La importancia de la documentación en los recursos humanos

La documentación es el registro escrito y retenido de los eventos de empleo de un empleado. Estos registros están formados por el gobierno y los elementos legalmente obligatorios, los documentos requeridos por la política y la práctica de la empresa, los documentos sugeridos por las mejores prácticas de recursos humanos y el mantenimiento de registros formales e informales sobre los eventos de empleo.

Documentación sobre un registro de empleo

El registro de documentación de un empleado es una descripción escrita de sus acciones, discusiones, incidentes de entrenamiento de desempeño, violaciones de políticas, acciones disciplinarias, contribuciones positivas, recompensa y reconocimiento, investigaciones, falta de requisitos y objetivos, evaluación de desempeño y más.

Piense en la documentación de empleo como su historial de relación de un empleado con su organización para bien y por enfermedad.

Mantener estos registros permite al empleador y al empleado preservar un historial escrito de los acontecimientos y discusiones que ocurrieron en torno a cualquier evento específico. La documentación de la relación laboral proporciona un registro escrito que puede ser necesario para respaldar acciones como la promoción de los empleados, los aumentos salariales de los empleados y la terminación del empleo disciplinario, incluida la acción.

La documentación sobre los empleados, cuando es necesario, es generalmente positiva y negativa. Es fáctico, no crítico. Describe los eventos a medida que ocurren, no se basan en las opiniones y pensamientos del espectador sobre el evento. La documentación también describe las acciones que se tomaron en casos notables, como proporcionar reconocimiento formal de los empleados o tomar medidas disciplinarias.

Recuerde, debe crear documentación lo más cerca posible de cuando ocurra el incidente para que los registros sean oportunos, detallados y precisos. 

En un procedimiento legal, la documentación sobre el desempeño pasado de un empleado a menudo es crítica para el resultado que el empleador experimenta del evento. Presentar una imagen justa del desempeño del empleado sin centrarse puramente en los acontecimientos negativos es el objetivo.

Tipos de documentación

Las políticas, los procedimientos, el manual de los empleados y los planes de desarrollo de desempeño también son formas de documentación que registran el comportamiento esperado de los empleados y los requisitos del lugar de trabajo para mantener un lugar de trabajo ordenado y justo en el que los empleados saben lo que se espera de ellos.

Los registros también son las declaraciones escritas del acusado, el acusador y testigos de eventos hostiles en el lugar de trabajo que involucran mala conducta de los empleados, como acoso sexual u otra transgresión grave.

Esta documentación también incluye registros permanentes, como la solicitud de empleo firmada, referencias de empleo escritas, materiales de solicitud, como currículums y cartas de presentación, y verificaciones de antecedentes. Mantenido aparte del archivo de personal del empleado, otras documentos como el formulario I-9 (que verifica la elegibilidad del empleado para trabajar en la U.S.) también se mantiene, al igual que los registros médicos, los registros de FMLA, etc.

La documentación también puede ser informal como en el registro de un gerente de sus discusiones con un empleado en el transcurso de un año. Es importante que los gerentes mantengan esta documentación sobre todos los miembros del personal de informes. Ningún empleado debe ser señalado debido al rendimiento para documentar. Este tratamiento de un empleado de manera diferente al que los demás podría interpretarse como discriminación en una fecha posterior.

La documentación puede ser formal y retenida en el archivo de personal del empleado. Se espera que los empleados firmen esta documentación para reconocer que han recibido una copia y han revisado los contenidos en su totalidad. La firma del empleado no significa acuerdo con las declaraciones en la documentación.

Uso de la documentación

También se recomienda la documentación de incidentes críticos, ya sean positivos o negativos, para que los gerentes tengan un registro de rendimiento de los empleados que abarca un período de tiempo.

Las organizaciones pueden usar la documentación que mantienen de otras maneras. Estos pueden incluir procedimientos, instrucciones de trabajo e instrucciones de software de computadora para nombrar algunos, pero para fines de la función de recursos humanos, estos son los usos comunes de la documentación. La siguiente sección describe las instrucciones sobre cómo documentar adecuadamente.

Muestras de documentación de rendimiento

La documentación sobre el desempeño de un empleado le permitirá disciplinar, terminar o promover, recompensar y reconocer a los empleados. Sin documentación, presentar un caso para cualquiera de estas acciones es difícil y potencialmente riesgoso para el empleador.

El empleador debe evitar posibles acusaciones sobre el tratamiento discriminatorio de los empleados. Dejando a un lado todas las legalidades, los buenos empleadores quieren crear un ambiente de trabajo que sea justo, consistente y que apoye los objetivos de los empleados y los planes de carrera.

Este entorno está respaldado por la documentación profesional del gerente sobre el desempeño de los empleados, tanto el comportamiento y las acciones de la elección que necesitan corrección o mejora. Cómo documentar estos se discutieron anteriormente en detalle. Las siguientes situaciones le dan más ejemplos de documentación apropiada.

Documentar la tardanza y el absentismo

Equivocado:

Mark suele llegar tarde al trabajo. Mark extraña demasiado trabajo.

Bien:

1 de abril: Mark llamó a Sick y se perdió ocho horas de trabajo.

4 de abril: Mark llegó al trabajo a las 10 a.metro., Dos horas tarde de su hora de inicio programada.

6 de abril: Mark programó una cita con el médico y luego se quedó en casa para instalar un nuevo horno.

12 de abril: Mark llamó a Sick y se perdió ocho horas de trabajo.

Documento de rendimiento

Equivocado:

María no es confiable. Ella casi nunca hace lo que se comprometió a hacer.

Bien:

2 de mayo: Mary prometió que el primer borrador de la propuesta de producto estaría disponible para su revisión en la reunión semanal de hoy. Mary no produjo un borrador del documento como se esperaba. Dijo que había estado demasiado ocupada y que las personas cuya ayuda necesitaba no había regresado con ella.

El gerente respondió: ¿Qué ayuda había necesitado?? Información? ¿Quién no te ha vuelto y qué necesitabas de ellos??

Carl y Michael necesitaban actualizar a Mary sobre su progreso.

¿Qué te está haciendo tan ocupado que no tuviste tiempo para seguir tu compromiso?? Hace demasiados compromisos con horas limitadas para cumplirlos.

¿Qué puedo hacer para ayudarte??

¿Cuándo pondrá a disposición el borrador del documento para su revisión?? 

En conclusión

Estas muestras proporcionan una descripción general de cómo se ve la documentación efectiva en comparación con la documentación que se escribe incorrectamente. Siga este consejo para documentar efectiva y legalmente las políticas, el rendimiento y los eventos en su lugar de trabajo.

Tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque autorizada, no está garantizada para su precisión y legalidad. El sitio es leído por una audiencia mundial y las leyes y regulaciones de empleo varían de estado a estado y país a país. Busque asistencia legal o asistencia de los recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales, para asegurarse de que su interpretación legal y las decisiones sean correctas para su ubicación. Esta información es para orientación, ideas y asistencia.