El propósito y el contenido de un archivo de nómina de empleados

El archivo de nómina del empleado es el repositorio de todo lo que tiene que ver con el cheque de pago de un empleado. La razón principal para crear un archivo de nómina es limitar el acceso al resto de la información confidencial que se encuentra en el archivo de personal.

El propósito de un archivo de nómina de empleados

El archivo de nómina permite al personal de contabilidad pagar al empleado sin acceder a la información confidencial del empleado. El personal de contabilidad puede mantener registros de nómina donde tiene sentido para pagar al empleado. En los casos en que la nómina y la contabilidad se subcontratan, esta es una práctica aún más recomendada para los registros de nómina del empleado.

El archivo de nómina limita la accesibilidad a la información confidencial de los empleados. El archivo de nómina del empleado permite que el personal de contabilidad y financiación tenga la información que necesitan para pagar al empleado en una ubicación útil. La ubicación debe estar segura y fuera de alcance para cualquier otro empleado.

Debe impresionar al personal contable el hecho de que la información en los archivos de nómina es confidencial y no debe compartirse sin el permiso y la sesión del personal de recursos humanos. El personal contable tampoco debería compartir ninguna información sobre aumentos de empleados, promociones, bonos y cualquier otra información que sea confidencial sobre los empleados.

Los recursos humanos no necesitan monitorear el acceso de la contabilidad a los archivos de nómina del empleado. Como se recomienda para los archivos de empleados relacionados, como el personal y los archivos médicos, debe limitar el acceso al archivo de nómina. Solo las personas que necesitan tener la información para hacer su trabajo deben ver el contenido.

Contenido de un archivo de nómina de empleados

Esta es una lista sugerida de lo que pertenece a un archivo de nómina de empleados.

• Carta de oferta firmada por el gerente de contratación, recursos humanos y empleados
• Autorización de pago firmada por los recursos humanos y el gerente de contratación cuando existe un contrato de empleado
• Forma W-4
• Papeleo y autorización relacionada con cualquier beneficio de empleados que implique una deducción de nómina
• Formulario de autorización de depósito directo
• Formularios de contabilidad de tiempo asalariado
• Hojas de tiempo semanales por hora
• Registros de reloj de tiempo, donde se usa
• Registros de asistencia
• Solicitudes de reembolso de gastos que incluyen documentación y recibos para viajes y otros gastos autorizados
• Formularios de reembolso de matrícula y recibos para el pago, libros, etc
• Pague por adelantado los formularios de solicitud
• Documentos de préstamo de la compañía y calendario de pagos
• Órdenes y registros de adornos
• Autorización para la liberación de información privada
• Papeleo relacionado con el aumento de cada empleado
• Papeleo relacionado con cualquier bono, participación en ganancias o premio de reconocimiento
• Formularios W-2
• Autorización para cualquier otra acción de nómina que permita su empresa

También conocido como Archivos de empleados, registros de empleados, archivos de recursos humanos, documentación

Nota: Susan Heathfield hace todo lo posible para ofrecer asesoramiento preciso, de recursos humanos de sentido humano, empleador y lugar de trabajo en este sitio web, pero no es abogada. El contenido en el sitio no debe interpretarse como asesoramiento legal. El sitio tiene una audiencia mundial y las leyes y regulaciones de empleo varían de estado a estado y de país a país, por lo que los artículos no pueden ser definitivos para todos ellos para su lugar de trabajo. En caso de duda, siempre busque asesor legal. La información en el sitio se proporciona solo para orientación.