el día siguiente en su escritorio antes de irse para el día.

No tener suficiente tiempo de inactividad ininterrumpido durante su jornada laboral? Entonces debe programar un tiempo para usted durante su jornada laboral. Por ejemplo, deje de almorzar en su escritorio y deje físicamente el edificio para su hora del almuerzo estipulado.

O programe un "receso" de 10 a 15 minutos en la tarde para bocadillos y estirarse en su oficina. Tiempos de inactividad programados no tienen que ser largos. Solo pasó cinco minutos haciendo algo completamente relacionado con el trabajo, puede ser suficiente actualización para aumentar su productividad y para su bienestar.

Puedes administrar tu tiempo de manera efectiva

Al aplicar categorías de trabajo de gestión del tiempo y realizar los cambios que necesita hacer para pasar más de su tiempo durante su jornada laboral en las categorías positivas y menos tiempo en las categorías negativas, realmente podrá administrar su tiempo de manera efectiva, y lograr el verdadero objetivo de la gestión del tiempo, sentirse mejor.